加强对信息系统应用的落实工作

应用信息化的管理系统，除了具备软硬件的基础设施、规范化的管理和使用外，还需要有先进、实用、可靠的档案管理软件系统，包括办公自动化系统、管理信息系统。满足档案管理综合业务和局部业务需求的各种类型的档案管理系统，是管理档案信息的软件载体。而办公自动化系统是满足人们办公事务、处理共性需求的工具软件，它能够满足行业或单位内部所有人员的应用，是实现管理和业务信息交流、连接管理决策行为与实际业务数据的纽带，能够将所有人员和工作连接为有机的整体；它与档案管理信息系统满足业务部门、业务人员办理业务的需求不同，与档案管理信息系统既相对独立又紧密联系，既分工负责又相互补充，是档案形成阶段的系统载体。归档过程就是将办公自动化系统中管理的数据迁移到档案管理系统中，因此在信息系统建设和使用过程中应将这两大类系统区分开来。

“管理和决策”是各项工作的重心，所有的业务和人员总是围绕着各级领导的“管理和决策”来开展工作，各类计划、方案、通知、命令是开展业务工作的依据，这就决定了管理和决策需要大量实际业务数据的支持。办公自动化系统的使用不能停留在利用网络手段电子文件的层面上，档案管理信息系统的使用也不能停留在仅仅是查找目录资源信息。他们的功能不仅要包括公文管理、档案管理、信息发布、电子邮件、值班值勤、会议管理，以及人员、车辆、物品管理等基本功能，而且更要突出即时通信、流程化管理、知识管理、内容管理、信息共享、协同工作、预警预测等高级应用，要充分利用现代信息技术发展的成果，将档案信息系统的应用上升到与信息时代、信息技术水平相适应的层次。

总之只有围绕以上三部分来规划信息化的建设思路，档案信息化建设工作才能真正落到实处，本能取得实质性的进展，才能体现档案信息化的总体效益，才能使国家的信息化建设步入成熟的应用发展时期，才能实现档案资源信息的真正共享，也才能使档案信息满足社会不断发展的需要，并在经济社会发展中发挥核心资源的重要作用，从而有效地实现核心资源的社会共享。