Word 2010的基本操作

三、Word 2010的基本操作

（一）Word 2010的启动和退出

1.Word 2010的启动方法

Office 2010安装好之后并不会在桌面上建立程序的快捷方式，用户可自行在桌面上创建Word 2010的快捷方式，启动Word 2010的方法很多，常用的启动方法如下。

（1）单击“开始”按钮，选择“开始”菜单中“所有程序”选项，单击“Microsoft Office”，在菜单项内选择“Microsoft Word 2010”。

（2）如果桌面上已经创建了Word 2010快捷方式，双击桌面上的快捷方式。

（3）双击任意一个Word文档（其扩展名为.docx），Word 2010就会启动同时打开相应的文件。

2.Word 2010的退出方法

完成文档的编辑操作后就要退出Word 2010工作环境，下面介绍几种常用退出的方法。

（1）单击Word 2010应用程序窗口右上角的“关闭”按钮；

（2）按〈Alt〉+〈F4〉快捷键。

（3）单击“文件”菜单中的“退出”命令。

若Word 2010打开了多个文件，前两种方法只关闭当前的文件而不会退出Word 2010；第三种方法是在关闭全部打开文件的同时退出Word 2010。

（二）Word 2010文档新建

1.新建空白文档

当我们在编辑文档时，需要新建一个空白文档，可用以下几种方法。

（1）单击快速访问栏中的新建按钮。

（2）打开“文件”选项卡，单击“新建”项，再选择“空白文档”，然后单击“创建”按钮即可。

（3）按快捷键〈Ctrl〉+〈N〉。

2.使用模板新建文档

在新建Word文档时，在Word 2010中内置有多种用途的模板（如博客文章、书法字帖、报表、信件及信函等），用户可以根据实际需要选择特定的模板新建Word文档。单击“文件”按钮，单击“新建”命令，在“可用模板”框中选择合适的模板。

另外，Word 2010也可使用在线模板，如证书、奖状、名片、日历、简历等。但需要计算机接入Internet，用户在列表中选择合适的模板，在屏幕的右侧窗口显示该模板的样式，单击“下载”按钮即可。

（三）Word 2010文档的文本编辑

掌握了文档的创建操作之后，就可以向文档中输入内容并进行编辑。当向文档中输入文字以后，可以对文字进行选择、移动、复制、删除、查找和替换等操作。

1.输入文本

创建了Word文档之后，在编辑区中会出现一个闪烁的垂直光标“|”，称为插入点光标，这时就可以向编辑区中输入内容了。输入的内容总是位于插入点光标的位置。

2.选择文本

在对文本进行编辑排版之前要先执行选中操作，对Word以后的各种操作只对此选中文本有效。在一般情况下，Word显示的是白底黑字，而被选定的文本则是高亮度显示，即蓝底黑字，这样很容易和未被选定的文本相区别。

3.删除文本

当文档中出现错误要及时删除，可以选中该部分内容按〈Delete〉键或〈Backspace〉键。

在不选中内容的情况下，按〈Backspace〉键删除当前光标左侧的字符，按〈Delete〉键删除当前光标右侧的字符。

4.移动和复制文本

为了提高编辑和排版的速度，经常需要将某部分内容从文档中的一个位置移动或复制到另一个位置。在Word 2010中，文本的移动和复制是通过剪贴板来完成的。剪贴板是Windows系统中开辟的一个特殊的内存空间，可以用来临时存放文本和图形，以便于在各应用程序之间交换信息。在编辑文档的过程中，如果需要移动或复制文字、图形或图片等信息到其他位置时，可以利用剪贴板作为一个临时的存储区。

5.查找和替换

（1）查找。在“视图”选项卡中的“显示”组中勾选“导航窗格”选项，可以打开“导航”窗格。另外，也可以在“开始”选项卡的“编辑”组中单击“查找”按钮（或按下〈Ctrl〉+〈F〉组合键），打开“导航”窗格。在“导航”窗格的搜索栏中输入要查找的内容，按下回车键，Word 2010会在文档中用黄色背景将查找到的内容标记出来。

（2）替换。Word 2010的替换功能不仅可以将整个文档中查找到的文本替换，还可以有选择地进行替换，替换的操作步骤如下。

单击“查找和替换”对话框（在上面的“查找”中已介绍过如何打开这个对话框）上的替换选项卡。在“查找内容”文本框中输入需要查找的内容，在“替换为”文本框中输入要替换的内容。单击“全部替换”按钮，将满足条件的内容全部替换；若单击“替换”按钮，只替换当前一个，继续往下替换可再单击此按钮；若单击“查找下一处”按钮，将不替换当前查找到的内容，而是继续查找下一处要查找的内容，如果要替换找到的内容，则单击“替换”按钮。

