通常团体必须将自己的工作结果告知公众，公布的形式很多，可以是报告、系列发现或推荐书等。团体领导者或由团体推选的代表可能需要向母组织、政治团体、有相关社团代表参与的公开会议，或是其他形式的公共集会提交团体报告。这些公众聚集地的听众也可能成为团体报告讨论的参与者。这些公开陈述(public presentations)涉及三个阶段：计划、组织和陈述。在下面的讨论中，我们将突出团体在每个阶段必须作出的不同决策。接下来，我们介绍团体陈述的一个典型场景：公开会议。

计划阶段

团体在得知要做陈述的那一刻起，计划就开始了。面向听众发言，要求你对即将到来的发言场合进行预先评估。你需要考虑的一些最重要的评估领域有：团体的听众、场合、你的目的、你的主题、团体成员的优势和局限性，以及后勤保障。陈述是否卓有成效并令听众满意，取决于你最初的陈述需求评估是否做得好，以及你在贯彻执行自己的准备工作时是否仔细。

你的听众

公开陈述并不仅仅涉及团体对听众陈述的内容。成功的陈述会让听众感到自己是重要的，而不仅仅是用来装点门面的。毕竟，你是要把团体的工作结果汇报给某位对听取你的发言有利害关系的人。对团体和听众而言，好的听众分析有助于创造一个舒适的发言环境。

听众分析是一种系统性方法，可获取尽可能多的有关听众信息。听众从他们各自的角度处理他们在陈述中听到的材料，如我们在第二章中讨论的，了解听众如何理解你在陈述中涉及的材料，对帮助你调整陈述从而做到最好至关重要。拿工程师来打个比方，他们可能要向客户、同行、下属、当地或联邦机构等做陈述。这就要求他们能以多种不同方式传达主要观点。如果听众对你的主题一无所知，你需要以最基本的事实为中心，清楚地传递背景信息；如果听众对主题的背景有所了解，但对你要讲的材料却很陌生，那你就需要解释为什么你提供的新信息和他们相关，以及他们为什么应该关心这个主题。如果听众对你的主题持反对态度，那你就需要创造自己和听众的共同立场，并从听众的角度对你的主要观点进行阐述。例如，如果你计划赞成大麻的药用，而你的听众则反对使用毒品，那你就必须以某种方式和听众建立联系。一种做法可以是先谈谈大家都如何重视为自己的挚爱提供好的医疗保健的问题，然后，再把你的要点与那些价值观联系在一起。听众极少会跟准备该陈述的小团体感觉一致、思维一致，所以为了让你的陈述巧妙地贴近听众的视角，就有必要对听众的视角有所了解。

有些听众也许并不是自愿出席公开陈述的。例如，你的同学可能是被要求去听你所属团体的陈述。但是不管怎样，你的任务都一样，即，了解听众，任何事都不要想当然。你不想让听众感到乏味，也不想讲得过于高深。听众是否自愿参加，会影响你如何陈述信息以及做陈述时的热忱。你对听众越了解，就越能将他们引入到自己的陈述中来，就越能让他们觉得自己重要。

选中你的原因

为什么让你来陈述团体的工作结果?谁请你的?通常邀请你的人能帮助你了解听众和该场合的详情。如果是课堂陈述，跟老师沟通一下陈述的特定要求以及在陈述过程中如何利用教室的问题。如果不是课堂陈述，搞清楚能否去看一下发言的地方以适应场地。问一下要到场的人数。还有其他人发言吗?你对周围的环境可控吗?搞清楚要你发言的原因以及有没有一些特定目标需要你去完成。

你的目的

清楚地了解你努力的目的是任何有效陈述的关键一步。如果你不知道自己在干什么以及为什么要这么做，听众怎么能搞得清他们该如何对待你所提供的信息呢?许多公开团体陈述是为了教育大家和传播信息。例如，如果你们大学的校长召集了一个学生工作小组调查如何最好地改善学生与社团的关系，可能要求你向校长和市议会汇报你的发现。你的目的主要是通报信息。而另一方面，如果你负有实施某解决方案或提交一份建议的任务，那你的目的就是说服性的。说服性陈述涉及明确地号召听众采取行动。如果团体陈述只是小组讨论进程的一部分，往往兼具通报信息和说服别人的目的。你向听众告知问题，试图说服他们以你的方式思考解决方案，并以号召行动结束。

你的主题或话题

有时计划最难的部分在于弄清如何开场。听众、场合和你的目的都是帮助明确你的特定主题和相关子话题的因素。你往往不能提供在项目执行期间收集到的所有信息。有时，邀请你发言的人或机构备有议程用来指导你选择主题。对你的发言可能有结构要求和时间限制，或者你只是简单地被告知“帮我们补个空档吧”。把你的这些参数最大效益化；新手报告人往往陈述太多的信息，结果时间不够用，导致他们在听众那里失去可信度，或者完全失去了听众。

