分配时间计划：实现更高效工作的诀窍

分配时间的诀窍

如何让每天能做更多的事？为了探索这个秘密，我着实花了好几个月去研究才有所发现。一开始，当我致力于如何更好的使用时间时，我询问很多成功的人士他们成功的秘密究竟是什么。我还记得很早我就和加州标准石油公司的副总裁一起讨论这个话题。他说：“噢，我有一个‘立即实施的任务清单’。”可是我把这只当作耳旁风，随后就忘了，对他那番话的重要性也根本不以为然。

第二天我去了一个大城市做有关时间管理的讲座，中午和一位商人共进午餐。谈到这位商人，可以说整个这座城市都是他的：燃气和照明公司主席，5家生产制造公司总裁，在十几家其他企业中有他的股份和势力。不论从哪个角度看，他都是一个成功的商人。我还是问了那个老问题：他是如何管理利用时间，才能做到更多的事。他说：“那还不简单，我总记一个‘立即去做任务清单’。”不过他的这个单子与众不同，他告诉我这是他的游戏。

早上第一件事，他会列下今天要办的事情，晚上他会核对一下早上列出的单子上还有多少事情没做，然后给自己打个分。他的目标是“无一漏网”，那就是每一件事最后都划掉了，完成了。

他玩这个“完成任务”游戏的时间就和你玩拼图宾果游戏的时间一样多。你玩宾果游戏花多少时间，他可能玩“任务”游戏也花多长时间。每天只要一有机会，他就力图把清单上列出的事情去办了：也许是和别人打个电话，在会议上提出议案，晚上和妻子探讨一下某个有创意的项目。但有一点很明确，那就是保证立即从最重要的事情开始做。一天快过完了，他不论是用什么方式，也要完成“任务”游戏，要得一个满分。

那之后，我和无数成功的商人和政府官员交流了一次又一次，他们总是谈到这个“任务清单”。于是在一次研讨会上，我问有多少人听说过罗列清单，按轻重缓急列出最重要的事。几乎人人都有这样的清单。接着我又问，有多少人“每一天”都有意识地在清单上记录下今天要做的事，按照重要性予以排列，每完成一件事就划掉一件事。这会儿，我却发现只有很少很少的人每天都有“任务”清单，尽管大多数人会偶尔列个“实施任务”的单子，但那是遇到他们特别忙碌，有很多事要想着去做，或者期限压得很紧的时候。

1.只消一天一个清单就行

高层和低层，成功和不太成功的人，不论职位高低都知道“任务清单”，然而其中的区别在于高层的人每天都用。因此，多做事的真正秘密在于：每天列一个“任务清单”，把它放在显眼的地方，以它作为一天当中行动的指导。

既然“任务清单”是如此基本但又如此重要的时间计划工具，那不妨让我们仔细来看一看。清单本身的原则十分简单：在一张纸上列下标题“任务”，再列下来你想办的一些事情，一旦完成就划掉，再加上想起来要做的其他事情。每天结束时，也许清单已划得比较零乱，那你不妨重新列一下这个单子。

成功的秘诀之一，是把所有“任务”项目都列在一个“核心清单”上，或者把所列的清单都订在一起，而不是随便抓过一张纸，随意在上面列下任务和工作。也许日志簿就可以保存清单。有位经理在桌上放上一个特制的小本，专门记录“任务”事项。我还认识一位女士，没有兜的衣服坚决不买，因为她一定要把“任务”的单子放在兜里，时刻陪伴她。

另一位家庭主妇总是弄丢自己的清单，花在找昨天清单上的时间比制定今天清单的时间还多。为了更好的帮助她控制时间，我让她把所有的清单都列在一个笔记本上。不曾想，这个笔记本又带给她别的好处，即从前一个清单的A类任务开始，去挑选还没有做的事情。

