任务七 演示文稿的发布和打印
任务描述
制作演示文稿的主要目的是进行资料的共享和信息的展示。编辑演示文稿是发布演示文稿的前提,在完成了演示文稿的编辑后,进入演示文稿的发布和打印阶段。
任务分析
Power Point 2010提供了多种演示文稿发布方式,包括发布到幻灯片库、发布到SharePoint、发布为PDF文档、发布为视频、打包为CD和创建讲义。
知识链接
用户按照自己的要求可以将演示文稿发布为不同的文件类型。为了重用幻灯片,可以将演示文稿发布并保存到幻灯片库中;为了与其他用户共享演示文稿,可以将演示文稿发布到SharePoint;为了方便网络传输和更好地共享文件,可以将演示文稿发布为PDF文档;为了将演示文稿的素材添加到一个文件夹中,可以将演示文稿打包成CD;为了方便演讲者进行精彩的演讲,可以将演示文稿以讲义的形式发布。
1.幻灯片库和SharePoint
幻灯片库是保存在本地计算机中的幻灯片存储位置,方便用户进行幻灯片的重用。SharePoint库是SharePoint网站上的位置,用户可以在其中存储和管理与团队成员共享的文件。向库中添加文件后,其他人也能够读取和编辑它们,具体取决于这些成员的权限。使用SharePoint需要安装SharePoint Workspace 2010软件。
2.打包为CD
演示文稿中包括图片、音频和视频等外部文档,尽管在Power Point 2010中这些文档都作为演示文稿的一部分,但是在移动演示文稿后,用户难以对其中的幻灯片进行修改,而且当演示文稿移动到没有Power Point软件的计算机上时,演示文稿是无法打开的。将演示文稿打包为CD,就可以将所有的外部文档添加到一个文件夹中,上述问题得到解决。
3.创建讲义
在演讲者进行演讲时,听众可以使用讲义来了解演讲者所讲述的内容,并且可以在讲义上做笔记。创建好的讲义是演讲成功的一个有效的方法。
任务设计
Power Point 2010提供多种发布方式,下面介绍5种发布方式,将“产品介绍”演示文稿分别发布到SharePoint,发布为PDF文档,发布为视频,打包为CD和创建讲义。
1.发布到SharePoint
①单击“文件”→“保存并发送”→“保存到SharePoint”命令,单击“另存为”按钮,弹出“另存为”对话框。
②在“另存为”对话框中,设置保存的类型和选择保存文档的路径,然后单击“保存”按钮。
【说明】保存的位置是共享的文件夹,用户可以在这里存储和管理与工作组成员共享的文件。
2.发布为PDF文档
①单击“文件”→“保存并发送”→“创建PDF/XPS文档”命令,单击“创建PDF/XPS”按钮,弹出“发布为PDF或XPS”对话框。
②在“发布为PDF或XPS”对话框中,设置保存的类型和选择保存文档的路径,单击“选项”按钮,弹出“选项”对话框,如图5-40所示。
图5-40 “选项”对话框
③在“选项”对话框中,范围设置为“全部”;发布内容为“幻灯片”,然后单击“确定”按钮,返回“发布为PDF或XPS”对话框,单击“保存”按钮。(https://www.daowen.com)
3.发布为视频
①单击“文件”→“保存并发送”→“创建视频”命令,然后进行设置。
②设置显示尺寸。在显示的设置下拉列表中选择“计算机和HD显示”选项。
③设置录制演示文稿。此时可以设置视频的计时和旁白。
④设置播放演示文稿。在界面中设置视频中每张幻灯片占用的时间,以秒为单位。
⑤设置完成后,单击“创建视频”按钮,弹出“另存为”对话框,选择视频保存的路径和视频保存文件名,最后单击“保存”按钮。
4.打包为CD
单击“文件”→“保存并发送”→“将演示文稿打包成CD”命令,单击“打包成CD”按钮,弹出“打包成CD”对话框,如图5-41所示,然后通过单击“复制到文件夹”按钮完成打包操作。
5.创建讲义
①单击“文件”→“保存并发送”→“创建讲义”命令,单击“创建讲义”按钮,弹出“发送到Microsoft Word”对话框,如图5-42所示。
图5-41 将演示文稿打包成CD
图5-42 设置对话框
②在“Microsoft Word使用的版式”选项框中选择一种版式,此处选择“备注在幻灯片旁”。在“将幻灯片添加到Microsoft Word文档”选项框中选择“粘贴”单选框。“粘贴”表示将演示文稿中幻灯片以图片形式复制到Word文档;“粘贴链接”表示将演示文稿中的幻灯片以链接的方式复制到Word文档中,双击链接可以对Word中的幻灯片对象进行修改。
6.打印幻灯片
打印幻灯片之前需要设置打印选项,包括份数、打印机、要打印的幻灯片、每页幻灯片数、颜色选项等,然后打印幻灯片。
单击“文件”→“打印”命令,在“打印份数”中输入要打印的份数;在“打印机”中选择要使用的打印机;在“设置”中,可以设置打印所有幻灯片和仅打印当前显示的幻灯片,或按编号打印特定幻灯片,如“1,3”。
若要在一整页上打印一张幻灯片或多张幻灯片,可以在“打印版式”中进行设置,如图5-43所示,除此之外若要在幻灯片周围打印一个细边框,可选择“幻灯片加框”。
图5-43 打印设置
若要在特定的纸张上打印幻灯片,可单击“根据纸张调整大小”进行设置。
若要增大分辨率、混合透明图形以及在打印作业上打印柔和阴影,可单击“高质量”。在使用“高质量”进行打印时,打印演示文稿所需时间可能较长。为了防止可能造成的计算机性能下降,在打印完成后需清除“高质量”选择。
设置完毕后,单击“打印”按钮,即可打印演示文稿。
