企业业务往来的增加，对外交往的扩大，将会使企业的接待工作越来越重要。商务接待的客人有生产厂家、供货单位，也有本企业的顾客以及相关领域的客户。如果细分，可以分为业务往来接待、顾客投诉接待、会议接待、参观学习接待等，其中又可以分为个人接待与集体接待。

（一）接待准备阶段

接待工作繁杂琐碎，如有疏漏将会对本企业的声誉造成不好的影响，以至于导致业务不成功而遭受损失。

1．接待环境及物质的准备

良好的环境有助于接待工作的顺利进行，要重视办公室或会议室等场所的环境布置和绿化；室内要保持空气清新；光线不能过强或过弱；室内家什的摆放合理，不能有碍于人们的活动。

办公设备要准备充分，确保音响等设备能正常使用。欢迎标语的写作要恰当，张贴的地点要放置于来宾的必经之路。茶具和茶叶的准备要有针对性，水果点心要方便客人食用，不选太硬而声音大的小吃，如太硬的豆类等。不选多籽的水果，如西瓜等。如果选用西瓜等体积大的水果，要将其切成小块放入盘中，并准备水果叉、牙签和纸巾等。

2．对接待对象的了解(www.daowen.com)

在接待之前，首先必须了解接待对象的单位、性质及来宾的基本情况，如姓名、性别、级别、人数等。其次，要了解来宾到达日期，所乘交通工具、车次和到达时间。对于重要客人和高级团体的接待，要制订严格的接待方案。其内容包括客人的基本情况、接待工作的组织分工、陪同人员和迎送人员名单、食宿地点及房间安排、伙食标准及用餐形式、交通工具、费用支出意见、活动方式及日程安排、汇报内容的准备及参加人员等。

（二）正式接待工作

客人到达后，应安排专人迎接。对一般客人，可以由业务部门或经理秘书人员到车站（机场、码头）迎接。对于重要的客人，应由相关领导亲自迎接。客人到达后，应组织客人签到，替其安排好食宿，安排有关人员协助拿行李并引进客房。

与客人协商好活动日程，根据日程安排精心组织好各项活动，如洽谈、参观游览等。有特殊要求的客人要予以关照。根据客人的要求做好返程安排，如订购返程车（机、船）票，及时送到客人手中。

（三）送客的礼仪

在活动结束客人准备离开时，一定要善始善终，接待中的每一个环节都很重要。接待工作也就是服务工作，在服务业有这样一个公式“100-1=0”，就是说要重视每一个环节，有一件事情做得不好，等于整个过程的失败。在客人离去时，要提醒客人带好随身物品，将其送至门口或机场、车站，与客人握手道别。总之，在整个接待过程中，要求向客人提供热情、周到、礼貌、友好的服务。