旅行社经营管理-会展产品的运行

会展是一种多功能的接待项目，既有会前的准备，又涉及会展的布置和会后的旅游。而且，此类产品的旅游功能往往是附属的，策划、安排商务会议、会展是此类产品运行的核心。因此，工作计划以及策划工作的准备一定要明晰合理，并具有特色，根据会展的主体打造精致、周到且有创意的会展产品。

此类产品的运行需要注意以下几点：

1.把握会展主题。根据不同的主题制订工作计划，并科学实施。

2.落实酒店。会展活动的开展一般都需要酒店提供会议的场所、设施设备和服务人员，因此，会展产品运行人员需要根据会展要求与酒店做好联络和产品预订工作。

3.现场服务。在会展召开的过程中，会展产品运行人员应全程监控，督促相关工作人员提供细心、周到的服务。

4.短距离旅游。正式的会展活动进行之后，主办方一般会邀请与会人员参加短距离的旅游，以缓解疲劳，增加感情。会展产品运行人员须根据主办方的要求，提供合适的旅游产品。

5.在会展产品初步设定成型后，旅行社产品运行人员还需要向主办单位出具《会展会务安排策划单》，与主办方商定接待事宜。在确认无误后，要求主办方负责人签字，以明确双方责任。

从工作流程的角度而言，会展产品运行可以分为会前策划、会场布置、会期服务、会后考察及会后总结几个阶段。

（一）会前策划

1.服务沟通

首先进行会展服务沟通，增进彼此了解，按客户要求提供参展期间的服务，并根据展会的特定条件提供相应的建议，确认合作意向。

2.服务安排

按客户参展要求，在会议期间提供布置、茶水、音响、投影、会场、笔纸、文案、横幅等，也可按客户要求提供特定的会展安排。

3.服务意向方案回馈客户

双方就服务方案进行细化调整，并形成最终服务方案。

4.服务内容确定

按双方最终确定的服务要求和内容进行落实，明确负责人。

5.其他补充内容

如需补充其他服务内容，建议在协议中落实或在会议结束后重新达成协议。

（二）会场布置

1.布置沟通

首先进行会展布置沟通，按客户及会展要求提供布置方案。并根据会展的实际情况，确认实际布置方案。

2.布置工作

按双方确认的要求将会展工作布置完毕并由客户审定。

3.布置期间反馈

会展期间如临时增添的内容与修改方案需由客户签字认同。

4.布置工作补充协议签订

凡客户校稿后临时增添的确认内容，应标注增加的价格。

（三）会期服务

1.策划沟通

首先进行会展策划沟通，增进彼此了解，按客户要求提供参展方案，综合分析会展利弊，确认合作意向。

2.策划创意设计

按客户要求由设计师构思出设计方案，提供给客户模拟效果图。

3.策划方案反馈客户(https://www.daowen.com)

双方就设计方案进行细化调整，并形成最终会展方案。

4.策划协议签订

客户校稿后确认报价，甲乙双方就付款方式进行签约，明确负责人。

5.会议布展及会展服务

按确认要求进行会议布展（或在展馆规定时间进场搭建，绝不延误会议开展，并在会议期间安排会议服务）

6.会展撤展

在会议结束规定时间内进行撤展，真正做到“人走场地清”。

（四）会后考察

1.考察沟通

首先就会后考察内容与客户进行沟通，并按客户要求的天数、标准进行策划，提供一份旅游考察内容，作为会后考察的依据，形成确认意向。

2.考察线路设计

由旅游专家根据当地旅游资源设计三条以上旅游线路供客户参考。

3.考察线路报价方案反馈客户

双方就策划的会后考察线路进行细化调整，最终确定线路及价格方案。

4.考察协议签订

客户确认报价后就付款方式进行签约，明确双方的责任。

5.考察线路的具体落实

按确认的线路进行车辆、酒店、导游、餐饮、门票及其他事项的落实，明确上车地点、开车时间、考察标志及纪念品。

6.考察线路反馈

在旅游考察返回住地结束后及时跟踪接待质量加以点评。

（五）会后总结

1.总结沟通

首先，根据会展策划、布置的工作情况做个总结沟通，增进彼此了解，并对此次参展工作进行总结，以便为今后参展工作提供宝贵经验。

2.会展资料保存备案

将成功的会展方案及资料保存，以供其他客户参展参考。

3.总结与修改建议

将会展期间发生的不足部分及需修改的内容进行合理改进。

4.其他

将所有客户校稿后确认的报价以及最终形成的文案汇编成册。

以下的《会展会务安排策划单》可供旅行社工作人员参考：

表6-11　会展会务安排策划单