成员的优势和担心

了解并体谅团体成员在做口头陈述时可能遇到的困难，这有助于你组织并发展陈述。哪些成员对特定的主题知识渊博?团体有哪些人脉?做过什么研究?成员对主题和陈述持什么态度，有什么感觉?成员中谁最擅长发言?评估过团体成员的强项后，决定由谁来做什么主题的报告就容易多了。此外，如果陈述之后还有问答环节，你可以决定谁最有资格回答听众提出的问题。

团体也需要谈谈成员对做口头陈述的担心。团体中的最佳写手不一定是最好的陈述发言人，在团体内安静的人也许实际上喜欢在更多的观众前发言。另一方面，在较小的团体中感觉自在的成员也许在大的场合下会感觉受到了威胁。领导者不一定就是带头作报告的最佳人选。焦虑是正常的，团体成员以不同的方式体验焦虑。知道并理解某位团体成员在公开交流方面的困难，这会让你的团体想出由一对成员而不是一位成员做陈述的策略，该策略可以把焦点从某一个人身上转移。口头公开陈述也要有一定的幕后工作，可由不太愿意发言的成员完成。

后勤保障

在接近计划阶段尾声的时候，你的团体应该知道做陈述需要些什么。你要随身携带什么装备?使用视觉辅助工具吗?为了恰当地使用视觉辅助工具，你需要设备吗(如电视、录像机、笔记本电脑、幻灯或高射投影仪、音频播放设备等)?发言人经常忘掉类似胶带的简单东西，结果要担心海报会不会掉下来挡住陈述内容。别指望你的老师、听众或联系人向你提供你所需的物品。你要明白自己需要什么设备以及谁会带这些东西，切记：有备无患。

如果你的团体是个社区团体，你们调研如何为年轻人创造更多安全聚集的社区空间，现在你准备为市长和市议会陈述你们的建议。如果你的团体还没有尽力搜罗最新的手册、宣传品、(印有信息的)徽章、气球、情况说明书和其他与你的陈述相关的信息，就会让你的陈述减分。而你们的建议中提及的其他社团组织可能非常乐于提供有关该主题的最新专业信息。

团体口头陈述的类型

一旦完成了陈述评估，作为团体你们必须决定哪种陈述模式与你们陈述的目的和场合最相配。很多模式都允许表达不同的观点，之后常附有听众的评论和提问(见表B.1)。

表B.1　团体陈述的类型

专题小组讨论会

专题小组讨论会是一种公开陈述，在会上，当着一批侧耳倾听的观众，代表不同观点的成员构成的小团体就某个重要问题展开非正式的讨论。例如，讨论的主题可能涉及流产法规、校园泊车拥堵的解决方案、如何解决社区的固体废料问题、社会对犯罪受害人的责任问题等。小组模式常常是课上老师要求学生把所在小组的最终报告向全班陈述时所选择的模式。

团体可以多种方式参与专题小组讨论会，团体也有可能被要求计划并执行一个完整的专题小组讨论，在这种情况下，整个团体必须做调研并提出关于该主题的所有相关观点。更典型的是，已知支持某一观点的团体会被要求选出一位代表与其他观点的代表成员一起参与专题小组讨论。讨论会的主持人(moderator)负责协调讨论，防止讨论过于松散，确保所有的观点都能得到表达。参与者既要对讨论的问题十分了解，又要能清晰地表述自己或团体的观点。专题小组讨论时一般要遵循议题大纲，但大家的发言是相对即兴的。除了要对讨论的内容达成一致之外，成员不需要对其他任何事达成一致。通常紧接着的热烈争论会是一场充满热情的智力大碰撞。专题小组讨论非常适用于综述一件公众关注议题的不同观点。CNN和C-SPAN在他们的节目中常有这样的讨论。

专题小组讨论和其他的公开讨论要求有特别的实际安排和各种准备。首先，为了促进直接互动，应保证所有的讨论者一直能看见对方和观众。讨论会成员在观众前坐成半圆形，主持人不是坐在一头就是坐在中间；这样大家彼此之间以及和观众之间能有眼神接触。第二，讨论者应该坐在桌子后面，最好前面有个什么东西遮挡一下。以开放的V字形摆放的两张小桌子就很好。第三，每位讨论者面前摆放一张大名片。第四，如果需要的话，应配有足够多的麦克风，但不应给讨论者发言带来妨碍。在大型集会中，如为了方便观众提问需要地麦，地麦的摆放位置要有讲究，并应向观众说明如何使用地麦。最后，直观地显示正在讨论的主题或问题，均有助于保持讨论的组织性。

专题小组讨论会的讨论大纲可以有好几种模式，这里描述一种常见模式。主持人应提前要求讨论参与人提出要讨论的问题和子问题。主持人将其汇编成一份大纲草案供自己使用。讨论人应提前拿到一份大纲复印件，以便他们有机会进行调查并考虑对每个问题的可能回答。

