8.1.7　华建集团建设咨询公司项目信息管理平台介绍

2026年01月15日

版权

基于每个全过程咨询企业项目管理文档及信息管理的经验，可以根据自身的文档信息内控管理制度和数据管理标准量身定制、移植及安装相应的企业级信息管理平台。较之采购第三方软件和云平台，定制项目信息管理平台可以更好的适应企业自身的应用习惯，并与企业内其他管理系统进行数据共享，提高信息管理效率及质量。以下以华建集团建设咨询公司定制开发的企业级项目信息管理平台为例，介绍相应的功能和信息管理流程：

1.项目信息管理平台概述

企业级项目信息管理平台是以项目管理为中心的文档库管理、项目沟通管理和项目展示平台，为日常的项目管理建立起良好的基础。此项目管理严格按照项目状态顺序流程执行，项目的“审核人”(在后台创建项目时时增加的)拥有该项信息设置的审批权限。项目基本信息设置审批通过后，项目状态变为“执行中”；只有状态为执行中的项目进入基本信息设置界面，才会显示有“申请结项”按钮，项目结项审核通过后，项目状态变为“结项中”；状态为“结项中”才可以流转到归档管理界面，进入归档管理，项目归档审核通过后，项目状态变为“已结项”，已经结项的项目在前台不能再对其进行文档操作，归档管理员可以登录后台查看归档的项目以及其下归档的文档信息。

2.项目信息管理平台的详细介绍

1)用户登录

项目经理打开前台界面，输入正确用户名和密码，用户名和密码区分大小写，帐户被冻结的用户不可登录系统，会有相应提示信息，例如项目经理du_juan正确登录，如图所示：

点击登录，进入前台操作界面，左侧菜单下拉框显示此项目经理“du_juan”所参与的所有项目，项目经理可以对这些项目进行管理。

2)项目信息设置

项目信息设置模块分为基本信息设置、组织机构设置和权限设置三个二级模块，分别对项目的基本信息，项目人员和项目权限进行设置和管理。

(1)基本信息设置

对项目的基本信息进行设置和管理，实现查看当前生效设置和进行设置调整等操作

①当前生效设置界面

项目经理登陆前台系统，从下拉框选择“现代工程项目三”，此项目状态为“待启动”，点击基本信息设置，默认进入当前生效界面，如图所示：显示的信息是管理员在后台初始化项目时添加的数据信息。

②设置调整主界面

点击“设置调整”按钮，进入基本信息设置调整界面，可以对项目基本信息进行编辑，保存或者提交新的设置，如图所示：

点击“保存”按钮，系统判断必填项是否都填写，如果有没有填写，则提示信息“××××为必输项”，如果填写，则编辑信息保存成功，页面不跳转，页面下方显示红色字体提示信息：基本信息设置已保存!

点击“提交审核”按钮，当前页面不跳转，页面背景变为淡蓝色，下方显示红色字体提示：“基本信息设置已保存!正在审核中…”具有审核权限的审批人可以查看到该信息设置。“提交审核”按钮变为“撤销审核”按钮，如图所示：

点击“撤销审核”按钮，“撤销审核”按钮变为“提交审核”按钮，具有审核权限的审批人无法查看到该信息设置；点击“重置”按钮，基本信息恢复为当前已经生效的基本信息设置。

③基本信息设置审批

审批人登录前台系统，点击基本信息设置，进入基本信息设置审批界面，查看当前项目提交的基本信息设置，并进行审核，设置调整内容与当前生效设置有变动的项用红色字体标识。

点击“通过”按钮，弹出通过确认意见框，输入意见信息，点击“确定”按钮，信息设置生效，返回基本信息当前生效界面，项目状态变为“执行中”，在设置调整界面显示通过提示信息。