如果要替换带有格式的文本以及一些特殊的字符，如制表符、分栏符、空格符等，单击“查找和替换”对话框中的“更多”按钮，会出现如图3-2所示的对话框，其中各选项的作用与“查找”对话框中的相同。

图3-2　“替换”选项卡中的高级选项

如不需要继续替换其他内容，单击“关闭”按钮结束。

6.撤销与恢复操作

撤销：用撤销功能可以撤销以前的一步或多步操作。可以使用“快速访问工具栏”中的“撤销”按钮或者用〈Ctrl〉+〈Z〉组合键来完成这一操作。也可以单击“快速访问工具栏”旁边的下三角按钮，从下拉列表中选择撤销命令。

恢复：恢复是针对撤销而言的，大部分刚刚撤销的操作都可以恢复。“恢复”的操作与“撤销”操作相同，“快速访问工具栏”中的“恢复”按钮是用来执行“恢复”命令的。

（四）Word 2010文档的字符格式设置

字符格式化主要是对字符的字体、大小、颜色、显示效果等进行格式设置。Word 2010提供了三种设置字符格式的方法。

（1）使用浮动工具栏进行设置。

（2）使用功能区进行设置。使用此种方法，要先单击功能区的“开始”选项卡，此时可以看到“字体”组中的相关命令项，利用这些命令项，完成对字符的格式设置。

（3）使用对话框进行设置。“字体”组中仅给出了一些常用的字符格式设置，功能更全的字符格式设置需通过“字体”对话框来实现。

（五）Word 2010文档的段落格式设置

段落是指以段落标记作为结束符的文字、图形或其他对象的集合。在录入时，每按一次回车键就形成一个段落，并产生一个段落标记。段落标记表示上一个段落的结束，下一个新段落的开始。

段落格式化就是通过控制段落的对齐、缩进，给段落加上编号、框线、底纹，调整段落间距等以改善段落的格式。

1.段落对齐方式

Word 2010提供了五种段落对齐方式，它们分别是：两端对齐、居中对齐、右对齐、分散对齐、左对齐。这些段落对齐方式是通过使用“段落”组上的对齐方式按钮来实现的。

2.段落缩进

段落缩进是指段落的左右边界与页边距的距离。页边距是指页面之外的空白区域。Word 2010为用户提供了四种段落缩进的方式，分别是左缩进、右缩进、首行缩进和悬挂缩进。下面介绍设置段落缩进的操作方法。

（1）使用标尺。在Word 2010窗口中，有一个标尺栏，通过垂直滚动条上方的按钮，可使标尺栏显示或隐藏。

（2）使用“段落”对话框。单击“开始”选项卡，再单击“段落”组右下角的按钮，可打开如图3-3所示的“段落”对话框。

在“缩进和间距”选项卡的“缩进”选区中，在“左侧”后边的文本框中输入的数值就是对所选段落的左缩进量的设置；在“右侧”后边的文本框中输入的数值就是对所选段落的右缩进量的设置；如果对所选段落需要设置首行缩进或悬挂缩进时，可以从“特殊格式”下拉列表框中选择一种格式，然后在其后的“磅值”下面的文本框中输入合适的数值。

图3-3　“段落”对话框

3.段落间距和行间距

段落间距是指文档中的段落与段落之间的距离。行距是指文档中的段落内部行与行之间的垂直距离。在Word文档中可以根据整篇文档的排版要求来设置合适的段落间距和行间距。

（六）Word 2010文档的边框和底纹设置

1.添加边框

添加边框的具体步骤如下。

选定要添加边框的内容，或把插入点定位到所在段落中的任意位置。单击“开始”选项卡中“段落”组中的按钮右侧的按钮，在下拉列表中选择“边框和底纹”，打开“边框和底纹”对话框，单击“边框”选项卡进行设置。

2.添加底纹

添加底纹的目的是使内容更加醒目。添加底纹的步骤如下。

选定要添加底纹的段落，或把插入点定位到所在段落中的任意位置。单击“开始”选项卡中“段落”组中的按钮右侧的按钮，在下拉列表中选择“边框和底纹”，打开“边框和底纹”对话框，单击“底纹”选项卡进行设置。

（七）Word 2010文档项目符号、编号设置

1.创建项目符号和编号

如果在输入时自动创建项目符号或编号，当光标处于段首时，单击“开始”选项卡中的“段落”组上的或按钮右侧的下拉按钮，在下拉列表中选择一种符号或编号，则产生一个项目符号或编号；然后输入所需文字，当按下〈Enter〉键时，Word会自动插入下一个项目符号或编号。要结束创建项目符号或编号时，按下〈Backspace〉键删除列表中的最后一个项目符号或编号即可。

