论文的投稿流程
(一)投稿方式
选择好目标期刊后,并按目标期刊的投稿要求进行修改完善稿件后,就可以进行论文投稿了。期刊的投稿方式相差无几,包括网上投稿、Email投稿和纸质投稿。一般国内期刊要求纸质投稿的比较多,而且还有一些国内期刊在纸质投稿后,同时还要将稿件Email给编辑,国外期刊也有要求纸质投稿的,但越来越少,在线投稿和Email投稿应用更为广泛一些。
1.网上投稿系统投稿 网上投稿是国外期刊所采用的主要形式,有直观、迅速和方便的特点,但在网上投稿前需要在网站注册大量信息,第一次使用会感到麻烦,但可以将注册的信息保存起来,以后再在网上投稿时大部分信息复制粘贴就可以了,一定要记住注册的账户名和密码,否则耽误投稿计划。
一般SCI论文期刊都有自己的投稿系统,从投稿到最后见刊等一系列环节都是通过投稿系统与作者进行沟通交流的,当然是全英文状态,所以SCI论文不仅仅是写作,投稿也需要英语沟通,对作者英语基础要求比较高。注册时系统会让用户填写各种各样的信息,这些信息分两类,一类是所在院系、研究领域等学术类的信息,这些信息都应填写完整,除了姓名及电子邮件外,您的Title是Dr.还是Prof.将体现在每次系统给您发邮件时的称呼里;您的院系单位,是编辑及编委判断稿件来源的重要途径。注册时选择的具体研究领域,会被用来作为具体分配到哪个编委处理,以及具体匹配审稿人的依据。所以这些信息大家在注册时还是仔细填写为好。作者在向一个投审稿系统多次投稿时,务必在同一个账号下进行,不要特地多次注册其他账号(有些作者担心拒稿记录太多),特别是一些为该系统审过稿的审稿人,一定要在原来的账号下投稿。因为多次投稿的账号及审过稿的账号,再一次投稿后,编辑能非常全面地了解此账号的过往记录,从而加快稿件的处理。另外,一般对于审稿人来稿,编辑或编委常常会处理更加认真些。
2.Email投稿 Email投稿国内国外期刊都有,但网上投稿有着更安全方便的优势,随着信息化技术的发展,Email投稿将会逐渐被网上投稿所取代。
3.纸质投稿 纸质投稿方式越来越少用,如果刊物要求提交纸质稿件,作者就要将纸质稿件打印出来,邮寄给期刊编辑部,有的期刊还要求提供论文的软盘或光盘。
(二)投稿程序
1.撰写投稿信(covering letter,submission letter) 不管采取什么投稿方式,稿件上都要注明作者自己的真实姓名、工作单位、通讯地址、邮政编码、电话号码、电子邮箱等,以便联系与交流、沟通。
生物医学期刊的编辑往往需要一些有关作者及其论文的信息,而作者也希望给编辑提供一些有助于其全文送审及决策的信息。这些信息都应该包括在投稿信中。投稿信应包括以下8个方面:①文题和所有作者的姓名;②稿件适宜的栏目;③为什么此论文适合于在该刊而不是其他刊物上发表及关于重复或部分发表或已投他刊的说明;④不能转让版权的说明;⑤建议审稿人及因存在竞争关系而不宜做审稿人的名单;⑥通信作者(corresponding author)的姓名、详细地址、电话和传真号码、Email地址;⑦能否付出版费(版面费、彩图费)的说明(如果该刊收取版面费和彩图费);⑧希望核校校样或稿件若不接收退回原稿的要求(有的期刊在“投稿须知”中约定,除非作者在投稿信中提出要求,否则原稿不退还给作者)。
国外期刊有时需要写Letter to the Editor-in-chief,内容包括:①声明文稿版权转让;②未一稿多投和在稿件未做出决定前不准备一稿多投;③所有列出作者均对文稿有确切贡献;④文稿内容真实,无伪造;⑤所有作者均已阅读文稿,且同意送稿;⑥通信作者地址、电话、Fax、Email;⑦通信作者签名等。同内期刊还要出具单位论文投稿证明,论文投稿证明模板见图10-2。
2.稿件包装 指将稿件及其拟投期刊所需的相关资料一并装入信封。一般应按以下顺序备齐资料:投稿信;刊物要求的稿件(包括文题页、文摘页、正文、致谢、参考文献、图注、表及图)及复印件份数,每份图单独装一个信封;版权转让声明;与稿件内容有关资料的复印件(如学术会议报告论文或已发表的摘要等材料);通知稿件收到的明信片或有作者地址并贴足邮资的信封(适用于不发收稿回执的期刊);致谢和使用患者照片或引用私人通信的书面同意材料的复印件;有些期刊要求附稿件对照检查表。以上材料不要用订书钉固定,以免途中因订书钉移动而损坏稿件;但可以用大型曲别针固定,照片可以在信封中以硬纸片夹保护。

