组织召开会议就是为了商讨解决问题的方法，如果会议计划不周、时间控制不严谨，就会导致某种程度上的资源浪费，甚至成为没有结果的会议。因此，组织召开一场会议，就必须要详细策划整个会议的过程，确保组织召开的会议取得圆满成功。

一般来讲，在确定需要召开某个项目或管理会议时，需要提前做好以下策划：

1．组织召开会议的目的是什么？会涉及哪些项目或内容？是否能够通过电话会议解决；

2．需要哪些人参加？如何邀请？是否有时间参加？例如上级主管领导，横向部门同事或部门内部相关人员参加；

3．召开会议需要做哪些准备？例如，资料、场所申请、影视器材等；

4．召开会议时间？在什么地点？有哪些人员参加。

这些问题都是需要认真思考的，除非在迫不得已的情况下，尽量不要组织没有策划的会议。因为，组织会议会涉及公司各部门人员以及相关资源的占用，召开会议需要一定的成本负担，可以说会议是一般单独活动所产生时间浪费的若干倍，还会占用公司其他方面的资源，所以组织召开会议要思考周全和计划周全。

如有必要组织召开一次会议时，首先就要依据公司会议管理制度文件，以电子邮件或会议通知文件的形式，邀请需要参加会议的人员，并说明组织本次会议所要解决的问题或需要商讨的事项，在明确会议主旨上要严谨、严肃，不得有半点马虎，这是组织会议的中心主题。在措辞方面，不要使用诸如“我正在思考的一些问题或讨论商量的问题”。组织会议需要明确告知参会人员你们需要决策什么？

例如，因客户投诉18003项目工程的质量问题，并且需要你限时提出改善方案时，你需要组织一个相关部门会议，来商讨解决客户对某个项目工作质量问题，并且需要决策出最佳解决方案。这种情况下你可根据会议管理制度及组织程序发出正式《会议通知单》：

（1）会议主题；

（2）会议时间；

（3）会议地点；

（4）会议主持；

（5）参加人员或邀请相关领导参加；

（6）需要准备的资料，等等；

（7）会议议题可以说明：

在本星期三下午14:00在1号会议室召开会议，就如何解决客户提出的18003号项目工程质量问题提出改善方案，并限三天内回复结果，会议时间预计需要一个小时，敬请届时前来参加。我们要决策的具体问题如下：①分析明确18003号项目质量问题的原因分析与责任部门；②制定出解决改善方案与实施时间表；③由责任部门撰写《总结报告》；④会议内容总结。(www.daowen.com)

通过上述通知就告诉了大家一个主题和要求，共同商讨出一个解决客户问题的方案。任何收到会议通知单的人，都非常清楚参加此项会议自己应该准备什么资料，或者思考该问题的解决方案，从而有针对性地做一些有效准备工作。这种明确又简洁的会议主题是组织召开一个有效会议的基础。

要想组织召开卓有成效的管理会议，不但会议主题要明确，还需要计划周全的会议过程与注意事项。一般组织会议应注意以下几方面：

1．准时开会，绝不拖延。

2．严格执行会议议程。

3．每讨论一个问题，都要有一个合理的决策、决定。

4．明确每一个解决问题过程的部门或负责人，以及完成时间、追踪人。

5．严格控制会议议题范围、不离主题、不要随意拖延会议时间。

6．在会议结束时，由会议主持人重复一下会议总结，再次声明会议主题及决策既定的解决方案，所要负责的部门或个人，需要完成的时间。

7．严格执行会议纪律或会议管理制度，执行奖惩措施。

8．由指定人员负责将会议内容详细记录并整理，形成电子文档，抄送各相关部门及参会人员。

9．将会议过程及会议电子文档进行存档管理，便于追溯。

10．注明会议决策跟踪监督人，按照时间节点跟踪监督。

综合上述需要注意的事项，在会议当天就把会议纪要记录形成文字档案，记录会议的决议内容。这样可以使参会人员都有一个清晰的记忆，在什么时间参加过什么会议、会议有哪些决议、会后需要做出哪些准备与措施；各部门应在什么时间节点发挥什么样的作用。关键步骤不得偷懒，它不但能够让参会人员进一步明确自己的责任，还有助于落实组织会议的一系列目的。

在会议过程中，会有不同的声音或做法，甚至在会议上会出现一些反对意见及情绪之外的举动。作为领导或会议主持人，应有会议掌控的能力，会议中不管遇到任何反对声音或情绪，从人性属性的角度来说，都属于正常现象。关键是要弄清楚唱反调、提出反对意见、情绪化举动等的根本原因，再进行有针对性地化解与调整方式，但是必须保持不偏离会议主题、不违背会议原则。

在组织会议时，就要对参会人员有一个初步的分析和会议异常的思考。通常来说，提出个人意见对于客观情况而言，属于正常现象，或许正是这些意见反而完善了决策上存在的缺失。对于那些具有特殊技能、公司元老或有背景的人，必要时，可事先与对方做一个工作沟通，让这些人员感受到一种尊重，从而取得立场上的支持，即便是有意见，也不至于让你在会议上难堪。主持会议要严谨并注意礼仪言辞，并且体现出一种大度的格局，让参会者明白，之所以邀请你参会，是因为你会对会议决定或解决方案提出非常宝贵的建议，体现出一个部门职能、一个岗位的职责。会议是一个集思广益共同商讨解决方案的集体形式，针对本次会议的主题，欢迎提出自己的想法、意见与建议。在这里需要说明的是，组织会议，就应鼓励提出反对意见或不同的声音，应该正确看待这些具有启发性的反对意见，或许这正是你需要完善的所在。所以，只要是对解决问题有帮助的意见或建议，都要吸取采纳。包容他人、接纳别人也能体现出一个中层领导的格局。