定期开展的活动,日程安排大有学问
对于定期开展的活动,我也会使用前面提到的可撕式贴纸来安排日程。
比如,每周或每月开的例会就属于这类活动。但是,这些都是粗略的决定,时间上经常会随着该周或该月的情况变化多少有些变动。此时,可撕式贴纸就成了不可或缺的宝贝。
对于要多次举办的有固定名称的活动,如一年举办12次的会议,或一年举办6次的系列研讨会,或每月举办的学习研讨会等,都可以将活动名称写在可撕式贴纸上,制作成独具特色的贴纸。
如此一来,不但可以随时移动贴纸变换日期,就连写得一手烂字的我也能制作出精美的日程笔记本,更不会忘了定期活动的大小事宜。独具特色的贴纸的做法,我将在第六章详细介绍。
这种贴纸具有可撕可贴的优点,所以大致的日程定下来以后,就可以先贴上做标记。就算活动之前日期有所变更,因为贴纸可以移动,所以并不会妨碍什么,可以轻松地拟定长期计划。
另外,对于每月召开的例会,具体的日期也总要到开会前几天才能确定。有时候定下来的日期还会因为上级的安排而有所变化。
对于迟迟无法确定日期的例会,可以把贴纸贴在月历型日程表的页面栏外。因为贴在栏外会觉得特别碍眼,让你觉得不将其具体化并归至某个时间栏就很别扭,总想赶紧确定日期付诸行动。
顺便说一句,我以前举办过一个叫“山手会”的读书会活动,就是每月一次在JR山手线的不同车站设定不同的主题供上班族学习的一个活动。即使没有确定主题,也必定会每月召开一次,所以我会将写有“上野”“新桥”“东京”等站名的贴纸贴在月历型日程表上的栏外,一旦确定了日程,就将其贴至相应的栏里。
我们完成了在山手线29个车站附近举办读书会的活动,而贴纸在日程安排上帮了我大忙,功不可没。我模仿JR站名标志而设计的独具特色的日程贴纸,大大提高了我参加活动的积极性。
在电脑上使用微软邮件管理软件(Outlook)或者谷歌日历等工具,重复记录同样的活动或变更的日期都很容易完成。而在日程笔记本上,若能活用可撕式贴纸,也能和电脑一样,在笔记本上实施“拖放”的操作,轻松安排日程。笔记本是实物工具,但只要下功夫,也可以发挥和电子产品一样的功用。