任务一 会计电算概述
一、会计电算化的概念
会计电算化的概念有广义和狭义之分。狭义的会计电算化是指以电子计算机为主体的当代电子信息技术在会计工作中的应用；广义的会计电算化是指与实现会计电算化有关的所有工作，包括会计电算化软件的开发与应用、会计电算化人才的培训、会计电算化的宏观规划、会计电算化的制度建设、会计电算化软件市场的培育与发展。
二、会计电算化的基本内容
1.从会计电算化系统的角度看，它包括计算机硬件、计算机软件、会计人员和会计规范等基本内容
（1）计算机硬件，是指进行会计数据输入、处理、存储、传输及输出的各种电子设备，如计算机主机、键盘；磁盘机、光盘机；打印机、显示器等。
（2）计算机软件，是指系统软件和应用软件。
（3）会计人员，是指从事会计电算化工作的人员，如系统管理员、系统开发员、系统维护员、凭证输入员、会计档案保管员等。
（4）会计规范，是指控制和保障会计电算化系统的运行的各种规则、岗位责任制度和内部控制制度。
2.从会计电算化的发展过程来看，会计电算化经历了会计核算电算化、会计管理与决策电算化等阶段
（1）会计核算电算化，主要是账务处理、报表编制、工资核算、固定资产核算以及存货、销售、采购等环节业务的电算化处理，
（2）会计管理电算化，是在会计核算电算化的基础上，利用会计核算提供的数据，由系统帮助会计人员完成对筹措资金、运用资金、控制成本费用开支等内容的策划，辅助管理者进行投资、筹资、生产和销售决策分析，根据需要编制财务计划、输出财务分析数据。
三、会计电算化的特点
会计电算化是用电子计算机代替手工记账，并部分替代人脑完成对会计信息的分析、预测、决策。其主要特征是：数据存储介质的磁性化，数据的代码化，数据处理的自动化、集中化、简约化以及组织人员协调及控制的网络化。
1.数据存储介质的磁性化
在采用电子计算机的条件下，是以磁性材料（硬盘或软盘）作为数据的载体，当会计数据输入计算机之后，一切登录、计算、分类、汇总、转账、编制报表，都由计算机自动完成。这就要求除了加强对计算机中存储数据的硬盘及软盘的硬件保护之外，还必须加强数据的备份与恢复措施，以防范由于意外原因造成的数据重大损坏。
2.数据的规范化、代码化
会计电算化系统要求原始会计数据标准化、规范化，要求输入到计算机的【数据】（包括汉字数据）尽量代码化，如会计科目、原材料、固定资产、产成品等数据，必须形成标准化的代码，以便于计算机快速、高效地进行加工处理。这就要求会计电算化信息系统所采用的数据代码必须规范化、标准化。
3.会计数据处理的自动化、集中化
当会计数据输入计算机后，会计数据就由计算机自动加工处理，很少人为干预。会计数据的处理集中在计算机内进行，使一次输入的会计数据在会计电算化系统内全面共享。这就要求：首先必须加强对数据输入的控制，加强对数据的各种检查与校验措施，以最大限度地减少数据输入错误；其次在程序中增加一个数据审核与校验模块，让审核员来对输入员输入的数据进行数据正确性与合法性的检查，以进一步确保数据的准确；最后在计算机对数据的处理过程中，加强对业务处理流程的控制，防止由于操作顺序的颠倒而造成的数据混乱错误。
4.数据处理流程的简约化
在手工操作的条件下，通常要经过审核原始凭证后编制记账凭证、登记账簿、进行成本计算、定期结账和编制会计报表等步骤来完成全部数据处理过程。应用电子计算机来处理上述会计业务时，处理顺序基本与手工处理相同，但有一个明显的差别就是：计算机避免了数据的重复加工处理过程，因为计算机已使手工操作时的内部牵制和相互核对作用失去意义。但同时却带来新的问题，计算机对数据处理的简化，失去了手工操作时的一些行之有效的内部牵制和相互制约控制，这就要求在计算机条件下的会计数据处理，必须加强对这一系列处理的时序控制、避免重复操作控制、必要时加入一些中间数据审核与检查模块等强有力的措施，以保证会计电算化中的数据处理流程的准确无误。
5.组织和人员协调及内部控制的网络化
会计电算化系统中的人员将由会计专业人员、电子计算机软件、硬件及操作人员组成。对这些人员的要求是，既要懂会计知识，又要懂电子计算机知识。组织机构由原来的相互稽核牵制作用的专业组构成，改变为由会计数据处理部门、会计数据管理部门以及系统维护部门构成，从而形成了一个新的内部控制牵制网。这就要求制定会计电算化条件下的各种新的管理制度，例如，岗位责任制、软硬件维护制度、操作管理制度、数据审核制度、会计档案管理制度等。
四、会计电算化的作用
会计电算化对提高会计核算的质量、促进会计职能转变、提高经济效益和加强国民经济宏观管理，都有十分重要的作用。
1.减轻劳动强度，提高工作效率
