档案信息数据库建设
《全国档案信息化实施纲要》明确指出：档案信息化建设的指导思想，是以档案信息资源建设为核心，档案信息资源建设的最重要体现，便是档案信息数据库。它既集中了档案信息的精华，又是社会利用档案信息的最主要源泉，理应成为档案信息化建设中的主要任务。
（一）档案信息数据库的性能指标
1.收录数据的准确性
数据库中收录的数据是否准确可靠，关系到档案检索系统的检索效率。数据的任何差错，如字符的不一致、格式的不统一、拼写的错误等，都会对计算机检索产生影响，尤其在数据型数据库中，数据的不准确往往会造成严重的后果，可能降低信息系统在用户心中的可信度，会使用户对信息的准确性产生怀疑。
2.数据记录的完整性
数据记录的完整性是评价数据库质量的首要指标。数据库覆盖面的大小，收录数据的完备程度，关系到它是否能全面满足用户的检索需求，这是取信于用户的基本前提。
3.信息内容的丰富性
信息内容的丰富程度是揭示信息特征的重要指标。如对一份档案著录项目的翔实程度、有无摘要、外文、标引深度的大小。数据库的内容越充实就越有助于用户判断档案的价值及其切题程度，从而帮助用户准确、快速地找到所需的信息。
4.数据库的及时性
数据库的及时性主要指一份档案从形成到纳入数据库之间的时差。如果用户先看到原始档案，然后再从数据库中检索到所需的信息，就会认为数据库提供的数据不及时，数据库的及时性对于现实效益较强的科技档案尤其重要，数据库的时差越短，其价值就越大。
5.数据库的成本效益
建立数据库需要花费大量的人力物力，因此经济成本是衡量与选择数据库类型的重要指标，应尽可能用最低的成本获得最大的效益。计算数据库成本的指标包括每个字段、每条记录的平均费用，每次检索每次命中记录的平均费用等。
（二）档案信息数据库的组成和功能
数据库、数据库管理系统和数据库系统这几个概念常常混淆，其实它们是三个不同的概念。通常人们所说的数据库，是指数据库系统。一个数据库系统是一个实际可行的，按照数据库方式存储、维护和向应用程序提供数据或信息支持的系统。它是存储介质、处理对象和管理系统的集合体，通常有数据库、硬件、数据库管理系统和数据库管理几部分组成。对于档案库来说，还应包括档案信息数据。
数据库就是存储信息的仓库。这些数据被存储到计算机中，使人们能快速方便地对数据库进行查询、修改，并按一定的格式输出，从而达到管理和使用这些数据库的目的。硬件机制存储数据库和运行数据库管理系统的硬件资源，包括物理存储数据库的系统和其他外部设备等。数据库管理系统是负责数据库的存取、维护和管理的软件系统。数据库系统各类用户对数据库的各种操作请求，都是由DBMS来完成的，它是数据库系统的核心软件。
数据库系统克服了以前数据管理方式的缺点，试图提供一种完美的更高层次的数据管理方式。它的指导思想是对所用的数据实行统一、集中、独立的管理，是数据存储独立与数据存储的程序，实现数据共享。数据库系统管理方式具有数据共享、数据结构化、数据独立性、统一数据控制功能等特点。
（三）档案信息数据库的构成
档案信息数据库中的各类档案数据，不仅包含馆藏档案的各类信息，包括纸制文献、照片和音频、视频资料，还包括政府的公开信息，从而使档案管理资源库通过计算机通信网络连接成为大规模的知识群库。离开了这些数字化信息的资源库，档案馆信息化建设就成了无源之水，无本之木。档案数据库存在的档案信息种类繁多，既有案卷级目录信息和文件级目录信息，又有全文信息数据，有专题目录数据和视频目录数据等等。不同类型的档案数据库的应用，往往和不同类型的应用软件相配套使用。目前档案信息数据库的建设主要包括以下几个方面：
1.档案全文信息数据库建设
档案全文信息数据库是最实用也是最受社会不同层次利用者欢迎的数据，因为这些全文信息通过网络环境，有可能使各方面的利用者不受空间的限制方便的得到利用。建立全文信息数据库关键是档案文献数字化的前处理工作。
2.档案文件级目录建设
档案文件级目录一般包括重要文件级目录和案卷文件级目录。档案文件级目录建设至少具有两项优点：一是有利于用户对有关档案文献做更深度地检索和查阅，使查找更具有专指性；二是有利于与档案全文信息数字化开展相匹配。由于文件级目录建设耗时耗力，一般以馆藏重点全宗档案为对象。
3.档案案卷级目录建设
案卷级目录是档案资源建设最基础的数据。在档案信息化的建设中，档案案卷级目录应涵盖档案馆全部馆藏，必须达到馆藏要求，其内容包括馆藏各个时期和各种载体档案的目录。
4.照片档案目录建设
照片档案目录是最受重视的专题档案目录之一。它有三个特点：一是著录项目多，与普通纸制文件相比，照片档案的著录项目更为齐全，因而其揭示的信息特征更多。二是照片目录与数字化或图片文件依据相关联使用。照片档案目录建设的关键是每条目录数据著录项目的完备性。三是分类标准独特，与普通纸制档案比，照片档案的分类更切合档案馆藏的实际，使用者更易接受。
5.专题档案目录建设
专题档案目录是目前最热门的电子档案检索工具之一，是以真正提供利用为目的、方便利用者的检索工具。他积聚了馆藏中有关档案专题的所有案卷级目录和文件级目录，这些目录包括全宗的目录集合体。专题的内涵包括档案内容、档案文本或档案载体等。专题档案目录建设的关键是对有关专题的选择和确定，需兼顾馆藏特色和社会利用需求。