点击“退回”按钮，弹出框提示输入退回意见，点击“确定”按钮，设置不生效，返回基本信息当前生效界面，设置调整主界面显示退回信息。

执行中的项目经过一系列操作后，可以进行申请结项操作，进入基本信息设置生效界面，将此项目进行结项操作，如图所示：

(2)项目人员设置

对项目的组织架构信息进行设置和管理，实现查看当前生效设置和调整设置等操作。

①当前生效设置界面

项目经理登陆前台系统，从下拉框选择“现代工程项目三”，点击菜单“项目人员设置”，进入当前生效设置的主界面，显示当前项目的当前生效的项目人员信息，如图所示：显示的信息是项目在管理员在后台初始化项目时添加的人员信息，页面仅用于显示信息，不可编辑。

(https://www.daowen.com)

②设置调整主界面

点击“设置调整”按钮，进入项目人员设置调整界面，可以对项目人员信息进行编辑，保存或者提交新的设置。

③新增职位

项目经理登录前台系统，进入项目人员设置界面，点击进入设置调整界面，右击组织架构设置菜单，可以创建职位或者职位组，如图所示：

创建输入职位组或者职位，输入职位组名称，例如，项目经理给“现代工程项目三”的项目组添加“项目工程师”职位，如图所示：

④新增人员

选择组织架构菜单职位组“项目工程师”，右侧列表会显示相应操作按钮，可以给此“项目工程师”组添加人员，如图所示：

点击“新增”弹出用户选择界面，可以选择该项目所在单位下的所有人员(除该项目组的项目经理和审批人)，并且可以添加人员备注信息，如图所示：

添加需要的人员后，操作员可以对这些人员信息进行编辑，保存，点击“提交审核”按钮，“提交审核”按钮变为“撤销审核”按钮，具有审核权限的审批人可以查看到该信息设置，然后进行审核，若点击“撤销审核”按钮，“撤销审核”按钮变为“提交审核”按钮，具有审核权限的审批人无法查看到该信息设置。

⑤项目人员设置审批

审批人登录前台系统，选择项目经理提交的需要审核项目，选择组织架构设置，进入组织架构设置主界面，右上角导航显示“审核”按钮，点击审核按钮，可以给出刚才项目经理添加的职位、人员审核意见。

添加需要的人员后，操作员可以在设置调整界面对这些人员信息进行编辑

⑥项目权限设置

对项目的权限信息进行设置和管理，实现查看当前生效设置和调整设置等操作。

⑦当前生效设置界面

项目经理登陆前台系统，从下拉框选择“现代工程项目三”，选择菜单“权限设置”后，默认进入当前生效界面，如图所示：显示的是初始化权限信息。

⑧设置调整主界面

可以对项目权限设置进行调整，保存或者提交新的设置，点击“设置调整”按钮，进入权限设置调整界面，选择左侧菜单组织架构人员，可以对此人员分配目录及文件权限，其中目录权限包括新建目录、编辑目录、删除目录，文件权限包括文件上传、文件审核、访问、更新、下载、删除、版本切换等权限，其中拥有文件访问权限用户可以在线阅读文档，例如登陆用户给自己或者普通人员添加需要的权限：

保存后，点击“提交审核”按钮，“提交审核”按钮变为“撤销审核”按钮，当前界面会有审核信息提示，如图所示：

⑨项目权限设置审批

审批人登陆前台系统，进入权限设置审批界面，查看当前项目提交的权限设置，并进行审核。

点击“通过”按钮，弹出通过确认信息确定后，权限设置生效，此用户被分配了权限后，用户在该项目下拥有操作目录、文件等权限，返回权限设置当前生效界面；点击“退回”按钮，确定后，设置不生效，返回权限设置当前生效界面。

3)文档管理

文档管理模块主要是对项目执行期间的各类文档进行管理，用户可以根据管理需要自行将文档分项目、分目录进行管理，同时可以对文档的历史版本、操作历史等进行管理查看。

(1)文档操作

操作文档模块是文档管理的子模块，主要是对项目的文档进行管理，项目经理登录系统，选择文档管理，点击操作文档进入操作文档主界面，此界面分为目录管理及文档管理两部分。由于审批人已经审批通过相关的目录及文档权限，因此项目经理拥有新建目录、上传文档等权限.例如，右击目录管理菜单-默认文档，可新建目录，如图：

