任务一 设计制作表格
任务描述
工作表是Excel完成工作的基本单位，我们可以对它进行各种编辑，本任务要完成学籍档案表基本结构的制作，最终效果如图4-1所示。
任务目标
●认识Excel工作界面；
●会工作簿和工作表的基本操作；
●掌握在数据表中输入数据的方法。
图4-1 学籍档案表效果图
任务实现
一、建立工作表
启动Excel程序之后，打开Excel的工作界面，认识工作界面的组成部分，如图4-2所示。
图4-2 认识工作表界面
启动后系统会默认建立工作簿，名为“工作簿1.xlsx”，它包含默认的三张工作表Sheet1、Sheet2、Sheet3。如果工作表的数目少，可以通过执行“插入”→“工作表”命令来插入更多的工作表。下面的例子将利用工作表Sheet1进行数据的输入。
图4-3 输入文字
二、输入文字
在工作表Sheet1中，单击选中要输入文字的单元格，直接输入需要的文本内容，如图4-3所示。
三、输入数字
单击并拖动鼠标选中要输入编号的单元格区域，然后单击右键，弹出“设置单元格格式”对话框，单击“数字”选项卡中“分类”列表框内“文本”选项，然后单击“确定”按钮。输入以0开头的数字即可，如图4-4所示。
图4-4 输入数字
（a）学生编号列格式设置 （b）结果呈现
四、填充数据
在要输入同一数据的起始单元格中输入数据内容，然后将鼠标指向该单元格右下角的黑色区域，指针变成黑色十字形状，向下拖动鼠标，如图4-5所示。
五、输入出生日期
选中要输入出生日期的单元格区域，单击右键，打开“设置单元格格式”对话框，选择“数字”选项卡中“分类”列表框内“日期”选项，然后选择要使用的日期格式，如图4-6所示，最后单击“确定”按钮。
六、限制输入文本的长度
图4-5 填充数据
一些数据信息的长度本身就是固定的，比如电话号码、身份证号。若要输入18位固定长度的身份证号，通过“数据有效性”设置可以先对输入文本的长度进行限制，避免后期数据录入时出错。具体方法如下：
（1）单击鼠标选择单元格区域E3：E16，如图4-7所示。
（2）右键单击，打开“设置单元格格式”对话框，选择“数字”选项卡中“分类”列表框内“文本”选项（见图4-8），最后单击“确定”按钮。
（3）切换至“数据”选项卡，单击“数据有效性”按钮，弹出“数据有效性”对话框，切换至“设置”选项卡，单击“允许”下三角按钮，在展开的下拉列表中单击“文本长度”选项，在“数据”下拉列表中单击“等于”选项，在“长度”文本框中输入文本长度为18，再单击“确定”按钮，操作界面如图4-9所示。
（4）输入非18位数字。返回Excel工作表，在 单元格E3中输入非18位数字，按“回车”键，会 弹出Microsoft Excel对话框，显示“输入值非法”，如图4-10所示。
（5）输入18位证件号码。单击“重试”按钮，重新输入18位证件号码，按“回车”键，即可输入成功，如图4-11所示。
图4-6 输入出生日期
（a）日期格式设置界面 （b）结果图
图4-7 选中单元格
图4-8 设置“文本”格式
七、快速输入政治面貌
通过数据有效性可以在单元格中提供一个下拉框按钮，单击该按钮即可展开下拉列表，从而选择需要的选项。具体方法如下：
（1）单击鼠标选择单元格区域F3：F16。
（2）单击“数据有效性”按钮。切换至“数据”选项卡，单击“数据有效性”按钮，打开“数据有效性”对话框。在“允许”下拉列表中单击“序列”选项，勾选“忽略空值”和“提供下拉箭头”复选框，在“来源”文本框中输入下拉列表内容，这里为“共青团员，中共党员，群众”，完毕后单击“确定”按钮，如图4-12所示。
（3）从下拉列表中选择政治面貌。返回工作表，选中单元格F3，此时会在单元格右侧出现下拉框按钮，单击该按钮，在展开的下拉列表中选择政治面貌，如图4-13所示。
图4-9 限制文本长度
图4-10 输入非18位数字
图4-11 输入身份证号
图4-12 设置政治面貌序列
图4-13 选择政治面貌
图4-14 输入其他数据
八、输入其他数据
在工作表中依次输入其他数据，效果如图4-14所示。
学籍档案表效果如图4-15所示。
图4-15 学籍档案表
相关知识
一、工作簿和工作表
（一）工作簿
在Excel中，工作簿是处理和存储数据的文件，一个工作簿可以包含多张工作表，每张工作表可以存储不同类型的数据，因此可以在一个工作簿文件中管理多种类型的相关信息。
（二）工作表
工作表是组成工作簿的基本单位。工作表由若干行、若干列组成的。了解工作表的行、列数对于编辑工作表很有必要。工作表是Excel中用于存储和处理数据的主要文档，也称为电子表格。工作表总是存储在工作簿中。
二、数据的录入
数据包括很多种类型，例如，文本、数字、日期等内容，下面对多种类型数据的输入进行介绍。
（一）文本的输入(https://www.daowen.com)
文本是指不包括数字的文字内容，输入文本时，可以采用在编辑栏中输入，在单元格中输入两种方法。
1.在编辑栏中输入
无论单元格内文本有多长，在编辑栏内都能够全部显示出来，在编辑栏中输入文本的优点在于在输入文本的过程中，可以方便地查看所输入的内容，具体操作如下：
（1）选择要输入文本的单元格。打开的Excel表格后，单击选中要输入的单元格，如图4-16所示。
（2）在编辑栏中输入文本。选择要输入文本的单元格后，单击表格上方的编辑区，将光标定位在内，然后输入需要的文本内容，如图4-17所示。
