基于PDCA循环法的港口建设项目 档案质量管理实践成效
结合现阶段港口重点工程档案管理工作中存在的主要问题[2]和竣工验收检查中发现的常见问题[3]，对照全面质量管理理论中影响产品质量的五大主要因素“人机料法环”，笔者认为发生上述问题的主要原因归结为“人”和“法”。因此，笔者在应用PDCA循环法实践时将“人”和“法”作为关注的重点，并取得了初步成效，主要体现在以下几个方面：
2.1 档案整体质量持续提升
一方面，PDCA循环突出预判性、针对性，实行以“预防为主、防检结合”的方针进行归档过程前端控制，避免了许多档案质量通病的发生，如内容要素填写不完备、图纸折叠及更改标注不符合规范等。另一方面，经过前序PDCA循环的执行，因“人”和“法”产生的档案质量问题不断递减。从历次检查结果对比来看，档案文件的完整性、规范性和准确性稳步提升，基本实现了档案质量管理目标。
2.2 档案业务流程趋于规范(https://www.daowen.com)
随着PDCA循环的开展，针对档案业务环节衔接方面暴露出来的问题，笔者提出了优化改善工作流程的措施。如以竣工图编制审核为例，像宁波舟山港梅山港区1—10号集装箱这类规模较大的工程，建设过程涉及的设计变更往往较多，变更在竣工图中的标注遗漏和不规范的情况时有发生。笔者提出，在竣工图绘制前，增设变更文件与图纸对照会审环节，即经过施工、监理和建设单位三方会审后，再根据竣工图归档质量要求[4]进入竣工图编制及审核流程，这种流程优化不仅提高了竣工图绘制、审核效率，也使归档图纸质量得到明显改善。
2.3 档案工作效率显著提高
为了解决PDCA循环中“人”和“法”的问题，该项目采取了如下措施：强化档案部门在合同签署环节的参与意识和合同付款环节的话语权；针对该项目档案质量管理的难点、常见问题，如竣工图的变更标注、案卷题名与卷内目录的拟写等为参建单位开展专题实训；联合行业主管部门，如宁波市质监站、档案馆等，开展档案质量专项行动，进行档案业务交流等。这些措施较好地激发了“人”的主观能动性和“法”的执行有效性，大大提高了档案工作效率。