主持人要准备一份特殊大纲在专题小组讨论中使用。这份大纲由开场白、按序排列的待讨论问题，以及一份计划好的结论构成。主持人扮演的角色就是充当谈话的交通警察，指挥讨论的流程。主持人对专题小组讨论团体提问，确保每位讨论人都有均等的发言机会，阐明含糊不清的言论或者请求讨论人阐明含糊不清的言论。他们不直接参与争论，主持人总结每个主要话题，或让讨论参与人总结每个主要话题，以便确保讨论按大纲的要点进行。

研讨会

与专题小组讨论会相比，研讨会结构更紧凑。在研讨会上，主题被分成几部分，每一位讨论人就主题的一部分进行不被打断的发言，从而取代相对更自由的观点交流。研讨会的目的与专题小组讨论会相似：就一个重大议题启发观众。2001年9月11日，在纽约世贸中心被袭后，州长George Pataki、市长Rudolf Giuliani，以及其他纽约高官们以研讨会形式举办了一场新闻发布会，向公众发布关于最近恐怖袭击的信息。纽约和世界各地需要以快速、可控的模式获取信息。研讨会让每个陈述人在不受干扰的情况下提供信息。绝大多数研讨会和专题小组讨论会之后都设有论坛，让观众向研讨会和专题小组讨论会的报告人发问，也让发言人回答问题并就彼此的陈述作出评论。纽约市的新闻发布会后，记者可以向每个报告人提问，也留给报告人从自己的专业背景进行回答的时间。

由于研讨会通常展示了问题的历史和背景，且具有提供信息的性质，学生们常把研讨会作为小团体项目的一部分，并安排在前期举行。一个研讨会的常见程序包括三步：首先，选定主持人陈述发言人和主题，并在研讨会结束时给出结论。第二，选定小组专家就议题的不同方面进行陈述。因为每个人的陈述都不会被打断，要确保发言者的陈述不会出现重复。第三，像准备专题小组讨论会一样做些适当的实际安排。

论坛讨论

有时团体在人多的场合下作报告，听众可以提问或就团体的工作表达观点。论坛讨论(forum discussion)指的就是观众以一种有组织的方式与报告人进行的言语互动。论坛也指很多人聚在一起举行的讨论，例如大学职工会议或城镇会议。往往在论坛之前会有专题小组讨论会或研讨会，应事先告知观众在这些公开陈述之后设有论坛，这样他们可以想一想自己要提出什么问题或作出什么评论。麦克风通常安置在关键位置上供听众使用。有时，要求观众以书面形式将问题或评论交给主持人，由主持人在现场大声宣读，随后请专题小组讨论人或被采访人回答问题。

要想成功地举办论坛，就要有严格的程序控制。主持人应当控制论坛，确保讨论对所有参与者都是公平有趣的。以下的指导方针能确保论坛讨论的公平，同时还可以避免讨论停滞在某项议题上。

在陈述专题小组讨论会或其他项目时，宣布讨论会设有论坛或问—答环节。这样，听众会对自己要提的问题和要发表的言论事先进行思考。

说明是否只允许提问还是既允许提问又允许评论。

在观众参与环节之前，宣布明确的规则以确保所有人都有平等的发言机会。例如：

●举手并等示意你发言后再发言。

●在每个想发言的人都发言后才能再发言。

●评论或问题要么针对某一位讨论人的，要么是针对整个讨论小组提出的。

●评论应限制在____秒之内。

●发言声音应响亮，以便大家都能听到，或者上台使用落地式麦克风发言。

告知观众论坛是否有确定的时间限制，并严格遵守时间。

如果观众很多，有系统地从会议厅的不同部位请人发言。

鼓励不同的观点，可这样发问：“有人希望提出和我们刚才所听到的观点不同的吗?”

如果一个问题大家没听清，请再说一次。

如果一个问题表达得不太清楚或太长，可以按照让提问人满意的方式复述问题。

当分配的时间快用完的时候，提醒听众只能再提一到两个问题或评论。

如果没人发问，等几秒钟后，再进行议程的下一项。

在最后一个问题或评论之后，进行简短总结并感谢大家的参与。

组织阶段

该阶段的成功依赖于成员间良好地互动和倾听。过分依赖某个人牵头并指望他/她计划和组织整个陈述，往往效果很糟。在每个阶段，都需要整个团体讨论准备工作和后勤工作。组织阶段的焦点是分配职责，选择合适的口头和视觉材料，并组织陈述。

分配职责

在对团体成员的优势和局限性进行评估之后，整个团体有责任弄清怎样才能将每位成员的能力与陈述的需要相匹配。如果你在这个关键时刻不畅所欲言，可能就会被分配去承担你没准备做或不喜欢做的事情。把陈述的子话题和成员背景及专长相匹配。如果你在组织一个关于校园停车问题的陈述，你会怎样选择谁说什么内容呢?例如，数学专业的人可以谈论资金问题；历史专业的可以介绍问题的详细来龙去脉；设计专业的可以准备引人注目的视觉辅助工具；而传播专业的则可以调查学生和管理者对你们分析的反馈。