有人总是说，我把“任务清单”记在脑子里了，可是根据我的经验这一招很少灵验。为什么在脑子里堆着乱七八糟的东西，而不去写下来呢？因为大脑应该给更有创造性的追求的努力留出空间。

清单上应包括什么？

你是不是打算把每一件要做的事，甚至是一些日常活动都记下来？还是只记录一些特别事件？你是要记下今天也许要做的，还是今天决定肯定要做的事？关于这一点，有很多种方式，不同人也有不同的办法。我推荐大家不要列一些日常项目，而一定要列下今天有优先权的事情，列下如果不给予特别关注就不一定能做完的事。

在“任务清单”上不要忘记，为了长远目标列下一些“A类任务”。也许你看到单子上“开始学法语”或“找新朋友”这样的事和“买一夸脱牛奶回家”或“买生日卡”放到一起，会多少有点别扭。可是别忘了，这些事你确实会在同一天做。决定下一步做什么工作时如果要以“任务清单”为指导的话，那么你还需要长远项目和计划做代表，以便做决定时不会忘记这些项目，也不会因此没去付诸实现。

当你考虑付诸实践之前，不妨再看看清单，看看有多少项目你可以委托别人去做。有些事情不仅可以委托下属，甚至保姆去做，还可以委派同事或者上级。通常他们比你干得更快，更便捷。因此要委派给那些知道捷径的人，而这些捷径你却往往会忽视。(https://www.daowen.com)

看看你的责任，如果加把劲，每天结束前你都应能完成“任务清单”上的事。所以，不论如何都要尽力完成所有的事情。不过，你还应该事先料到，哪些事不太可能都做完；如果事情太多做不完，有意识地选择比随便凭机会做决定要更好。

我想有一点再怎么强调也不为过：一定要设定优先级，分清轻重缓急。有的人是清单上能列多少就使劲去做多少，可是往往效率很低，效果也不好，因为他们完成的任务大多可以归为“C级”。另一些人只会沿着清单从头到尾，从上到下去完成，也不管哪件事更重要。所以，最好的办法是拿上单子，给每件事按ABC标上优先级，看看哪些可以委派别人做，然后再对清单上的任务做相关的调整。

我认识一个人，他用颜色来标注事项，一般性任务用黑色标注，最紧急的任务用红色标注。谁要是不太会和优先级相处，我到有一个办法：在一张纸上标上A级和B级的任务，在另一张纸上标上大多数属于C级的任务。把A和B级的纸放在C级上面，这样每次当你要拿起A、B级的纸而想跳过去做C级纸上的事，那你就会提醒自己还没有最佳利用时间。

“任务清单”上的事可以用几种方式安排。一种是实用性的方式：去看……打电话，制定下一步计划，思考问题，做出决定，最终下命令。也可以按照工作内容的相似性把这些事情分组：例如与河水污染相关的话题。还可以按相同地点分组：去同一个地方完成事情，如拜访这个街区的几位客户。或以需要相同人的决定来分组，如在几个问题上都需要上司的意见，等等。在“任务清单”上可以用一个事项代表一组事项，把要做的事和文件放在“有待完成”的盒子里。

2.别发愁如何完成“任务清单”

现在看看清单，着手B类任务之前先完成所有A类任务，着手C类任务之前先完成所有B类任务。也许有几天你会发现“任务清单”上所有的事情都完成了，但大部分时间是不可能有时间完成所有的任务。也许是，按ABC级的顺序去做，可最后有时连A类任务还没全部完成呢；有几回可能做完了A和B，有几回可能做完了A、B、C的一部分。但很少有可能，你一直把“任务清单”上的最后一项事情都完成。所以，并不是说只有完成了清单上所有的任务才行，而是要你掌握如何最大限度的利用好时间。如果发现你自己的单子上只剩下B和C了，那不妨重新审视一下可能安排的活动，在清单上加上一些事情。例如，修正一下存档系统使自己查找起来更为方便；看完《 战争与和平 》后，去给姨妈挑个生日礼物，等等。在你脑海深处所有的，还没有机会去完成的A类事情，那么今天有了这一点多余的时间，你不妨开始了。