2.对已有段落添加项目符号或编号

在每个段落前面都添加一个项目符号或编号，最简单的方法是选定需添加项目符号或编号的段落，单击“开始”选项卡中“段落”组上的或按钮右侧的下拉按钮，在下拉列表中选择合适的项目符号或编号。若列出的项目符号或编号不能满足需求，用户也可以单击“定义新项目符号”（或“定义新编号格式”）命令，在打开的对话框中选择或设置所需的项目符号或编号。要从项目符号或编号列表中删除条目，请选定该条目并按下〈Delete〉键即可。

（八）Word 2010文档格式刷的使用

使用“格式刷”可很方便地将一个文本的格式复制到另一文本上，格式越复杂，效率越高。具体操作步骤如下。

（1）选定需要这种格式的文本或将插入点定位在此文本上。

（2）单击格式“开始”功能区中的按钮，此时“格式刷”按钮下沉。

（3）移动鼠标，使鼠标指针指向欲排版的文本前，此时鼠标指针的形状变为一个小刷子，按下鼠标，拖曳到文本尾，然后放开鼠标，完成复制字符格式的工作。

（九）分栏排版

（1）选定要设置分栏的文本。

（2）单击“页面布局”选项卡，在“页面设置”组中单击“分栏”按钮下侧的下拉按钮，打开“分栏”的下拉列表。

（3）在“分栏”的下拉列表中选择所需的分栏即可。(https://www.daowen.com)

（4）删除分栏。如果要删除分栏，则在“预设”选区内单击“一栏”即可。

（十）首字下沉

设置首字下沉效果，首先必须将光标移动到需要产生首字下沉效果的段落中去，在“插入”功能区中单击“首字下沉”命令，在出现的下拉列表中可以选择“下沉”或“悬挂”选项即可设置首字下沉效果。设置首字下沉后，首字可以加上边框或底纹来进一步修饰。

（十一）表格

Word 2010提供了强大的表格功能，使用户可以非常轻松地建立和使用表格。

1.表格的组成

表格的基本单位称为单元格，即表格中的一个个矩形区域。一组水平排列的单元格称为—行，一组垂直排列的单元格称为一列，可以用n行m列来描述一个表格。行、列、单元格是表格的基本操作对象。

2.创建表格

使用表格的第一步就是创建表格。创建表格的方法如下。

将光标移到文档中插入表格的位置，单击“插入”选项卡中的“表格”按钮，打开“表格”下拉列表，之后可以使用下拉列表中的制表示意框创建表格：使用“插入表格”命令创建表格，使用“绘制表格”命令绘制所需表格，使用将“文本转换成表格”命令插入“Excel电子表格”，使用“快速表格”等方法来创建表格。

3.编辑表格

建立了一个表格后，就可以在表格中输入内容（如文字、数字或图形等），并对其进行必要的格式化处理和编排。表格的基本操作分别在下面给予介绍。

（1）插入点在表格中的移动。在表格中移动插入点可以采用鼠标和键盘两种方式。在单元格中单击鼠标，即可将插入点移至该单元格。

（2）向表格中输入内容。建立表格后，就可以向表格中输入内容了。如果此时光标不在表格中，则应先将光标移到要输入内容的单元格后再输入。表格中文本的输入是以单元格为单位的，可以将每个单元格视为一个小文档，从而可以对它进行文档的各种编辑和排版操作。

（3）选定表格中的编辑对象。要对表格进行各种操作，需要先选定操作对象。Word 2010中表格的操作对象主要是表格、行、列及单元格。

（4）移动和复制编辑对象。选定表格中的编辑对象后，就可以对其进行移动、复制、删除、剪切等操作了。

（5）删除和剪切编辑对象。选定编辑对象后，按〈Delete〉键，可以将其中内容删除；如果使用“剪切”命令，则将所选对象及其内容全部删除。也可通过“表格工具”/“布局”选项卡中“行和列”组的“删除”下列表中的相应命令执行删除操作。