一旦团体分配好发言人职责，你们需要明确每项任务的负责人：谁负责获取口头和视觉辅助工具?谁安装电视/录像机或笔记本投影仪?谁控制灯光和音响?谁确保发言环境的安排符合你们的陈述模式?如果需要外部发言人，谁负责联系?谁做主持人?主持人还有其他职责吗?如果要求有跟进，谁是团体中的联系人?需要列出每项职责并明确其负责人。职责的分配应事先计划，不能在陈述当天临时决定。

收集口头和视觉材料

口头材料

确定好职责分配之后，就可以开始全面着手讨论的每个部分了。如果你已经花时间研究并分析了一个问题，你现在必须对自己到底要陈述多少内容作出选择。千万别照本宣科，那是不尊重听众。你必须将材料组织成一份清晰而富有逻辑性的口头陈述。如果存在信息沟(information gap)，必须想办法弥补。下面列出在有效的陈述中常用的几种口头支持材料。

●事例：事例可以是详细的事实例子(如，真实虐待受害者的完整故事，包括对话、姓名和日期)、未经渲染的事实性例子(如，一份有儿童劳工法案的国家名称清单)，也可以是假设的例子(如，考虑到一定的通胀比率，10年后美元将值多少钱)。你必须清楚需要几个例子以及哪些类型的例子才能说服听众。

●数据：数据是用来解释或支持你观点的数字和量化。听众很容易被数据弄糊涂，所以你的数据一定要清楚而有意义。如果发言者仅仅指出一个国家的面积是20万平方英里，听众可能很难想象出这个国家的面积到底有多大。这个时候，做一个比较则更有帮助，比如，该国的面积大致相当于加利福尼亚州加上俄勒冈州的面积。

●证词：在某些问题上有些人是公认的专家。为了支持你的立场，你可能想直接引用或复述这些专家说过或写过的内容。如果需要引用专家证词，应该选择那些你认为对观众最有影响力的专家。如果观众分析表明听众对某些观念先驱者特别信任，确保你在陈述中引用他们说过的话。当然，你也可以安排邀请他们做嘉宾。

其他人也能提供普通证词和名人证词。普通证词是由普通市民提供的证词，而名人证词则来自知名人士。假如你陈述的主题是白头偕老的婚姻关系秘诀，就可以使用几种不同类型的证词。也许某位成员结婚50年的父母愿意发言；当然，你所在学校里著述颇丰的婚姻和家庭交流专家也有可能提供你需要的材料。不过，切记：名人之“名”既有“好名”亦有“臭名”。

视觉材料

你应该使用什么样的视觉材料帮助自己澄清口头信息并引起听众的兴趣呢?视觉辅助工具能帮助听众记住你的要点，但是，使用视觉辅助材料时一定要谨慎(见表B.2)。律师们十分清楚视觉辅助材料的作用，他们清楚地知道口头证词配上视觉辅助材料可以引起陪审团更多的关注，并帮助他们更好地理解技术要点及记住更多信息。人们至今还在谈论Johnnic Cochran在法庭上为O.J.Simpson辩护的一幕：Johnnic Cochran将皮手套塞到O.J.Simpson的手上并反复地说：“要是手套大小不符，你肯定是无罪的。”这一幕极其有力，极有可能影响了陪审团的裁决。想象一下你听着最喜欢的电视节目却看不到画面的情景，这足以让你感受到视觉材料到底有多重要。的确，视觉想象十分重要，在利用视觉材料方面，你的团体可以有以下几个选择。

表B.2　使用视觉辅助工具的简单规则

●实物：如果你谈论的实物足够小，可以随身携带。笔者曾有学生在展示一次标准的兽医检查时带上了她的两条达克斯猎狗。小狗们很乖，是有效的视觉辅助工具。如果你谈论的实物太大，可以带上一个模型或一幅图片。

●模型：你所谈论实物的模型也可以精确地向观众展示你所指的是什么。例如，曾有学生使用小型骨架模型来说明骨头是如何相连的。

●图片或录像：一张相片、幻灯片或一份录像带都可以将观众的注意力吸引到主题上。Doppler雷达图像用时间延滞的画面有效地显示了加利福尼亚99号高速公路上空的空气污染，让观众实际观测到污染的移动。不论是用投影仪还是用Powerpoint播放的幻灯片，都应进行预演，以保证图片会按照你的要求和顺序正确播放。

