记账是以会计凭证为依据，将经济业务全面、系统、连续地记录到具有账户基本结构的账簿中的一种方法。

在手工方式下，记账是由会计人员根据已审核的记账凭证，以及所附有的原始凭证逐笔或汇总后登记有关的总账和明细账；在电算化方式下，记账是由具有记账权限的操作员发出记账指令，由计算机按照预先设计的记账程序自动进行合法性检查、科目汇总、登记账簿等。

（一）记账

记账凭证审核及出纳签字后，即可进行登记总账、明细账、日记账及往来账等操作。本系统记账采用向导方式，使记账过程更加明确，记账工作由计算机自动进行数据处理，不用人工干预。

【操作步骤】

（1）在“总账”窗口，单击“系统”菜单下的“重新注册”，出现“注册”对话框，重新选择用户名（账套主管），输入该用户的密码，比如，用户名为“001”，密码为“1”，单击“确认”按钮。

（2）在“财务会计”窗口中，单击“凭证”菜单中的“记账”，打开如图5-41所示对话框。

图5-41　记账范围选择

（3）选择需要记账的范围，默认为所有已审核并经出纳签字的凭证。

（4）单击“记账”按钮，打开“期初试算平衡表”对话框，如图5-42所示。

图5-42　“期初试算平衡表”对话框

（5）单击“确定”按钮，打开“记账”对话框，单击“记账”按钮，如图5-43所示。

图5-43　记账结果

（6）单击“确认”按钮，系统开始记录有关的总账和明细账、辅助账，结束后系统弹出“记账完毕”提示对话框，单击“退出”按钮结束记账。

【注意】

“记账范围”中可输入数字、“-”、“，”。

第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账。

上月未结账，本月不能记账。(www.daowen.com)

未审核凭证不能记账，记账范围应小于等于已审核范围。

作废凭证不需要审核，可直接记账。

如果不想再继续记账，可单击“取消”按钮，取消本次记账工作。

记账过程一旦断电或由于其他原因造成中断，系统将自动调用恢复记账前状态，恢复数据，然后再重新记账。

（二）恢复记账前状态（取消记账）

如果由于某种原因，事后发现本月已记账的凭证有错误且必须在本月进行修改，可以利用“恢复记账前状态”功能，将本月已记账的凭证恢复到未记账前状态，进行修改、审核后再进行记账。

【操作步骤】

（1）在“总账”窗口中，单击“期末”菜单中的“对账”菜单，打开“对账”窗口，如图5-44所示。

图5-44　“对账”窗口

（2）单击2018.04月份所在行，按Ctrl+H组合键，系统弹出“恢复记账前状态功能已被激活”提示对话框，单击“确定”按钮，如图5-45所示。单击“确定”按钮退出。

（3）在“总账-凭证”下，找到“恢复记账前状态”按钮，单击打开对话框，如图5-46所示，单击“最近一次记账前状态”或“2018年04月初状态”按钮。

（4）单击“确定”按钮，系统弹出“恢复记账完毕”提示对话框，再单击“确定”按钮返回。

【注意】

需要输入会计主管的口令，系统才开始进行恢复工作。

对于已结账的月份，不能恢复记账前状态。

图5-45　激活提示

图5-46　恢复记账前状态按钮对话框

如果再按Ctrl+H组合键，则隐藏恢复记账前状态功能。