8.1.6 文档信息化管理的新技术和新趋势
1.“云技术”和“移动终端”在项目信息管理上的应用
1)云技术简介及带给项目信息管理的变化
(1)“云技术”的概念
云技术(Cloud Technology)，作为一种新的IT(Information Technology)资源交付和使用模式，通过网络实现硬件、软件、平台以及服务等多种资源的按需获取。云计算技术是继个人计算机和互联网技术之后一次新的IT浪潮，它从根本上改变了人民的生活方式、生产方式、服务模式和商业模式。云计算技术基于分布式技术和虚拟化技术将数据存储和计算能力部署在分布式计算机上，用户无需部署任何复杂的硬件和软件就可以通过网络以按需付费的方式获得无限可扩展的资源。基于云计算技术，服务提供商根据用户访问量，动态弹性地增减IT资源来满足动态变化的用户规模和应用规模，从而及时进行资源分配、回收和再分配，实现资源的弹性供应，提高资源的利用率，降低成本。
(2)“云技术”的应用
作为新一代信息产业浪潮的中坚力量，云计算技术不仅让用户拥有更好的用户体验，享受丰富的服务，让服务提供商提高服务质量的同时降低成本，而且对建筑工程项目管理系统的构建产生了深远的影响。目前，云计算技术还处于产业化应用的初期阶段，本书对云计算技术的特点进行了总结，以此为基础分析了云计算技术下建筑工程项目管理系统。
回顾20世纪60年代和70年代计算机技术的发展，可以发现云计算技术是一种旧趋势的回归：中心，共享计算资源。在数据处理早期，计算机和计算机操作都非常昂贵的，拥有大型计算机的公司将其计算资源提供给外部用户，这就是专门部署计算资源的独立服务提供商的开始。大型计算机提供完整的作业环境，包括不同的软件包，编程环境，文件存储和打印服务。这个时期的定价模式通常基于终端的固定的租赁费和变化的连接时间、消耗的CPU时间和存储的使用情况。随着个人计算机数据处理能力的发展，数据存储转移到本地设备。在90年代，再次回归到信息技术的集中化，特别是数据存储的集中化，而这种趋势就是云计算技术。
云计算是向用户提供按需的租用服务的，从用户角度看，云计算提供的服务具有弹性扩展，按需服务，高可靠性和高安全性等特点。弹性扩展要求云计算资源能够适应各种不同性能要求的服务，能够在服务高峰期和低谷期保证服务的质量；按需服务允许不同用户申请不同大小的资源，对用户来说云计算资源是“取之不尽”的；高可靠性就要求在部署一名用户的服务时，应充分考虑到数据中心部分主机宕机的风险，并给出策略能够在部分主机故障时确保服务仍能够正常提供；高安全性确保云计算中服务的相关信息和数据不被非法查看。
基于云计算技术构建建筑工程项目管理系统，可以对工程项目管理过程中产生的大量信息进行统一有效的管理，同时通过云服务提供商的专业技术人员对软硬件平台进行维护，从而可以有效地降低项目管理方面的资本投入以及建筑工程项目管理系统成本，因此可以有效提高建筑工程项目信息化管理的水平和相关企业的竞争力。基于云计算的建筑工程项目信息管理系统拥有以下特点：
①整个系统的主要硬件设备和软件由云服务提供商提供，并且对其进行专业的系统维护，而建筑工程项目信息管理者则是对软硬件设备以租赁的形式得到其使用权，因此可以有效地降低在软硬件方面的购买和维护成本。
②建筑工程项目信息管理过程中所涉及的数据信息都存储在云端，因此提高了用户之间的信息共享，同时也有效降低了数据独立存储时较高的使用费用。
③云计算平台是由专业的大型IT公司负责构建，通过大量的计算机组成的机群集中为用户提供高效可靠的数据处理和存储服务，并且基于软硬件的冗余机制来提供整体系统的可靠性。
总之，与传统的建筑工程项日管理信息系统相比，基于云计算技术的工程项目管理信息系统更可靠稳定，更利于降低建筑工程项目管理组织的实际成本。
云计算技术作为一种基于网络的IT资源交付和使用新范式，它不仅是一种新的技术，而且是一种新的服务提供模式。与传统的建筑工程项目信息管理系统相比，基于云计算技术的项目信息管理系统无需购买、部署和维护硬件基础设施和软件平台。用户可以通过浏览器对部署在云端的建筑工程项目管理系统进行安全可靠的操作。基于云计算技术的建筑工程项目管理系统不仅可以有效地提高项目管理的效率，而且可以大幅度降低项目管理的成本，进而提高企业的竞争力。此外，系统的软硬件平台提供者基于系统使用者提出的反馈意见，通过专业的技术对管理系统不断更新，从而保证项目管理服务的可靠性和安全性，同时也在一定程度上有助于我国建筑工程项目管理信息化的持续发展。
2)移动终端
移动终端或者叫移动通信终端是指可以在移动中使用的计算机设备，广义的讲包括手机、笔记本、平板电脑、POS机甚至包括车载电脑。但是大部分情况下是指手机或者具有多种应用功能的智能手机以及平板电脑。随着网络和技术朝着越来越宽带化的方向的发展，移动通信产业将走向真正的移动信息时代。另一方面，随着集成电路技术的飞速发展，移动终端的处理能力已经拥有了强大的处理能力，移动终端正在从简单的通话工具变为一个综合信息处理平台。这也给移动终端增加了更加宽广的发展空间。