●地图：不要认为你的小团体知道一个城市的位置就想当然地认为观众也知道。地图可以提供快速参考，还可以显示相对位置。使用地图时，要保证观众能看得见地图。

●透明片：把陈述大纲写在一张透明片或幻灯片上，这样在展示图片的时候你就可以和观众交流。图片要简单，信息、花哨字体或特效不要太多。只提供必要信息作为陈述的线索——切忌朗读透明片的内容，这样会让听众感到百无聊赖。

●图表：图表可用来展示数据。你的报告中可能包括各种需要总结以备发言使用的统计数据。图表提供了陈述这种信息的精炼方式。展示图表时，要确保向听众解释如何理解图表。不同类型的图表，如饼状图或柱状图，能显示出对比。(www.daowen.com)

●材料分发：许多视觉辅助工具可放在分发的材料上。通常发言者在做PPT陈述时会发给观众一份PPT陈述的硬拷贝，这样大家可以边听陈述边做笔记。不过要小心——搞得不好的话，观众会关注你发的材料，而忽略你的陈述。

●板书：人们在陈述中仍然会使用板书，尤其是在没有视频和PPT展示技术的教室里。人们用板书来同步阐释正在谈论的问题。当你在板上罗列信息时，不应该让观众干等着。此外，在板书时，发言者是背对着听众的，而透明片和PPT幻灯则可以让你在面对听众时展示信息。

●多媒体：各种不同类型的计算机演示软件很多，例如Microsoft PowerPoint和Adobe Persuation。这些都能帮助你把自己的陈述“装扮”得十分专业。你可以选择使用任意多种方式演示口头和视觉材料。此外，还可以上网进行在线演示，甚至播放视频片段。如果你选择使用多媒体演示技术，请确保你的发言场所备有你所需的设备(电视显示屏、有计算机-投影仪的桌子或液晶显示屏等)。

组织材料和陈述

组织材料和陈述就是要向听众勾勒出带领他们跟随陈述的路线图。和所有的地图一样，必须标明方向，使听众明白你会怎样以及为什么这样带领他们贯穿整个主题。专题小组讨论会和研讨会的每个发言都应该包括开场白、正文和结论(见表B.3)。如果陈述是以书面团体报告为基础的，你可能可以使用书面报告中的组织结构来引导自己的口头陈述。

表B.3　有组织的陈述大纲

开场白

开场白有三个基本要素：吸引听众的注意、制造需求和预告或陈述中心思想。首先，要让观众想听。吸引听众注意力的方式很多，包括幽默、提问、一句引人注意的话、一段引人注意的引用，或者一个小故事(见表B.4)。

表B.4　获取观众注意的方式

开场白的第二个基本部分是制造需求。在吸引听众注意之后，可以简要地告诉听众为什么他们需要你们提供的信息或为什么他们能从你们提供的信息中获益。你可以直接告诉观众你的报告与他们的生活如何相关，以及他们将如何从你的报告中获益。例如，如果你的主题是“校园书店令人发指的书价”，就可以告诉听众如何才能省钱。当然，也可以间接地向听众暗示他们的需求，比如，因为这个主题十分重要，每个人都应该对它有所了解：“社会安全的改变会影响到我们所有人，不拘老少。”

一个好开场白的第三个因素是说明和预告中心思想。告诉观众你具体要讲什么。就像一份地图，中心思想向听众指明前进的方向，让他们更容易跟上你的要点。可以用数字连接词(例如，“第一”，“第二”，“第三”)让听众知道一共有哪几个要点。

正文

正文是你发言的主要部分，在正文中，你会实际地讨论主要观点。陈述观点的模式应该便于听众识别各观点之间的关系。从一个观点过渡到另一个观点时，请使用过渡陈述来保证陈述的流畅。

●问题—解决方案：该模式的逻辑与团体问题分析中采用的逻辑相同(见第九章和第十章)。这种模式常用于说服观众接受某种建议。该模式包括描述问题、讨论历史和证明解决方案的正当性。你也可以使用这种模式向观众介绍某个已经得到解决的问题。

●时间顺序：按照时间顺序表述。该模式适合谈论如何做某个东西、解释某个历史事件，或介绍某个程序的步骤。

●空间顺序：按照空间顺序表述，该模式适合描述空间的位置。如，向听众介绍加利福尼亚的最佳滑雪区时，可以使用地图从北向南介绍。

●因果顺序(从因到果或从果到因)：该模式适合解释事情的前因后果。如，解释为什么亚洲禽流感从鸟传染到人，然后影响成千上万的人。当然，也可以从果到因进行反向陈述：先说明结果，然后解释原因。

●主题顺序：根据主题的内在构成部分或其关键构成部分组织陈述。如，美国政府系统由三部分构成：行政、立法和司法。然后，再按顺序讨论每个构成部分。

没有哪种组织类型是唯一正确的，我们可以把不同的组织类型相互结合使用。不过，请注意，无论使用哪种类型，都是为了把问题讲清楚，而不是让听众越听越糊涂。此外，要记住观众可能并不会以你的方式思考。选择最有效的模式，其实就是让主题的特点与观众的特点相匹配。