图4-16 选中单元格
图4-17 输入文本内容
（3）完成文本输入。将文本内容输入完毕后，单击工作表中任意单元格，即可看到输入到单元格中的文本内容。
2.在单元格中输入
在单元格中输入文本时，可以避免在输入的过程中，需要移动光标的位置时，按下键盘中的光标方向控制键造成更换单元格的情况，具体操作如下：
（1）选择要输入文本的单元格。打开Excel表格后，双击需要输入的单元格，将光标定位在内，如图4-18所示。
（2）输入文本。定位好光标的位置后，直接输入需要的文本内容，然后单击任意一个单元格，即可完成文本的输入操作，如图4-19所示。
图4-18 定位光标
图4-19 输入文本
（二）数字的输入
1.输入普通数字
普通数字是指1、2、3等没有小数点、没有百分比、没有单位符号的整数数字，输入它们的方法很简单。选中目标单元格后，直接输入需要的数字，然后按下键盘中的光标控制键，即可完成数字的输入。
2.输入小数型数字
小数型数字是指带有小数点的数值，在输入小数型数字时，需要先对数值保留的小数位数进行设置。具体操作如下：
（1）打开“设置单元格格式”对话框。打开目标工作表后，拖动鼠标选中要输入分数的单元格区域，然后单击“开始”选项卡中“数字”组右下角对话框启动器
。
（2）选择“数值”类型。弹出“设置单元格格式”对话框，单击“数字”选项卡中“分类”列表框内“数值”选项，如图4-20所示。
图4-20 选择“数值”类型
（3）设置小数的位数。单击“小数位数”数值框右侧上调按钮，将位数设置为“3”，最后单击“确定”按钮。
（4）显示设置小数格式效果。经过以上操作后，在设置了格式后的单元格中输入数值后，数值会自动添加三位小数，并且输入了尾数多于三位的小数，程序自动进行四舍五入，保留三位小数。
三、快速填充数据
需要在Excel中输入一些有规律的数值时，可以通过一些方法快速地完成填充，下面介绍使用“序列”对话框填充数据、填充柄填充数据以及快捷菜单填充数据的三种方法。
（一）通过对话框填充数据
使用对话框填充数据时，要使用到“序列”对话框，在该对话框中可以进行“等差序列”“等比序列”“日期”“自动填充”四种类型的填充，下面以“等差序列”为例来介绍使用“序列”对话框填充数据。
等差就是指按照一个固定的差值延伸的数列。例如，9-2＝7-2＝5-2＝3-2＝1，其中2就是差值，等差填充序列的方法如下：
（1）打开“序列”对话框。在要进行填充的单元格区域内的起始单元格中输入起始数值后，选中该列单元格，然后单击“开始”选项卡中“编辑”组内的“填充”按钮，在展开的下拉列表中单击“系列”按钮，如图4-21所示。
图4-21 打开“序列”对话框
图4-22 设置填充步长值与终止值
（2）设置填充步长值与终止值。弹出“序列”对话框，程序默认将“类型”选择为“等差序列”，在“步长值”文本框中输入填充的每两个数据间的差值，然后在“终止值”文本框中输入填充的终止数值，最后单击“确定”按钮，如图4-22所示。
（3）显示等差填充效果。经过上述操作，返回Excel表格，就可以看到等差填充的数值。
（二）通过填充柄填充数据
填充柄是位于选定区域右下角的小黑方块。用鼠标指向填充柄时，鼠标的指针变为黑色十字。需要填充一些简单的数据时，可直接使用填充柄填充数据。
1.填充相同数据
需要在一行或一列的单元格中填充同一数据时，可通过鼠标拖动的方法，使用填充柄快速完成操作。
（1）输入数据内容并向下填充。在要输入同一数据的起始单元格中输入数据内容，然后将鼠标指向该单元格右下角的黑色区域，指针变成黑色十字形状
时，向下拖动鼠标，如图4-23所示。
（2）选择填充样式。将鼠标拖动到填充的终止位置后，释放鼠标，在单元格区域右下角会显示一个形状，单击该形状右下角的下三角按钮，在展开的下拉列表中单击选中“复制单元格”单选按钮，如图4-24所示。
（3）显示填充相同数据效果。经过上述操作后，便完成了在单元格区域中填充相同数据的操作，如图4-25所示。
图4-23 输入数据内容并向下填充
图4-24 选择填充样式
图4-25 显示填充相同数据效果
2.填充有规律的数据
在使用填充柄填充有规律的数据时，首先要在填充区域的前两个单元格中输入数据，再确定填充的规律。
（1）输入数据内容并向下填充。在要输入同一数据的起始单元格中输入数据内容，然后将鼠标指向该单元格右下角的黑色区域，指针变成黑色十字形状，向下拖动鼠标，如图4-26所示。
（2）显示填充相同数据效果。将鼠标拖动到填充的终止位置后，释放鼠标，便完成了在单元格区域中填充有规律的数据的操作，如图4-27所示。
四、数据有效性
设置数据有效性，可以建立一定的规则来限制向单元格中输入的内容，从而避免输入的数据是无效的；还可以将输入的数据限制在列表中的预定义项范围内。具体操作步骤如下：
（1）选定需要设置数据有效性的单元格或单元格区域。
图4-26 输入数据内容并向下填充
图4-27 显示填充相同数据效果
（2）选择“数据”→“数据工具”→“数据有效性”命令。
（3）在下拉菜单中选择“数据有效性”命令。
（4）在“数据有效性”对话框中进行相应设置。
设置界面如图4-28所示。
任务总结
本任务通过制作一个员工档案表，认识了Excel的工作界面，学习了使用Excel制作表格的基本方法，重点掌握自动填充和数据有效性这两个方面的内容。
图4-28 设置数据有效性