图10-2 论文投稿证明
3.稿件邮寄 应至少自留一份打印底稿;信封要足够大,并足够结实;正确的投稿地址及收稿人;照片不可过大,贴足邮票;航空邮寄;以打印稿(hard copy)投稿。几乎所有的英文生物医学期刊均不接受传真投稿,某些期刊仅允许一些没有图表的短文或“给编辑的信”通过电子邮件(Email)投稿。总之,要按“投稿须知”的要求执行。
(三)投稿注意事项(https://www.daowen.com)
1.不要一稿多投 学术很重要就是有信用,一些同一个行业的刊物常会把文章寄给与该研究有关的同行专家,极有可能是同一个专家,要是一个人看到两个一模一样的论文,感受可想而知。
2.时间要抓紧 有些研究是热点的有一定的时间性,所以要争取时间,不要等别人发出来,你才开始审稿。还有就是进入修改阶段的时候要尽快修改,虽然时间一般都有1个月,但是越早越好。
3.关于作者 自己当然是第一作者,一般可以有2~5个作者,导师都要写上,其他有一些贡献或者给论文修改提出重要建议的人最好也写上,毕竟对自己没有影响,只有好处没有坏处。
4.关于检测 期刊部收到论文稿件,一般会检测有没有抄袭问题,然后再进行内审和外审等环节。因此,在投稿之前,自己先用Paper Pass查重一下(www.paperpass.com),检查严格程度和知网(不支持个人检测)相当,并且较便宜。最起码知道论文还要不要做必要的修改或调整。
(四)投稿后若干事宜
1.对稿件状态的追踪和应对
(1)稿件追踪(follow-up correspondence):如果投稿2周仍无任何有关稿件收到的信息,也可打电话、发Email或写信给编辑部核实稿件是否收到。
(2)未审退回:这个情况发生在编辑认为论文不符合期刊范畴或投稿要求,于是在未送交外审的情形下退回稿件,也是论文被拒的第一情况。为了避免这种情况,我们应该在投递论文之前,先查看期刊的投稿须知。还有另一种可能是论文里的语言错误太多,期刊编辑在退回的时候会说明原因,作者有机会再重投或改投前改善语言。
(3)建议改投其他期刊:当期刊编辑认为论文不适合原投稿期刊时,有可能建议改投别家期刊,如果是同一个出版商旗下的期刊,待作者同意后,投稿移转会在期刊内部进行,作者不需要另外操作,但如果是建议不同出版社的期刊,那么就完全是看作者本身愿不愿意改投其他期刊。
(4)送交同行评审:在初步审查中编辑会确认论文是否符合期刊范畴、遵守期刊投稿各项要求,一旦检查没有问题,编辑便会送交同行评审,一般都会邀请2~3位审稿人进行审稿。送交外审的论文一般都是符合期刊范畴、基本内容和信息无错误的文章,之后再由专家评定文章的专业性和科学性。
2.稿件退修(revised manuscript) 几乎所有的经审查学术水平达到出版要求的自由来稿,在发表前都需要退给作者修改其表述及编辑格式,如压缩文章篇幅、重新设计表格、改善插图质量、限制不规则缩写词的使用等。然而退给作者修改的稿件并不代表文章已经被接受,文章最终接受与否取决于作者对文章关键性重要内容和表述方式的修改能否达到审稿专家及编辑的要求。
通常退给作者修改的材料包括原稿、审稿专家意见(reviewers comments)和一封编辑的信(covering letter)。当作者收到退修稿后,首先应该仔细地阅读退修信(modify letter)和审稿专家意见。然后应考虑能否或愿意接受审稿专家或编辑的意见,修改稿件。
从主编回信和审稿人(reviewer)修回意见可看出文章录用的可能性。主编的回信会特别提到文章的科学先进性(scientific priority);审稿人对文章总的评价中会提到对文章是否感兴趣(interesting)等;不要仓促修回,反复阅读、理解审稿人提出的问题。对每位审稿人提出的意见要逐条回答(response to reviewer1,2,3);对修回稿中已修改的地方要具体标明(page,lines);给主编回信,感谢给文稿提出的修改意见,并指出按修改建议已做的修改,未做修改的地方要说明理由。
要正确对待审稿意见和退稿,国际核心刊物的审稿人大多是各领域权威学者,杂志社经常征询编委意见,选择最佳审稿队伍。审稿是无报酬的,审稿人的工作态度大多极其认真。因此,对审稿意见要十分尊重,对每一条批评和建议,都要认真分析,并据此修改论文。自己认为不正确的意见,要极其慎重和认真地回答,有理有据地与审稿人探讨。