结论

如果你的目的是提供信息，请总结一下你的要点。你希望观众记住什么?总结和开场白类似，但应该更具体。

如果你的目的是说服，那么这是让听众情绪上投入主题的最后一次机会。请利用这次机会再次与听众连接、提出挑战或帮助观众看到他们采取或不采取行动可能对事态产生的好或坏的影响。

陈述阶段

调查显示，很多美国人对在公开场合发言的恐惧胜过对蜘蛛、蛇甚至死亡的恐惧。你也许因为想逃避“让你怕得要死的发言”而去选修团体沟通课程。但是，作为团体成员，你还是会面临公开发言的问题。在你的职业生涯中可能也需要你多次在委员会或更多人面前发言，所以，现在就努力克服这种恐惧才是明智之举。以下建议可以帮助你克服公开发言的恐惧。

检查你的语言

发言者常常忘记：写完发言稿只代表万里长征仅仅走了一半，发言本身同样重要。发言者如果努力想让听众感到有倾听、参与和采取行动的迫切需要的话，就必须能有效地使用语言。与观众交流应娓娓道来，就像在好朋友面前说话一样，避免干巴巴地使用一种声调或朗读的方式。通常，发言者应努力追求一种清晰、生动、恰当的风格。

“清晰”就是要求语言具体而不是模糊抽象。比如，你解释自己昨晚看见Ed“在街上迎面走来”与你说自己看见Ed“踉跄”或“慢腾腾地”或“跌跌撞撞地”或“三步并作两步”迎面而来是不同的。清晰还体现为使用听众听得懂的词语，避免使用难以理解的术语。

生动的语言会吸引听众的注意力。使用形象的语言、重复和强调都会让你的陈述更加栩栩如生，并帮助观众集中注意力。想了解重复和形象语言的有效使用，不妨听一听马丁·路德·金的“我有一个梦想”。

确保所使用语言适合你面对的听众和场合。比如，正式的课堂陈述中肯定不应该充斥着粗言秽语，除非你是特意使用这种语言阐释某一观点。

大声练习

口头陈述有四种风格各异的方式：按照发言稿陈述、背诵、即兴陈述或事先有准备的脱稿发言。

如果你把自己要陈述的所有内容都一字不落地写成发言稿，陈述的时候就不太可能有什么遗漏。但是，这样也会让你过分依赖发言稿并忽视对听众的关注。你很可能注意不到自己的陈述如何与听众产生共鸣(或不产生共鸣)。如果你决定按照发言稿发言，就需要在材料上下足功夫，以便与观众形成一种自然的联系。

你也可以背诵陈述的内容。这样也不太会漏掉什么内容，并能和听众保持眼神接触。但是，却必须多多练习，这样，即使出现临场忘记的情况也不会发慌。此外，发言时应尽量表现得自然，而不能像个只知道背诵的机器人。请注意：眼神接触本身并不能确保听众认可你本人或对你的材料感兴趣。你还要表现自如、娓娓道来。

即兴风格是指随口陈述。发言者并没有事先准备发言稿，也没特别准备，而是以自己的知识和专业领域为出发点侃侃而谈。论坛讨论中团体成员常常因为回答观众问题做即兴表述。此外，专题小组讨论会也可能是即兴的，因为专题小组讨论成员在回答主持人的提问时，身边可能有也可能没有笔记。专题小组讨论中之所以请专家到场就因为他们有专门知识，而这是他们回答提问的基础。但是，如果发言者从一点婉转阐述到另一点的话，即兴表述听起来就可能缺乏紧密的内在联系。即使发言者无法为即兴发言做特别的准备，还是可以事先做一些温习。此外，优秀的即兴发言者往往都深谙此道。

事先有准备的脱稿发言也是一种最常见的发言形式。比如，你的导师要求你们在课堂上做的陈述大概就属于事先有准备的脱稿发言。你不需要写发言稿，而是准备一份包括陈述要点的大纲，笔记越少越好。根据大纲的要点，你每次所做的陈述都可以是不一样的。对于经验丰富的发言者而言，做到在与观众进行对话和灵活调整自己陈述的同时，也能进行有效的陈述。

一旦选定了表述的方式，就要大声练习发言。只在脑子里把发言过一遍的确比实实在在把发言说一遍更省事，但是，听到自己的发言还是很有必要的——在自己脑海中可以脱口即出的话一旦大声说出来就可能变得像绕口令般拗口。笔者的一位同事曾有过一次尴尬的经历：当时他想说“needy(生活艰苦)的学生”，结果说成了“nudey(裸体表演)的学生”。他努力尝试了三次，想说出“needy”，可舌头就是不听使唤，最后只好改口“impecunious(贫穷的)”。如果是团体陈述，那么个人和团体都要练习。还应该找出时间一起练习，注意发言者之间如何交接，其他人发言时你怎么做，一旦有人忘了说某件事时大家应如何提供帮助等。在团体陈述中，表现连续性和一体性是具有挑战性的工作，需要进行排练。此外，为应对任何可能突发的设备故障，提前计划也很重要。未雨绸缪，准备好无论怎样都能把陈述进行下去。最后，做好备份方案以备不时之需，如某位团体成员临时缺席但又无法调整发言时间等。不要设想你可以重新安排陈述时间，而是做好不论怎样都要把陈述进行下去的准备。

