参展物流市场目前还处于发展的初级阶段，很多物流服务商并不是专业的参展物流企业，更多的是普通物流企业经营展品物流业务，对展品物流的报价存在很大差异。出现这种差异的原因，可能是物流企业对参展物流所涵盖的内容不清，报价没有涵盖所有的项目内容；也可能是物流企业按普通物流的模式进行定价，不符合参展物流的特殊要求。参展企业要了解参展物流所涵盖的内容和报价方式，进行费用核算，以便在与物流服务商的接触中能有效地进行费用核算和成本控制。

参展物流作业一旦开始执行，各种成本费用就会相应发生。参展物流成本的计算是对参展物流作业过程中所产生的人力、物力、财力消耗进行归纳，通过适当的财务计算方法对参展物流费用项目进行计算，最终以货币的形式进行量化。

参展物流作业过程主要分五个部分，包括参展企业生产地到装货港之间的短途运输，海运、空运或铁路的干线长途运输，卸货港到展馆之间的短途运输，展馆的现场服务和回程运输。

大多数展品和其他参展物资，如展台、宣传品等，都是属于轻泡货物，只有部分属于重货，如石材展的展品石材、部分大型机械设备等，因此在计算成本时一般都按照轻泡货物的运费，按体积进行计算，运费的单位大多是“元/m3”。但是空运货物均按照重量计算运费，空运费的计费单位是“元/吨”。

1.装货港短途运输

从参展商生产地到装货港之间的运输过程产生的费用，主要是由短途运输的公路运费、装卸费、仓储费和包装费用组成。公路运费一般按运输里程的运费单价乘以所需运送的货物的数量即可。用f1表示运输里程的单价，用c1表示运送货物的立方数，则短途公路运输的费用为f1×c1。此外参展物流的展品使用时具有不可替代性，安全要求很高，所以在运费里面必须加上保险费，即便参展企业已经为展品买了保险，但是在核算成本的时候，还是应该把物流保险的费用考虑进去。

装卸费等于装卸单价和货物的立方数的乘积，用l1表示装卸费的单价，则装卸费用可以表示为2×l1×c1。仓储费的计算方式比较复杂，一是因为各参展企业集货的时间不一致，有的货物需暂时在仓库中保管而有的不用；二是存储的时间也不一样，因此在考虑仓储费的时候应该综合考虑各个因素，折中核算仓储成本。此外需注意的是，如果有仓储这个环节，必然多产生一次装卸费用，在计算成本时不仅要计算仓储保管费，还要加上一次额外的装卸费用。用w1表示仓储费的单价，t1表示存储的天数，用a1表示各影响因素的系数，则仓储费用可以表示为a1×（w1×c1×t1+2×l1×c1）。

包装费包括对展品进行分类、包装、贴标签等服务项目的成本，用p1表示包装费的单价，则包装费可以用p1×c1表示。

装货港的全部费用用F1表示，则:

F1=f1×c1+2×l1×c1+ a1×（w1×c1×t1+2×l1×c1）+ p1×c1

2.干线运输

干线运输费用是整个运输费用中最主要的组成部分，由装箱、运输两个部分构成，如果是海外参展还要加上报关。装箱的费用是装卸的单价和货物的立方数的乘积，用l2表示装卸费，c2表示运输的货物，则装箱的费用是l2×c2。假设展品的报关报验按票进行结算，用c＇表示每票报关费用的单价，用b2表示票数，则报关费为c＇× b2。

展品的干线运输方式很多，一次展览中往往既要用到海运，又要用到空运，有时还可能用到铁路和公路运输，因此物流服务商在考虑成本的时候应当综合考虑多种运输方式的成本构成。一般说来，海运是最经济的运输方式，在实际操作的时候，应该合理选择运输方式，控制成本。采用海运集装箱的方式运输，成本按TEU计算，集装箱的规格尺寸相对固定，可按照每TEU货物约25～30m3折算。铁路运输和公路运输可按体积计费，用f2表示海运（集装箱）、铁路运输或公路运输的单价，c2表示货物体积，则这部分费用可以表示成f2×c2。空运费一般是按重量计算，用f2＇表示空运费的费率，w2表示运输货物重量，则空运费为f2＇× w2。

用F2表示干线运输的全部费用，则：

F2=l2×c2+ c＇× b2+ f2×c2+ f2＇× w2(www.daowen.com)

3.卸货港短途运输

卸货港费用包括目的港清关费用和码头产生的费用、拖车费用以及仓储服务费用。参展企业在这个项目中需要注意的是，目的港的服务如果是由物流服务商的分支机构或代理提供，此时代理费也要算在这部分成本里。

多数情况下为保证目的港清关工作顺利进行，物流服务商会外包清关业务，不仅可以使清关工作尽早完成，还可以使物流服务商能争取更多时间安排后续工作。但在这过程中，参展企业和物流服务商双方都应派遣专人跟踪目的港清关进度，保证遇到问题时能及时反馈，迅速解决。如果企业是国外参展，清关业务外包，目的港的报关报验及其他码头费用可以采用包干的方式，全部外包给国外的代理，这部分的费用用F3表示。

4.展馆的现场服务

展馆现场服务费用大体上包括展馆现场的机力、人力的费用，照明灯具、运输通道、作业平台、拆包装和重新包装等工具的租金。

根据服务的性质，现场产生的费用分两部分，一是租用工具的费用，二是雇用人力的费用。租用工具的费用支出按时间计算，以天数或小时结算。虽然人力费用也是按小时计算，但是由于地域差别和国家差别，这部分费用相差较大，这两部分的总和用F4表示。

5.回程运输

回程运输的费用支出包括现场撤展、重新包装、垃圾处理、现场清理、回程订舱等。

撤展和布展服务费用相差不大，包装和垃圾清理可以按照立方数计算，这部分费用计为f＇。回程的订舱费用也折算成立方数，用f5表示回程运费的单价，c5表示回程运输的货物数量，回程运费可以表示为f5×c5。撤展和回程运输的运费表示为：

F5= f＇+ f5×c5

以上五个部分是企业参展物流最基本的程序，所产生的费用也是参展物流最基础的费用，参展物流总费用支出用F表示，则：

F=F1+F2+F3+F4+F5

参展企业在对参展物流基本费用支出有了大体了解的前提下，与物流服务商再进行沟通协商，不仅可以提高双方的效率，也可以避免信息不对称而带来的损失，避免支付额外的费用。