行政备案广泛存在于行政规制的各个领域，对于不同的主体而言，行政备案具有不同的意义。明确行政备案这种规制手段所能发挥的作用，有助于我们确定行政备案的边界。

对于行政机关而言，行政备案的意义有三：其一，行政决策的参考。信息是行政决策的依据和基础。行政信息纷繁复杂，变化多端，单靠行政机关自身的力量是难以及时、准确掌握的。如果行政机关在行政信息不准确、不全面、不及时的情况下盲目决策，可能导致行政决策失误，甚至违法决策。比如，通过劳动合同的登记备案，劳动与社会保障机关就可以及时掌握就业情况，以便于科学地制定针对当时就业形势的政策。其二，行政备案获取的信息是后续监管的基础。任何行政执法都必须具有事实依据，而事实依据的获得离不开信息的收集。现实中，行政机关获取行政信息的方式是多种多样的，其中行政备案是行政机关及时、高效获取经济信息、社会信息和管理信息的重要方式之一。将通过备案收集到的信息汇总，经过科学的统计分析可以让行政机关准确掌握相应的事实情况。因此，行政备案的主要功能就是收集信息，存档备查，掌握行政相对人的有关动态，以利于行政机关进行监督。其三，监督备查。不同于事先的监督方式，行政备案通过事后的监管来实现监查功能，行政主体对市场和社会的介入程度既不如行政许可、审批那么高，也不是完全的无所作为。行政机关通过对公民、法人或其他组织的社会事务、经济事务进行必要的备案监督，排除其可能对社会、个人带来的危险，或者对产生的不利后果进行补救，以维护社会秩序和公民、法人或其他组织的合法权益。而且这种功能用较少的行政成本就可以实现，形式上是被动的信息收集，实质上是监督以备需要时审查的一个步骤，也可以促使备案事项中的相关主体自觉的依法从事相关活动。(www.daowen.com)

对于社会公众而言，行政备案具有信息披露和公示价值。行政机关在某些情况下将备案的信息予以公布，供社会公众了解。例如，《商业特许经营管理条例》第10条规定：“商务主管部门应当将备案的特许人名单在政府网站上公布，并及时更新。”特别是对于有利害关系的人而言，通过查询有关的备案信息，可以提供参考。