做一个善于倾听者

公开场合发言这件事并不仅仅涉及发言——还涉及倾听。当他人或其他团体做陈述时做一个尊重他人、认真倾听的听众有助于为大家创造一种适宜的氛围。也许我们当中很多人之所以害怕发言，是因为我们知道身为听众的自己在别人发言时表现得有多糟糕。

通过小组漫谈会邀请公众参与

团体工作公开陈述的组织者经常决定增加一个环节，允许听众对听到的内容进行讨论。小组漫谈会(Buzz Group Session)就是一种常见的形式。在小组漫谈会上，众多听众被分成许多小组讨论同一个问题或事宜，这样，大团体中的所有成员都可以积极地参与讨论。有时，小组漫谈会可以用来形成一份问题清单，提请专题小组讨论会成员或研讨会发言人来回答。而有时，要求公众对听到的信息作出回应本来就是公开陈述的一部分。笔者曾有同事和肯塔基的500位教育界领导者一起为促进该州公共教育的最小基金会项目(Minimum Foundation Program)集思广益。组织者希望这个大团体能找到方法取得纳税人的支持，批准一项旨在根据当地学校的需要为其提供帮助的州税，这就意味着提高税收，而资金则会从富裕地区流向贫困地区。好几次，在听众听过专题讨论小组的初始陈述后，他们通过小组漫谈会想出了支持该项目的理由及便宜的广告和推广手段。小组漫谈会程序如下。

●主持人对全体听众提出一个明确、简洁的目标问题。如，可以采用什么手法在每个城市或乡镇的居民中宣传最小基金会项目?我们妇女联谊可以承担哪些帮助贫穷孩子获得口腔保健的新项目?支持(或反对)根据学生的特定专业来收取不同级别学费的理由是什么?

●众多听众被分成5人或6人一组。如果他们是在有固定座位的大礼堂里，可以每排按一、二、三报数，每三个人一组，转身与下一排的三人小组合成一组进行讨论。每组应有一份目标问题的复印件，也可以把目标问题张贴在房间前方的黑板上。

●按座位选定记录人(例如：前排左手边座位上的人负责记录)。

●要求小组在5或10分钟的时间里写下对目标问题的回答，答案越多越好。记录人记录小组成员提出的所有想法。

●时间只剩一分钟时提醒大家。如果听众的表现很投入，可以把时间再延长一到两分钟。

●小组用最后一分钟来评估自己的清单，决定是否需要删除某项，并对剩下的观点进行排序。

●此时，组织者可依据小组大小和整体会议目标选择进行一下步骤。

●请求每位记录人从清单上选择一个新项目在座位上进行口头陈述，循环进行。总秘书负责把所有陈述的事项记入图表。该清单可以交给一个特殊的子委员会处理，也可以复印并发给全组成员。

●每位记录人口头向发言人或专题讨论小组陈述各自完整的清单。

●收集所有清单进行整理，删除重复项，计算特定条目被提及的次数。在后续会议上将完整清单分发给全组或将它交给一个特殊的子委员会来处理。

这些常规的办法可以进行很多调整。如，可以规定小组的讨论时间超过十分钟，甚至也可以按照活动组织者提供的简要大纲进行。

公众会议

了解陈述的场合是准备团体陈述的一个方面。公众会议(Public Meetings)在我们的社会中无处不在，并且涉及我们到目前讨论过的所有类型的团体陈述。这些会议对组织会议的官员和参加会议的公众都是一种挑战。下面，我们一起讨论公众会议这一团体陈述的特殊形式。

公众会议或公开听证的目的是让大众或市民参与公共政策的制定。公众机构通常负责召集和管理公众会议。地方、州和联邦政府都有类似公众会议，通常由三个或三个以上的人参加，主要是讨论事情、评估选择、提供和获取信息、形成建议、审查项目和作出决策等。通常对这些会议感兴趣的听众包括市民团体、计划委员会、学校董事会、邻里联合会和城市规划委员会。读者肯定对这类会议并不陌生，也许你当地的市政会最近刚刚召集了一次公众会议，讨论市民对新规划方案或当地学校董事会决策的感受。例如，加利福尼亚的一所当地学校董事会就召开了公众会议，会议讨论是否应该结束以印第安部落名称指代学校运动队的传统。而另一个城市市政会就是否该在市政会会议开始前做祷告召开公众会议。