①新建一级目录

项目文档目录在项目建立时就已手动添加为该项目生成文档目录，但用户可以在前台根据实际需要自定义目录，由于项目经理du_juan获得了新建目录权限，故可以根据需要建立目录，右击目录菜单选择“新建一级目录”，弹出新建目录界面，输入目录名称，如图所示：

②新建子目录

新建的目录显示在所点目录的最后一位，右击要建子目录的目录节点，弹出新建目录，选择，输入子目录信息。

保存后，子目录“修订文件”出现在“F造价管理文件”目录下面。

③编辑目录

操作文档主界面，右键点击文档目录树结点，界面显示右键菜单，点击菜单“编辑目录”，如图，则所点击的目录名称变为可编辑状态。

④删除目录

拥有删除目录权限的用户可以进行删除操作，用户可以删除不存在子目录和文档的目录，操作文档主界面，右键点击文档目录树结点，界面显示右键菜单，点击菜单“删除目录”，系统弹出删除确认信息，确认是否删除目录。

点击确认框的“确认”按钮，则系统判断要删除的目录是否含有子目录或文档，如果有，则弹出提示信息“该目录存在子目录或文档，不可被删除!”如果没有，则删除目录成功。

⑤上传文档

用户在拥有权限的文档目录中上传新的文档，录入文档基本信息，上传文档附件，并且系统会自动记录文件上传人员及上传时间等信息，操作文档主界面，点击“上传”按钮，系统会显示上传文档的界面，上传附件，文档名称可自动获取，也可以修改名称。需要流转的文档，要在上传界面勾选“需要流转”框，要流转的文档必须通过所有步骤后，文档才能生效，不需要流转的文档，只要审批人进入文档审核界面，将文档审核通过后，文档即生效，查阅人员的查阅情况不影响文档流转操作。

⑥发起流转

只要上传人才能进行发起流转操作，操作员进入操作文档主界面文档列表中，需要流转的文档，操作一栏会显示“发起流转”按钮，如图所示：

点击要发起文档后的“发起流转”按钮，系统弹出显示发起流转界面，如果文档流转分为多步骤，可通过点击“下一步”按钮来增加流转步骤，最多只能添加五个步骤；若在同一流转步骤中需要不同的流转人员，可在审批人下拉框内选择添加多个人员，查阅人员也可以选择多个人员，如图所示：

填写信息后点击“提交”按钮，则文档流转成功发起，流转中的审批人员可查看到该流转，不同步骤间要按顺序进行，第一步的所有审批人员都审批后才可进入第二步骤，这时第二步骤中人员才可看到此流转；同一步骤的审批人不分先后顺序，如果第一步的审批人员中有流转不通过，则第一步骤人员都流转完成后终止该文档流转，不进入第二步骤，文档状态为“不通过”。若所有审批人员都审批通过，则文档状态为“已生效”。

⑦流转历史

操作文档主界面文档列表中，勾选要查看版本的文档，点击“流转历史”按钮，系统弹出该文档流转历史界面，文档流转历史界面，点击文档名称可阅读该文档，点击步骤按钮，可以查看该步批阅人员的批复意见等。

⑧访问文档

用户可以在线查看阅读具有访问权限的文档，操作文档主界面文档列表中，点击文档名称，系统会显示该文档的查看界面，用户可在线阅读该文档，没有此文档访问权限的用户不能点击访问该文档。

⑨下载文档

拥有该文档下载权限的用户可以将该文档下载至本地电脑，操作文档主界面文档列表中，勾选要下载的文档，点击“下载”按钮，系统会显示下载界面进行文档下载。

⑩删除文档

拥有该文档删除权限的用户可以将该文档删除，操作文档主界面文档列表中，勾选要删除的文档，点击“删除”按钮，确认后即可删除文档。

⑪移动文档

进入操作文档主界面，勾选要移动的文档，若登录用户拥有某些目录的上传权限，用户可以将当前目录的文档移动到这些目录下，点击“移动”按钮，弹出界面显示移动文档目录，只显示该项目用户拥有“上传”权限的文档目录。

