费用结算注意事项：避免不必要的麻烦和信誉影响

1.统计应收款项

船公司费用：海运费+THC+文件费。

车队费用：做箱提柜费用（运费）。

报关行费用：报检报关代理费用。

海关：税款。

商检：商检费。

其他费用：比如按票收的电话费、快递费、人员办公费等。

上述费用分为实际操作成本和代垫费用（代垫费用应实报实销，凭相关方开具的发票向货主企业据实收取）。作为货代从业人员，一定要熟悉各项操作可能产生的费用及标准，以避免漏收费用。比如成本项目有快递费、电话费、办公费、人员费用等运营费用；实报实销项目：海运费、THC、文件费、运费、通关代理费、码头费、办单费、货物查验费等。

这里需要说明的是，一些应付费用，如果收款方还未收取，货代公司也要按照供应商提供的报价或对账单所显示金额来据实统计。否则，如果未代垫的费用没有统计在内，会造成漏收客户费用。因为供应商将会在以后去向货代公司收取该项费用，货代公司已经与货主企业对账收款，再次更改对账单将会带来不必要的麻烦，而且对公司的信誉也会造成不利影响。作为货代从业人员，一定要熟悉各项操作可能产生的费用及标准，以避免漏收费用。

另外，货代从业人员一定要熟悉公司的财务制度，如公司使用外拖车、外堆场的结算原则，公司的结算倾向于选择转账支票还是现金结算等。

2.操作成本和代垫费用

按照报价单准确区分应付款项中的操作成本和代垫费用。因为给予不同客户的报价模式可能不一样，故要以给予客户的报价单为依据，来区分统计的应付款项中的成本及实报实销项目。

就本任务而言，成本部分有快递费、电话费、办公费、人员费用等运营费用。实报实销项目有海运费、THC、文件费、运费、通关代理费、码头费、办单费、货物查验费等。

另外，在操作过程中，如果发生意外的实报实销费用（报价单中未列明的项目）或发生大额的实报实销费用时，应及时通知货主，以免在对账的时候客户以完全不知情为由而拒绝支付该项费用。(https://www.daowen.com)

3.制作对账单

按照报价单制作应收款项对账单。

4.与货主企业核对账单信息，确认后通知公司财务部门开具发票

制作好应收款项对账单后，再次检查核对无误后，即可发送给货主企业相关负责人核对，一般采用邮件或传真形式。邮件或传真发出后，应及时与收件人电话确认，并委婉要求对方及时对账并回复邮件或回复传真确认为宜。当然，上述要求也可写入对账单。

收到客户的传真或邮件确认件后，打印一份送交公司财务部，由财务人员按照对账单内容开具发票。

这里需要说明的是，财务开具的发票一般是对账单中的包干费部分，因为实报实销项目为代垫费用，已有各供应商开具的发票，但是，有些货主企业不想一票业务操作下来，收到太多单位开具的发票，会要求部分实报实销费用也由货代公司开具发票，这样的话，货代公司应提前与货主企业确认，在操作过程中应及时告知各供应商应开具以货代公司名称为抬头的发票，以便货代公司可以转开发票给货主企业。

5.送发票给货主企业并催收相关款项

财务部门开好相关发票后，和实报实销的发票一起邮寄给客户，并电话追踪客户的签收情况。确认客户收到发票，应向客户催收相关款项。与货主企业确认其付款后，让其传真付款水单。收到付款水单后，转交财务并让财务查询付款到账情况。

【实践小贴士】

费用结算注意事项

1.货代操作中应争取货主企业预付大额的费用，避免货公司垫付大额资金。

2.有些随机发生的费用不能列入包干费中，比如码头查验费，它是根据海关和商检等主管部门的查验比例进行的，不可控。作为货代从业人员，一定要熟悉公司的费用录入程序和报销流程，以避免代垫费用不能录入本票业务的费用列表中。