2.常用的在线文档信息管理系统简介
在各种信息网络化的今天，对于项目管理文档及信息的管理也实现了在线管理，例如国际上比较先进的项目管理系统ACONEX(亚建诺)在线信息管理服务与bussaw(巴索)工程信息管理系统，以及国内也比较领先的普华power pip工程信息管理系统，均对项目文档及信息的管理提供从立项申请、方案设计、施工图设计、项目报批报建、工程招投标、施工建设、设备安装、工程监理、竣工验收等全过程的专业化、高透明度的工程信息化管理和工程顾问服务。
现在对以上的两种比较通用的项目管理系统进行一下详细的介绍。
1)亚建诺(ACONEX)在线信息管理服务
(1)文档管理，安全高效地在所有项目参与方之间进行图纸，建筑信息模型(BIM)和三维模型，合同，报告，计划表和其它文档的工作流管理。使用Aconex，即拥有一个安全的中央平台，上传和发布文件到任何地方，大小不限；管理版本控制；检索和查看任何类型的文档或图纸。
图8-9 项目管理系统Aconex
(2)项目通信，通常信函和文档会告诉您项目中所发生的一切。使用Aconex，这些信函文档被高度整合在一起，最终不会是文档归于一个地方而信函却在另一个地方。使用Aconex，可以达到快速检索项目邮件；实时跟踪进度；无懈可击的审计跟踪，因为没有任何删除。流程管理，由于所有参与方使用一个系统，全项目范围内流程管理也是触手可得。Aconex可以管理信息需求，招投标，供货商数据和成本信息管理等标准的行业流程。此外还可以快速设置工作流；减少审查周期时间，节约宝贵时间；生成全项目范围报告，确定瓶颈(图8-9)。
2)Buzzsaw是美国Autodesk公司开发的一种适合工程项目各参与方的管理人员在线项目管理和协同工作系统，使用该系统可以更加高效地管理所有工程项目信息，从而缩短项目周期时间，减少由于沟通不畅导致的错误，从而提高团队责任岗和对项目的控制能力。Buzzsaw更是顶尖开发人员为Android智能手机和平板电脑用户开发的一款让Buzzsaw的用户安全地访问建筑，工程和施工(AEC)项目的设计和文件移动应用程序。Buzzsaw可以查看二维和三维DWF文件，同时也能查看有关设计元素和元数据，查看项目文档和图像，以及可以查看直接上传到Buzzsaw云储运的项目照片。如果你是一个Buzzsaw用户，可以使用Buzzsaw的移动应用程序安全地访问你的AEC项目信息(图8-10)。
3.以BIM技术为基础的项目信息化管理发展趋势
BIM是在项目建造之前以数字化方式对其关键物理特性和功能特性进行探索的综合过程，可以帮助提高项目交付速度、减少成本，并降低环境影响。借助BIM，设计人员可在整个过程中使用协调一致的信息设计出新项目，可以更准确地查看并模拟项目在现实世界中的外观、性能和成本，还可以创建出更准确的施工图纸。而对于项目信息化发展的关键在于以下两点：
图8-10 Buzzsaw系统
(1)首先是BIM技术人才培养，BIM技术可以涉及到工程项目建设的全过程，基于BIM技术的建设工程信息管理是一项复杂的系统工程，其专门人才的培养就显得尤为关键了。所以相关人才的培养是项目信息化发展的一个趋势。
(2)其次随着BIM技术进入工程建设的各个过程，各参建单位所产生的信息如何最快的BIM化，并使它们存在某种必然联系，这样就需要使参建单位在BIM技术上有一个统一的规则，明确整个过程中信息管理、信息安全、信息质量保证等内容。并由项目管理单位主导，使BIM技术真正在信息化管理上做到为我所用。
4.电子邮件在项目信息管理过程中的作用
从事项目信息管理工作，会养成用电子邮箱的习惯。每天必须做的事情就是检查自己的邮箱，是否有新的任务交代，邮箱可以作为工作的平台，使用好邮箱，遵守一些邮件沟通规范和技巧，能大大提高你的工作效率。
(1)电子邮件沟通的重要性
电子邮件首先是一种最重要的职场沟通方式，特别是在项目信息管理过程中，可以快速、便捷的进行信息传输、沟通、共享。
(2)电子邮件的作用
使项目所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成。
能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当作为每个工作项目历史档案的功能。
还可充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端。
(3)使用电子邮件的基本技巧
①对于项目重要沟通事项，在发送邮件后最后电话提醒对方引起关注；或请对方确认收到E-mail。
②重要会议通知在会前向与会人员提醒开会时间。
③如果重要邮件发出去后石沉大海，不一定是对方不重视，尝试再次提醒。
④转发项目敏感或者机密信息要小心谨慎。
⑤不要把项目内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。