选择要移至的目录，点击保存后，文档移动成功，转移后，则文档的编号会自动改变，编号更新规则相当于在新目录新上传的文档。

⑫更新文档

进入操作文档界面，可以对文档进行更新，生成新一版本，勾选要更新的文档，点击“更新”按钮，系统弹出更新文档界面，用户输入文档信息，点击“保存”按钮，系统判断所填信息是否符合要求；如果不符合，则提示错误信息，如果符合，则更新文档成功。在更新时，如果新上传一个附件，则该文档版本升级，例如，上一版本号是v1，则更新后，版本号升级为v2，否则版本号不变。更新文档名称，则文档的历史版本文档名称都做改变。在更新文档时，勾选了“需要流转”，则此文档状态为“待流转”，需要经过流转通过后方可变为“生效”状态。如果没有勾选“需要流转”，则此文档状态为“待审核”，需要经过审核通过后方可变为“生效”状态。如果文档的流转状态为“流转中”则该文档不可以被更新。

⑬版本切换

进入操作文档主界面，勾选要切换版本的文档，若登录用户拥有该文档的版本切换权限，用户可以切换该文档的版本，点击“版本”按钮，系统弹出该文档版本管理界面，用户选择需要的文档版本，点击“应用此版本”，切换到此版本，文档显示所修改的版本。

(2)文档审核

点击菜单“文档审核”进入文档审核界面，若登录用户拥有某些文件审核的权限，这些文件提交后，登录用户界面文档列表会显示这些要审核的文档信息，登录用户可以给出审批意见。

文档审核界面，有“全部项目”和“当前项目”按钮，点击“全部项目“，界面显示需要登录用户要审核所有项目下的文档，点击“当前项目”显示的是当前项目下需要登录用户审核的文档。

(3)文档流转

文档流转是一个文档作业平台，列出了与登录用户相关的文档流转。包括登录用户本身发起的文档流转和流转(包含审批和查阅)到登录用户的文档流转，审批人选择菜单“文档流转”可以查看到需要登录用户审批、查阅的文档，并且上传者拥有终止流转的权限，流转终止后，文档被退回到待流转状态。

(4)文档版本

对指定项目所有文档的历史版本进行管理，文档版本管理主界面，界面显示当前项目的所有文档的所有版本。用户可以方便的查询文档的历史版本及对文档版本进行应用等。例如选择“现代工程项目三”，点击菜单“文档版本”进入文档版本管理主界面，界面显示的是“现代工程项目三”下的所有文档的所有版本，拥有版本切换的用户，可以点击“应用版本”进行文档版本切换。

若用户有该文档的“版本切换”权限，点击应用此版本即可应用，反之点击“应用此版本”会有不可以应用版本信息提示。

(5)历史操作

用户登录界面，选择菜单“历史操作”，进入历史操作界面记录显示项目文档的上传、更新、查看、下载、移动、删除、发起流转、终止流转、版本切换等操作历史。

(6)文档搜索

用户登录界面，选择菜单“文档搜索”，进入文档搜索主界面，输入查询条件，可查询出需要的文档信息，支持模糊查询。

4)借阅平台

借阅中心模块分为我的借阅、文档借阅、借阅审批、项目借阅开通管理和借阅记录查询五个二级模块。对文档借阅活动中的动作和信息进行管理和维护。

(1)项目借阅开通管理

项目经理登录前台系统，点击左侧菜单“借阅中心-项目借阅开通管理”，默认进入项目借阅权限开通情况主界面，“可借阅”的项目，在“文档借阅”功能中才可以显示该项目的文档，否则不可以显示。

(2)文档借阅

选择左侧菜单“文档借阅”，进入文档借阅界面，可以根据需要借阅需要的文档，点击“借阅申请”按钮，弹出文档借阅申请主界面，归档两年以上的文档不能被借阅。已经开通的项目才会在下拉框显示，开通后的项目方可借阅其下的文档，文档列表内显示的文档都是通过审核已经生效的文档。