许多办公室文员、家庭主妇，以及职业人士来参加过我的培训班，原因是他们感到自己需要“梳理和组织”时间。几个月以后，大多数人会觉得自己更有条理，做事更有计划了，仅仅是因为他们经常用到“任务清单”，而且标注出优先级。一位新上任的护士长正是看到这种罗列清单、设定优先的方法在医院如此奏效，于是把这种方法带到了家庭生活中。不论上班还是下班，合理利用时间都十分重要。你当然不想把下班的时间变得像上班工作的情景，你当然希望有更多的时间休息，放松。但前提是，你有“任务清单”的帮助，所有事情都安排得井井有条，而且已经可以很快完成。

如果说，小事可以变大事，那么单子上的事如果按轻重缓急得以解决，那就意义重大。因为这带给你一种安全感；你知道自己什么也没有错过，这给你一种可靠感；完成了所有重要事项，这又给你一种成就感；圈掉你不必去做的事，最后给你的是一仓“储备”，这给你一种满足感，你可以选择下面的行动是什么。

多做A类的事，少做C类的事，那么你成就的级别也会变化。可以把旧的A类任务分开，成为新的A类和B类任务；把旧的B类和C类任务降低级别，最后把大多数旧的C类任务从清单中完全剔除出去。

3.如何完成更多关键任务

比如说一年前，参加女儿学校的家长日可能是你列为A类的事情，而现在你正忙于一份兼职工作，从事时装设计。那时，女儿理解你很忙，理解你从工作中能获得极大的满足，所以你不一定非要去家长日，除非是在服装的淡季。去年，你亲自过问库存的每一个细节，当时一边记，你一边很高兴，同时还记下来一些必要的步骤。那么与今年相比，去年的一些A类事项(计划从事什么事项，完成什么活动)就变成了今年的C类事项：按去年的常规办就行了。现在，你还可以委派一个专管库存的伙计去清点库存，而你则可以多用些时间，使自己生产的产品更好。

经常给客户升级的销售员发现，去年的A级客户，平均消费100美元，今年却已经成了C级。因为现在A类客户的消费是500美元，B类客户消费也在250美元。销售员不断有意识的升级A类客户的账目，从而使自己的生意也得到提升。现在，他把更多的时间投入到消费超过100美元的客户身上了，渐渐把消费在100美元以下的客户定为C类。为了激励自己进一步升级，销售员每周都仔细查阅各位客户的档案，至少放弃一个消费很少的潜在客户。经验告诉我，大多数销售员可以由此获得丰厚收入，即根据客户现在和预期的消费额，淘汰末尾20%的客户。

学习演奏乐器也是一样。刚开始弹钢琴时，A级目标是练习容易的曲目。等到自己能娴熟弹奏了，那些曲目就成了继续练习的C级事项了。接下来，你会弹奏的作品越来越难。在学习难度很大的曲目时，A类事项是慢慢弹，弹得要准，而C类事项是弹得快，但可能错误很多。当你把乐句片段弹得很好了，那么A类事项就变成按照正确的节奏和韵律弹奏片段。

在学习和使用运用时间的技巧时，A类事项可能是先看看一个小时里每个5分钟是怎么花的，那你会对时间的支出更为敏感。一旦自如了解时间的使用，那怎么度过时间甚至会变成C类事项，除非你仍想磨砺自己对时间使用的技巧。

善于合理使用时间的人会在时间管道里有一系列A类事项，而不会把A类事项高高挂起，一再拖沓，不知道做哪个A，不知道怎么去做。或者，他是个完美主义者，抓住某个A类事项就没完没了，浪费时间。恰恰相反，他每天都完成一些A类任务。同时他还了然于胸，如果要最佳利用时间，那么去做事情的最好时间是——现在。