（6）插入编辑对象。将光标置于表格中要插入对象的位置，单击鼠标右键弹出快捷菜单，将鼠标指向“插入”选项，在此可以选择插入不同的表格编辑对象。

（7）调整表格的行高和列宽。调整行高和列宽的操作基本相同，下面以列宽的调整为例讲述其方法。

改变列宽的方法如下。

①利用鼠标调整。将鼠标停留在要更改其宽度的列的边框上，当鼠标指针变为左右两个箭头时，拖动鼠标，直到所需的列宽为止。

②在“单元格大小”组中调整。如果要更精确地调整列宽，可在“单元格大小”组中调整列宽。将光标置于要调整列宽的任意一个单元格，单击“表格工具”选项卡中的“布局”选项卡，然后在“单元格大小”组中的“宽度：”文本框中输入列宽数，列宽随即发生变化。

③利用自动调整功能。将光标置于要调整列宽的任意一个单元格，单击“表格工具”选项卡中的“布局”选项卡，然后再单击“单元格大小”组中的“自动调整”按钮，在下拉列表中，选择需设置的命令即可。

（8）合并与拆分单元格。合并单元格就是将多个单元格合并成一个单元格。方法是首先选定要合并的单元格，单击“表格工具”选项卡中的“布局”选项卡，再单击“合并”组中的“合并单元格”按钮来实现单元格的合并。

拆分单元格就是将一个单元格分成多个单元格。方法是首先将光标置于要拆分的单元格中，单击“表格工具”选项卡中的“布局”选项卡，再单击“合并”组中的“拆分单元格”按钮即可。

（9）表格的边框和底纹。可以利用“插入”选项卡中的“表格”下的“快速表格”，来实现指定格式表格的边框和底纹。若要对自定义的表格设置边框和底纹，可将光标置于表格中任何位置，单击“表格工具”选项卡的“设计”选项卡，再单击“表格样式”中的“边框”右侧的下拉按钮，在列表中选择“边框和底纹”命令；或单击右键，在快捷菜单中选择“边框和底纹”命令，在弹出的“边框和底纹”对话框中设置。

（10）表格的计算。Word 2010提供了对表格中的数据进行快速计算的功能。首先将光标置于放置结果的单元格中，然后单击“表格工具”选项卡中的“布局”选项卡，在“数据”组中单击“公式”按钮，打开“公式”对话框，在其中输入正确的函数即可进行计算。

（十二）图文混排

Word 2010中文版插入图片的功能非常强大，它可以接受以多种格式保存的图形，还提供了对图片进行处理的工具。Word 2010中文版可以从剪辑库中插入剪贴画或图片，也可以从其他程序或位置插入图片，还可以直接插入来自扫描仪或数码相机的图片。

1.插入剪贴画

Word 2010中文版剪辑库中提供了大量的剪贴画图片，用户可以很方便地在文档中插入使用这些剪贴画。从剪辑库中插入剪贴画的操作步骤如下：

（1）将光标置于要插入剪贴画的位置。

（2）单击“插入”选项卡，在“插图”组中单击“剪贴画”按钮。

（3）在打开的“剪贴画”任务窗格中单击“搜索”按钮，将显示搜索到的各种图片。

（4）单击所需的剪贴画，该剪贴画会自动插入光标位置处。

2.插入来自文件的图片

如果要在文档中插入保存在计算机磁盘中的或者保存在网络其他节点中的图片，其操作步骤如下。

（1）将光标定位于要插入图片的位置，在“插入”选项卡中单击“图片”按钮，打开“插入图片”对话框。

（2）打开要选择图片文件所在的文件夹，选择要插入的图片。如果要一次性插入多个图片，则可以按住〈Ctrl〉键或〈Shift〉键选择多个图片文件。

（3）单击“插入”按钮，即可将选定的图片文件插入文档中。

3.编辑图片

图片在插入文档以后不一定符合要求，接下来的工作就是要编辑图片，如图片的调整、图片样式、排列、大小等。选中了插入剪贴画或图片之后，将在功能区显示“图片工具/格式”选项卡，单击“格式”选项卡，可以对选中的剪贴画或图片调整颜色、设置图片样式、设置艺术效果和环绕方式等。

4.艺术字的使用

（1）插入艺术字。在Word 2010中，插入艺术字的具体操作步骤如下。

①将光标定位到需要插入艺术字的位置。

②单击“插入”选项卡，在“文本”组中单击“艺术字”按钮，弹出“艺术字”列表框。

③在弹出的“艺术字”列表框里选择艺术字的类型，会弹出一个文本框；在弹出的文本框中输入艺术字内容即可。

（2）编辑艺术字。在文档中插入艺术字后，就可以对其进行各种编辑操作，如设置艺术字样式、阴影效果、三维效果及环绕方式等。具体操作方法：选中需要更改形状的艺术字之后，在上方功能区显示的“绘图工具”选项卡中单击“格式”选项卡，在选项卡功能里面选择自己需要设置的功能进行使用即可完成艺术字的设置。