这类会议是美国参与型政府传统中的一部分。它们鼓励当地个人参与到政府决策中来，从而和公众分享权力，促进地方、州和联邦官员与民众之间面对面的联系。不过，这一目的是否达到了呢?有意思的是，不仅关于这些会议的研究很少，而且大家都强烈感到这些会议并没有达到理想目标。公众通常认为，这些会议之所以举行，仅仅是因为公众机构在法律上负有举行这些会议的义务，它们对公众的观点并不感兴趣。

公众会议通常以“DAD”模式举行。D(decides)是指由公共机构作出决策或制定政策，A(advocates)代表公共机构发起宣传活动来获得对政策的支持，然后才是D(defends)，即，请市民评论并同意该政策。公众被邀请参加会议，在会上做一个有时间限制的简短评论，然后被要求支持一项已经作出的决策。难怪许多市民团体认为举行这些会议只是走过场。

每天在各个层面都有这种公众会议召开，它们是解决政治问题的一个重要部分。公众会议其实就是一个必须举办好、且要办到令人满意的大型团体会议。此外，在这些会议上，有时也会要求小一些的团体举办专题讨论会、论坛和研讨会。如果你知道如何把这些会议变成更高效的公众解决问题活动，你就能改善这类公众会议。

当人们询问机构官员，要他们描述一下成功的公众会议主要由哪些要素构成时，他们的回答都反映出许多我们在有效公开陈述的三个阶段所勾勒的原则。

●计划公众会议。好的计划一定包括选择了鼓励参与的合适时间和地点，以及事先的充分宣传。因为会议是对公众开放的，官员们并不总能知道谁会到场以及为什么，因此，对参会者有所了解十分关键。会议必须有明确的目的和形式，必须预先准备并安排好何时使用视觉辅助工具，必须联系好需要联系的外部机构并安排好时间。必须预先排练，并为可能的问题做好准备。

●会议中。得力的主持人必须确保会议中心明确不跑题，并确保议题的方方面面都能得到陈述。会议的安排应紧凑但又能灵活应对会议中的各种意外情况(如主题的改变、参会人数超过预期、有组织的示威等)。与参会人员的对话是必要的，即使在会后也应鼓励。机构人员必须努力鼓励大家参加会议，如此可使参会市民的人数能具有代表性。

●会后。重要的是要向市民表明他们的评论怎样得到倾听并被采纳进决策。官员们还应表现出对与市民们保持联系的持续兴趣(如安排未来的会议、索要电话号码单等)，应感谢大家的参与。

一般而言，官员公布的对公众会议的满意度要超过公众实际对会议的满意度。为什么会出现这种情况?我们之前就已经告诉过读者，举行这些会议常常只是因为机构在法律上负有这样做的义务。此外，公众心里也清楚决策其实已经作出。如此，许多市民认为他们的评论对召开会议的机构无关痛痒，也就不足为奇了。另外，听众可能对表达自己对事情的想法和感受感觉不自在。他们之所以到场的原因很多：一些人只是想去看看自己的邻居对该议题有什么看法，并为他们提供支持。有时，出席会议本身就会让一些公众感到自己已经为某议题实际有所行动了。往往议题本身充满争议(例如，警察暴力执法和当地犯罪)，参加这样的会议本身恰恰为大众提供了他们迫切需要的信息。

传播学者巴内特·皮尔斯(W.Barnett Pearce)和V.克劳思(Vernon Cronen)开发了一种公众对话模型SHEDD来应对公众对公众会议的批评。这种模型利用一个得力的主持人来帮助公众的发言得到倾听，并将公众评论看作整体解决问题过程中重要且不可或缺的一部分——它尊重公众参与自治。

●开场。机构领导者即使不在现场也要致力于倾听事情各方的声音。受过训练的主持人积极倾听并总结参与者的评论，如此，不同的评论都能得到承认。

●倾听所有观点。会议的议题应能激发社区不同方面团体的兴趣。机构领导者应努力确保这些团体都能受到邀请并鼓励他们参会。

●丰富对话。允许随意发言和严格控制发言均无益于开放的讨论。受过训练的主持人会鼓励开放的对话，并帮助参与者达成此目的。

●对选择深思熟虑。机构领导者承认并使用他们在公众会议上听到的评论。他们在会议前没有先入为主的解决方案。总结公众会议评论并提交给决策制定人以形成更有根据的决策。

●决策并向前推进。和那些认为自己被忽略或摒弃的公众相比，提出的观点和见解被决策制定人所采纳的公众更倾向于遵从决策。

公众会议在政府的各个层面每天都在进行。作为未来的职场人，你有可能作为听众或机构官员参加一次或多次会议。你作为团体成员培养的技能、你对团体动力的洞察力等，这些均可帮助你组织和运作各种类型的公开陈述。开会未必一定是一种不愉快的体验，它可以成为我们生活中最有益的经历，也是公众政策不可缺少的一部分。

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