8.1.3 文档信息管理基础体系的建立与维护
1.建立文档编码体系
对于建设工程竣工档案的管理，上海市出台了《上海市建设工程竣工备案实施细则》、浦东新区也推出了《建设工程竣工档案编报实务》。不同文件要求的归档范围、归档深度不尽相同。
文档管理人员应当参照项目所在地的竣工文件归档要求，并作为项目管理文件分类与编码的依据之一。
不同的项目，项目的性质不同，建设单位的要求不同，全过程咨询单位在项目中所起的作用和权力也不同，所以应考虑项目的差异性，最大限度的适应项目，各项目的分类和归档编码可做适当的调整。(https://www.daowen.com)
1)分类原则
(1)全过程咨询项目管理文件材料可分为十三个目录，每个目录以英文大写字母(A-M)标识，每个目录下设多个一级子目录，一级子目录下设多个二级子目录，一、二级子目录均以两位数的阿拉伯数字标识，二级子目录内如无内容，则以“00”标识，如0100，0201；
(2)二级子目录中的编号可根据项目实际情况调整先后顺序；
(3)二级子目录下的文件材料按照形成的年代和时间先后顺序编制序列号，前两位为年代简码，后三位为阿拉伯数字序列号，序列号每年从001重新编号；
(4)编码标识于文件右上角；
(5)一、二级子目录可按需要往后顺序增加。
2)文件档案的质量要求
(1)归档的文件尽量为原件；
(2)工程文件的内容及深度必须符合国家有关勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和归程。文件材料、图纸、图表等签章、签字手续必须完备，做到完整、准确、系统，编制的竣工档案必须真实反映工程(项目)竣工后的实际情况；
(3)工程材料必须采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水，不得使用易褪色的书写材料，如彩色笔、红色墨水、铅笔和圆珠笔、复写纸，不得随意涂写，禁止使用涂改液；
(4)文件材料纸张尺寸统一使用A4纸(210mm×297mm)；
(5)编制报送的建设工程(项目)竣工档案缩微制品，必须按国家缩微标准进行制作，主要技术指标(解像力、密度、海波残留量等)要符合国家标准，保证质量以适应长期保管要求；
(6)归档的照片(含底片)要求图像清晰，文字说明准确。录像片必须经剪辑、配音、制作合成后的专业录像带，其内容必须反映建设工程(项目)活动中的整体过程；
(7)竣工档案中工程文件材料或竣工图为外文版的，应全部件译成中文，并由翻译责任者签证。
3)文件档案的组卷要求
(1)组卷原则
①文件材料应按照文件类目分类组卷，每一卷中的文件材料又要按照文件形成的先后次序排列，使文件材料之间既相对独立又相互联系，构成一个前后次序既不可分离又不混淆的有机整体；
②文件材料立卷厚度在200页左右，且不超过3cm；
③案卷内不应有重复文件；不同载体的文件分别组卷。
(2)组卷方法
①按照项目管理文件材料的编码原则，项目管理所有文件材料档案共组(A-L)12大卷，大卷下再设多个小卷，每个小卷内均要有卷内目录，以便查找；
②同一事项文件材料的请示于批复、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，主件在前、附件在后的顺序排列。
4)项目管理文件档案的一般编制方法
(1)案卷规格要求
①卷盒与卷皮：采用GB/T 11822-89统一的规格尺寸，硬壳卷皮和卷盒尺寸为310mm×220mm，案卷软卷皮尺寸为290mm×210mm，卷盒厚度尺寸为60mm；
②卷内文件必须使用A4规格纸张，比A4小的纸张必须裱糊成A4大小，文件材料的右边和底边必须与裱糊纸的右边和底边贴齐。双面裱糊的正面裱糊在右下角，反面裱糊在左下角。比A4大的纸张要求折叠至A4大小(折叠方法参照装订的图纸折叠方法)；
③图纸不装订，按“手风琴风箱式”折图法折叠到A4尺寸，折叠后图纸的图签必须外露在右下角。
(2)卷内目录的填写要求
卷内目录应于卷内文件材料内容相符，必须按规范要求进行打印，并至于卷首。卷内目录各项内容填写要求如下：
①文件编码：按案卷内文件排列先后按项目管理文件的编码形式标注；
②发文编号：填写发文机关的发文号或图纸的原编图号；
③责任人：填写文件材料的直接形成单位或只要责任人；
④文件材料题名：亦称文件标题，及文字材料或图纸名称，无标题的文件，应根据内容拟写标题；
⑤日期：填写文件材料形成的年月日，文字材料为原文件形成的年月日；
⑥页数：填写每份文件的页数，双面复印的文件，一张纸按两页计算；
⑦备注：填写需要说明的问题。
5)声像资料的编制要求
(1)施工单位、监理单位要配合建设单位做好工程(项目)建设前、施工过程中及竣工后的照片、录像等声像资料的收集、整理工作及档案移交工作；
(2)工程照片：竣工档案应包括一套工程照片(建设前原貌，各施工阶段代表性照片，竣工后现状照片，特别是隐蔽工程、质量事故等照片)，每张照片都要有简要的文字材料能准确说明着皮那内容；
(3)录像：建设工程项目总投资在一亿元以上的和重点工程建设项目必须报送经剪辑、合成后的专业级录像带，录像带内容必须能基本反映建设工程(项目)的全过程，要求图像清楚、声音清晰。
6)文件资料的编码说明(图8-1)
图8-1 全过程咨询项目管理文件资料编码
示例：第一次项目管理例会的会议纪要编码为J 0201-07001；
第一个业主指令编码为B 0101-07001。
7)文件资料的分类编码表(表8-1)
表8-1
续表
续表
说明：
A项目管理纲领性文件项目管理操作的依据
B项目前期策划文件项目前期工作期间产生的文件(自项目策划开始)
C政府批文政府关于项目建设的各类批文
D招投标及采购文件全部招投标及采购文件
E合同文件项目管理期间的所有合同文件
F造价管理文件项目管理造价管理阶段产生的文档资料
G施工管理文件项目管理施工管理阶段产生的文档资料
H项目管理文件项目管理阶段有关管理、质量、进度、投资等方面的文档
I外部来文政府、业主指令来文及其他相关参建单位来文
J技术资料文件工程各阶段产生的各种技术资料及报告文件
K图像资料及获奖资料工程各阶段产生的声像、获奖文档
8)项目管理档案盒
根据项目管理文档分类编码的体系建立档案盒，档案盒标签见(20)项目管理档案盒标签。