5.文本框的使用

将光标置于文档中将要插入文本框的位置，在“插入”选项卡中单击“文本”组中的“文本框”按钮，打开文本框的下拉列表，选择插入或者绘制文本框即可完成其创建。创建完成之后，即可在内部填充内容。

6.绘制形状

在Word 2010文档中，形状就是Word在以前版本中的自选图形，如线条、矩形、基本形状、箭头汇总、流程图、标注等。可以在光标处，通过“插入”选项卡的“形状”下拉菜单选择需要的形状进行插入。对在Word中插入的形状，还可以通过功能区的“绘图工具”功能组对它的颜色、旋转、与其他的形状组合等进行设置。

（十三）版面设置与打印

页面布局是指对页面的文字、图形或表格进行版面格式设置，包括字体、字号，颜色（字体颜色、页面背景），纸张大小和方向以及页边距等。

1.编辑页眉和页脚

单击“插入”选项卡中的“页眉”按钮，选择下拉菜单中的一种样式，就可以为文档添加上相应样式的页眉。页脚的添加步骤和页眉几乎相同，单击“插入”选项卡中的“页脚”按钮，选择下拉菜单中的一种样式，就可以为文档添加上相应样式的页脚。

插入完成之后，如果需要编辑页眉或页脚，可单击“页眉”（或“页脚”）下拉菜单中“编辑页眉”（或“编辑页脚”）命令，用鼠标双击文档中的页眉或页脚，然后就可以更改页眉或页脚的内容和格式了。如果需要不同的页眉和页脚，可在“页面设置”对话框的“版式”选项卡中设置“首页不同”和“奇偶页不同”。修改页眉或页脚时，Word 2010自动对整个文档中相同的页眉或页脚进行修改。

单击“页眉”或“页脚”下拉菜单中“删除页眉”或“删除页脚”命令就可以完成整个文档中同样的页眉或页脚的删除。

2.页面设置

选择“页面布局”选项卡下“页面设置”组中的功能或单击“页面设置”功能组右下角的启动按钮，利用弹出的“页面设置”对话框，可以进行页边距、纸张方向、页码范围、纸张大小、文字方向和页眉页脚的设置。

3.背景和水印

（1）添加背景。在Word文档中加上背景能够渲染主体，使里面的文字、排版变得生动，给文章赋予活力。具体操作步骤如下。

①首先打开需要增加背景的Word文档。

②单击“页面布局”选项卡，在“页面背景”组中单击“页面颜色”按钮，打开“页面颜色”下拉列表。

③单击所需“主题颜色”或“标准色”的选择，可完成页面颜色的添加。

④在“页面颜色”下拉列表中选择“其他颜色”命令，可在“颜色”对话框中选择颜色。如选择“填充效果”命令，可打开“填充效果”对话框，可在其中更改或添加特殊效果，如渐变、纹理、图案及图片。

（2）添加水印。在Word 2010文档中可以加上水印。水印可以是显示半透明的标识，如“机密”“草稿”等文字，也可以是图片。具体操作步骤如下。

①首先打开需要增加水印的Word文档。

②单击“页面布局”选项卡，在“页面背景”组中单击“水印”按钮，打开水印格式的下拉列表。

③在“水印”格式的列表中选择某一格式水印。

④如果要自定义水印，可单击“自定义水印”命令，可打开“水印”对话框。

⑤若要将一幅图片插入为水印，单击“图片水印”，再单击“选择图片”，选择所需图片后，设置缩放及冲蚀；若要插入文字水印，单击“文字水印”，然后选择或输入所需文本，设置相应的字体、字号、颜色、版式及半透明，最后单击“确定”按钮即可。

（3）删除背景或水印。

①删除背景。在功能区的“页面布局”选项卡中，单击“页面背景”组中的“页面颜色”按钮，在下拉列表中单击“无颜色”命令即可。

②删除水印。在功能区的“页面布局”选项卡中，单击“页面背景”组中的“水印”按钮，在下拉列表中单击“删除水印”命令即可。

4.打印文档

当用户在打印预览模式下对要打印的文档检查后没有发现错误，就可以进行打印了。打印文档的操作步骤如下。

（1）单击“文件”选项卡下的“打印”命令。

（2）在显示的“打印机”下拉列表框中选择已经安装的打印机。

（3）在“设置”选项组中可以指定文档要打印的页数等。

（4）在“份数”选项中，利用微调按钮可以设置打印的份数。

（5）在“打印内容”下拉表中可以选择需要打印的内容。

（6）设置完成后单击“打印”按钮即可打印文档。