8.1.1 文档信息管理的概念
1.建设工程项目文档管理的含义和目的
通过引进国际先进的项目管理概念、理论、组织、方法和手段，并通过国内的大量工程实践，建设工程行业的全过程管理取得了长足进步。但不可否认，至今仍有很多建设单位、勘察设计单位和施工单位的信息管理还相当落后，其落后表现为对信息管理的理解，以及信息管理的组织、方法和手段基本上还停留在传统的方式和模式上。
建设工程信息的含义及类别：建设工程项目的实施需要人力资源和物质资源，应认识到信息同样是项目实施全过程的重要资源之一。信息的接受者将依据信息对当前或将来的行为作出决策。建设项目信息是反映和控制建设项目管理活动的信息，包括各种图纸、图表、数字、文字和图像等几何信息与非几何信息。
2.信息管理的含义和原则
(1)信息管理的含义
信息管理指的是对信息传输的组织和控制。项目的信息管理员通过对各个系统，各项工作和各种数据的管理分析，使项目的信息能有效及时的获取、存储、处理和传达。项目的信息管理的目的是通过有效的项目信息传输的组织和控制为项目建设增值的服务。
(2)建设项目信息管理的工作原则
建设项目产生的信息数量巨大、种类繁多。为便于信息的搜集、处理、保存、传递和利用，建设项目信息管理应遵从以下基本原则。
①标准化原则；
②有效性原则；
③时效性原则；
④高效处理原则；
⑤可预见原则。
3.建设工程项目信息管理的任务
(1)建设单位和项目参与各方都有各自的项目信息管理任务，为充分利用和发挥信息资源的价值、提高项目信息管理的效率、以及实现有序的和科学的信息管理，各方都应编制各自的信息管理手册，以规范项目信息管理工作。信息管理手册描述和定义信息管理的任务、执行者、每项项目信息管理任务执行的时间和其工作成活等，它的主要内容包括：
①确定信息管理的任务；
②确定信息管理的任务分工表和管理职能分工表；
③确定信息的分类；
④确定信息的编码体系和编码；
⑤绘制信息输入输出模型；
⑥绘制各项信息管理工作的工作流程图；
⑦绘制信息处理的流程图；
⑧确定信息处理的工作平台；
⑩确定项目进度的月度报告、季度报告、年度报告和工程总报告的内容及其编制原则和方法；
⑪确定工程档案管理制度；
⑫确定信息管理的保密制度，以及与信息管理有关的制度。
4.建设项目信息管理的工作内容
建设项目信息管理的工作主要包括信息的收集、加工整理、存储、检索和传递。
(1)建设项目信息的收集
建设项目信息的收集，就是收集项目决策和实施过程中的原始数据，信息管理工作的质量好坏，很大程度上取决于原始资料的全面性和可靠性。因此，建立一套完善的信息采集制度是十分有必要的。
①建设项目建设前期的信息收集
建设项目在正式开工之前，需要进行大量的工作，这些工作将产生大量的文件，文件中包含着丰富的内容。
②建设项目施工期的信息收集
建设项目在整个工程施工阶段，每天都发生各种各样的情况，相应地包含着各种信息，需要及时收集和处理。因此，项目的施工阶段，会产生大量的信息需要传奇和处理。
③工程竣工阶段的信息收集
工程竣工并按要求进行竣工验收时，需要大量的对竣工验收有关的各种资料信息。这些信息一部分是在整个施工过程中，长期积累形成的；一部分是在竣工验收期间，根据积累的资料整理分析而形成的。
(2)建设项目信息的加工整理和存储
建设项目的信息管理除应注意各种原始材料的收集外，更重要的要对收集来的资料进行加工整理，并对工程决策和实施过程中出现的各种问题进行加工整理，在此基础上对信息进行完整、安全有效的管理和存储。
(3)建设项目信息的检索和传递
为了查找的方便，在入库前都要拟定一套科学的查找方法和手段，做好编目分类工作。健全的检索系统可以使报表、文件、资料、认识和技术档案既保存完好，又查找方便。