8.4.2 项目招投标采购与合同的文档管理工作流程
1.公开招投标文档管理控制
公开招投标书面情况报告的主要装订文件及装订顺序如下：
(1)上海市建设工程招投标办事流程表(填写并签章完毕)；
(2)中标结果(中标通知书、未中标通知书等，经相关主管部门签章认可)；(https://www.daowen.com)
(3)评标委员会成员名单(经主管部门签章确认)；
(4)投标公函；
(5)评标会会议纪要
(6)评标专家书面评标意见表及选票
(7)公开招标信息表及报名表
(8)评标标准和办法、招标文件(材料设备类包括技术参数，要求存有电子文档)
(9)其他资料：包括招标答疑文件、现场踏勘记录、情况澄清说明、相关合同规定等；
投标文件作为承诺文件单独存档，未中标单位的投标书至少保存一份正本；中标单位的投标书至少保存一份正本、一份副本。
2.邀请招投标文档管理
邀请招投标书面情况报告的主要装订文件及装订顺序如下：
(1)招标邀请函(有电子文档)；
(2)招标确认函(签字或盖章生效)；
(3)招标开标会情况说明(投标各方签字)；
(4)授权委托书(确保具有法律效力)；
(5)评标委员会成员名单(有电子文档)；
(6)招标评标会议程及评标办法(有电子文档)；
(7)评标会议专题报告(有电子文档)；
(8)评标会会议纪要；
(9)评标专家打分表及评标意见表；
(10)招标文件(材料设备类包括技术参数，有电子文档)；
(11)中标结果；
(12)其他资料：包括招标答疑文件、澄清文件、现场踏勘资料等。
投标文件作为承诺文件单独存档，未中标单位的投标书至少保存一份正本，中标单位的投标书至少保存一份正本、一份副本。
3.直接采购(直接发包)招标的文档管理
直接采购(直接发包)招投标书面情况报告的主要装订文件及装订顺序如下：
(1)招标邀请函(有电子文档)；
(2)招标确认函(签字或盖章生效)；
(3)授权委托书(确保具有法律效力)；
(4)技术及商务谈判记录；
(5)招标文件(材料设备类包括技术参数，有电子文档)；
(6)其他资料：包括招标答疑文件、澄清文件、现场踏勘资料等。
投标文件作为承诺文件单独存档，投标书至少保存一份正本、一份副本。
4.材料设备询价采购的文档管理
(1)甲供材料设备询价采购的文档管理流程见表8-4。
表8-4 甲供材料设备询价采购的文档管理流程
(2)甲定乙供、乙供材料设备询价采购的文档管理流程见表8-5。
表8-5 甲定乙供、乙供材料设备询价采购的文档管理流程
5.合同文档管理(图8-12)
图8-12 合同文档管理流程
注：合同信息包括合同签订时间、合同主体及联系方式、合同金额、付款节点及注意事项等。