在手工会计信息系统中，会计数据处理全部或主要靠人工操作。会计数据处理效率低、错误多、工作量大。实现会计电算化后，只要把会计数据按规定的格式要求输入计算机，计算机便自动、高速、准确地完成数据的校验、加工、传递、存储、检索和输出工作。这样不仅可以把广大财会人员从繁重的记账、算账、报账工作中解脱出来，而且由于计算机对数据处理速度大大快于手工，因此也大大提高了会计工作的效率。(https://www.daowen.com)
2.提高会计信息质量，促进会计工作规范化
在手工操作的情况下，企业会计核算工作无论在信息的系统性、及时性还是准确性方面都很难满足经济发展的需要。实现会计电算化后，会计电算化软件对会计人员的操作具有多方面的约束和限制，在很大程度上解决了手工记账不规范、不统一、易漏易错等问题，从而提高了会计信息的质量，促进了会计工作的规范化。
3.提高会计人员素质
企业实现会计电算化后，原有会计人员需要不断学习新的知识，特别是要掌握电子计算机、财务软件的相关知识，使得会计人员的知识结构得以更新，业务素质得到提高。
4.促进会计职能的转变
实现电算化后，使广大财务人员从繁重的手工核算中解脱出来，原核算人员有更多的时间和精力来参与各项管理工作，从而使会计能够真正有效发挥其管理、预测、决策以及控制作用。因而，电算化促进了会计职能的转变。
5.推进会计制度的改革，促进会计理论和技术的发展
计算机在会计实务中的应用，不仅仅是核算工具的变革，而且也必然对会计核算的内容、方法、程序等会计理论和技术产生影响，在对会计的内涵所进行的重新审视中，直接推动了会计理论的发展。
6.推动企业管理现代化
会计工作是企业管理工作的重要部分，与企业内部其他管理信息系统联结，建立以会计电算化为核心的计算机管理系统，实现企业内部更高程度的信息资源共享，从而促进企业实现管理现代化。
五、电算化会计岗位设置
会计电算化岗位是指直接管理、操作、维护计算机及会计核算软件的工作岗位，实行会计电算化的单位要根据计算机系统操作、维护、开发的特点，结合会计工作要求，划分电算化会计岗位。按照【责、权、利相结合】的原则，明确系统内各类人员的职责，权限并与利益挂钩，建立、健全岗位责任制。基本会计岗位可分为：会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等工作岗位，电算化会计岗位可分为：软件操作、审核记账、电算维护、电算审查、数据分析等工作岗位。要求必须取得会计证的人员担任，可一人一岗也可一人多岗或者多人一岗，但要符合内部牵制的要求。软件操作人员不能兼任审核记账、电算维护或者电算审查这三个岗位。
六、会计核算软件的分类
我国会计电算化发展早期，会计软件研制开发基本处于自发、分散的状态，会计软件都是一家一户自行开发的专业软件。这种开发状态投资大、周期长、见效慢，会计软件低水平、重复开发的现象非常严重。1988年以后，商品化会计软件开始在市场上出现，通用会计软件迅速成为我国会计软件发展的主流，先后出现了用友、金蝶、管家婆、安易、速达等一批商品化会计软件。商品化会计软件的出现和应用，不仅快速推动了会计电算化的普及和发展，同时也形成了会计软件产业。
1.会计核算软件按照会计信息共享程度分类
（1）单用户会计软件。
（2）网络与多用户会计软件。
2.根据会计软件不同的适用范围和通用性水平分类
（1）专业会计软件，定点开发的会计软件，也称单位专用会计软件，是指仅适用于个别单位会计业务的会计软件。如企业针对自身会计核算和管理的特点与要求而研制开发的会计软件。
（2）通用会计软件，又分为行业通用会计软件和全通用会计软件两种。
通用会计软件几乎不含会计核算原则，而是由用户单位在使用前通过软件提供的初始化功能，输入适合本单位管理与核算工作需要的会计核算规则。在理论上，通用会计软件可以解决软件的适用性问题，具有优越性和科学性，但在实际工作中，通用会计软件在以下几方面也存在着明显的不足：系统初始化的工作量越大、计算机资源浪费越严重、一些用户的会计核算工作的细节就越容易被忽视，有些过程的使用和结果未必能完全满足用户的需要。
七、电算化会计档案
电算化会计档案是：
（1）机制会计档案，包括从会计电算化系统打印输出的会计凭证、会计账簿、财务会计报告等纸介质档案，也包括应当依法保存的会计档案移交、保管、销毁清册等其他类档案。
（2）机读会计档案，包括以计算机硬盘、软盘等磁性介质或光盘等其他介质存储的、只能以电子数据状态保存的会计数据，包括会计凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式与计算公式）等数据和会计数据库。
（3）计算机系统档案，包括计算机硬件系统型号、存储空间和外部设备类型及其增减变化；计算机操作系统及网络操作系统型号；会计电算化软件系统名称、版本号，与之配套的安装光盘、磁盘、用户服务卡以及用户手册等全套文档资料。