(3)借阅审批

选择左侧菜单“借阅审批”查看提交到登录账户的所有借阅申请，并且作出是否同意批复。

借阅审批界面，有“全部项目”和“当前项目”按钮，点击“全部项目“，界面显示需要登录用户审批所有项目下的文档，点击“当前项目”显示的是当前项目下需要登录用户审批的文档。

(4)我的借阅

选择左侧菜单“我的借阅”，可以查看登录用户的所有的文档借阅申请情况。

我的借阅界面，有“全部项目”和“当前项目”按钮，点击“全部项目”，界面显示登录用户借阅的所有项目下的文档，点击“当前项目”显示的是当前项目下用户借阅的文档。

(5)借阅记录查询

可以查询出与登录账户有关的文档借阅情况，点击“全部项目”按钮，界面显示本单位下所有人员借阅的所有文档情况，点击“当前项目”，界面显示用户借阅当前项目下文档情况。

5)信息平台

此信息平台，支持全系统的信息通知和人员之间的信息沟通，主要包含站内信和邮件平台等方式的支持功能。

(1)站内信

选择菜单“信息平台”，点击进入“站内信”主界面，可以查看、发送、回复、删除站内信，实现项目组、人员之间的信息互动，主要包括站内信和系统站内信两个模块，其中系统站内信收件箱是不能进行回复操作。

①站内信

站内信主要用于项目组成员之间的信息互动，文档审核、借阅审批通过或者不通过时，系统会给相应的人员发送站内信信息及原因，进入站内信界面，点击“发送站内信”按钮，弹出发送界面，输入要发送的信息，从下拉框可以选择该项目组下所有成员。

②系统站内信

系统站内信收件箱，主要包括后台管理员发送的系统消息，文档审核、审批意见等，系统站内信不能进行回复操作，如图所示：

(2)邮件平台

选择菜单“信息平台”，点击进入“邮件平台”，默认进入邮件平台主界面，每个项目只有一个公共邮箱，此公共邮箱在后台项目新增的时候，由系统自动分配。系统不提供个人邮箱，实现邮箱基本功能，包括写信，删除、发送、转发等，后台角色管理可以添加这些邮件操作。邮件中有“联系人”功能，联系人分为项目联系人和个人联系人。项目联系人自动获取该项目的所有人员信息；个人联系人支持增、删、改、查看等功能，对联系人信息进行管理。

①写信

点击“写信”，进入写信界面，可添加抄送，添加密送，多人发送，邮件地址中间分号分隔，如图所示：

②附件转移

进入收件箱或者删除箱，点击邮件进入查看界面，邮件附件可以进行下载或者转移操作，点击“移动”按钮，弹出附件移动界面，移动附件相当于在文档管理模块中新上传一个文档，同新上传的文档同样处理，附件只能转移到当前用户拥有上传权限的文件目录里，如图所示：

6)归档管理

归档管理模块实现对结项中的项目下的文档归档操作，并且文档归档需要进行归档审核。

(1)归档管理

选择菜单“归档管理”，点击进入归档管理主界面，从左侧菜单项目下拉框可以查看到，状态为“结项中”的所有项目，选择需要归档的项目进入归档界面。

锁定待归档

用户勾选要归档的目录及文档，点击“保存”按钮，系统弹出提示：“您确认锁定待归档吗?”点击“确认”按钮，则保存此次归档信息。

(2)归档审核

点击进入归档审核界面，如果有待审核的归档信息，则显示“归档审核”按钮，用户点击“通过”按钮，系统弹出确认信息，点击“确认”按钮，则此文档归档通过审核。项目文档归档结束，则该项目人员不可再进入该项目，项目状态变为已结项，项目结项后，所有人员退出该项目，不能再查看该项目的信息，归档管理员可从后台查看到归档的项目及归档的文档信息。