8.1.5 文档信息管理制度
1.建立并公示各项文档管理制度
1)收发文工作制度
(1)全过程咨询管理收发文流转见图8-2。
图8-2 全过程咨询管理收发交流转图
说明：(1)全过程咨询单位不能直接向政府部门和市政配套部门发文；
(2)全过程咨询单位可直接向其他授权管理的咨询单位发文并接受这些公司的来函；
(3)如全过程咨询服务范围涵盖设计、监理、招标代理等单项咨询服务，则上图可相应简化；
(4)全过程咨询单位可根据授权范围直接向总承包单位和独立发包单位发文，并接受这些单位的来函，但不直接向受总包管理专业分包单位发文以及接受他们的来函；
(5)根据建设单位对全过程咨询单位的授权范围，建设单位可直接向上图所示的单位直接发文。
(2)收文工作流程见图8-3。
图8-3 收文工作流程(https://www.daowen.com)
(3)发文工作流程见图8-4。
图8-4 发文工作流程
2)项目管理文件资料的借阅归还流程见图8-5
图8-5 文件资料的借阅归还流程
3)印信管理制度
(1)印信监控制度见图8-6。
图8-6 印信监控制度
(2)用印流程见图8-7。
图8-7 用印流程
4)电子文档管理见图8-8
图8-8 电子文档管理流程
5)保密制度
(1)为了维护业主利益，项目管理部全体职员必须严格遵守保密制度。
(2)严格遵守文件(包括传真、电子文档)登记和保密制度。项目重要文件存放在有保密设施的文件柜内，计算机中存有项目归档文件或信息的必须设置口令，并将口令报告项目经理。不准带重要文件到与工作无关的场所。不得在公共场所谈论和交接重要文件。
(3)严格遵守重要文件、资料、档案的借用管理制度。如需借用重要文件、资料、档案，须经项目经理批准。并按规定办理借用登记手续。
(4)项目文件、资料不准私自翻印、复印、摘录和外传。因工作需要翻印、复制时，应按有关规定经项目经理批准后办理。复制件应按照文件、资料的规定管理。
(5)调职、离职时，必须将本人经管的项目文件或其他东西，交至项目经理，不可随意移交给其他人员。
2.特殊保密项目的档案管理制度
1)涉密载体(纸质)保密管理措施
(1)定义与范围
涉密载体：指载有秘密信息的物体，包括密件和密品两类。
①密件指以文字、数据、符号、图形、图像、声音等形式载有秘密信息的物件，包括纸介质、磁介质、光介质等物件，如：文件、资料、磁盘、磁带、光盘、录像带等。
②密品指直接含有秘密信息的设备或者产品。这种设备或者产品通过观察或者测试、分析手段能够获得秘密信息。
(2)密件的制作及标定
①制定密件须依照定密程序确定密级和保密期限。密件内容一经保密管理小组审核批准，密件内容原稿就不应再做文字和数据的修改补充，如需进行修改补充，须重新审定。
②密件要严格按照合同约定和保密管理小组批准的数量进行制作，各参建单位不准多留、私留。
③密件形成过程中产生的原始材料和中间材料，包括草稿、废稿、讨论稿和审议稿等应当由承办人负责，存放在密码文件柜中保管。不需要保存的应及时销毁，不能随意丢失或泄密。
④制作秘密载体的场所应当符合保密要求，如配备密码文件柜等。使用电子设备的应当采取防电磁泄漏等保密措施。
(3)重要密件的发送与传递
①收发密件，承办人必须严格履行清点、登记、编号、签收、清退等手续。
②传递密件，传递人员应选择安全的交通工具和线路，并采取相应的安全保密措施。
(4)密件的使用
①涉密人员借(调)阅密件需征得相关领导同意后方可办理。
②借(调)阅密件，应当办理登记、签收手续，管理人员要随时掌握密件动向。
③阅读和使用密件应当在符合保密要求的办公场所进行。
④密件在使用过程中，必须注意做好存放和知悉范围的保密工作。
⑤因工作需要对外单位提供和传递密件，需征得相关领导同意后方可办理。
⑥由机要途径寄送/收到密件的，需要做好相应记录。
⑦因工作需要携带密件外出，应当符合下列要求：
·涉密人员携带重要涉密载体外出，应采取安全措施，使密件始终处于携带人的有效控制之下，携带人返回时应将涉密载体及时归还原处。
·严禁携带重要密件外出参观、旅游、探亲访友和办理无关事项。
·参加涉外活动不得携带密件；因工作需要的，应当经相关领导同意，采取严格的安全保密措施。
(5)密件的复制、汇编及摘录
①因工作需要复制重要密件，需征得相关领导审批方可办理。
②复制密件，不得改变其密级、保密期限和知悉范围。
③复制密件必须严格保密管理，不准多印、多留。
④复制密件过程中出现印有字迹的废页要按密件要求及时销毁。
⑤复制密件必须及时履行登记、编号、签字手续，并等同原件管理。
⑥摘录∕引用秘密内容形式的秘密载体，应当按原件的密级、保密期限和知悉范围管理。
(6)密件的保存
①密件在指定场所和部位保存，保存人员需使用必要的保密措施、设备。
②密件管理人员应定期对所存密件进行清查、核对，发现问题及时向上级领导报告。
③按照规定应当清退的秘密载体，应及时如数核对、清退，不得自行销毁。
④需要归档的秘密载体，应当按照国家有关档案法律法规归档。
⑤涉密人员、密件管理人员在离岗、离职前，应当将所保管的密件全部核对和清退，并办理移交手续。
(7)密件的销毁
①销毁密件前，需经相关领导审查及审批，并履行清点、登记、签字手续。
②纸介质密件，应当采用焚毁、化浆等办法送上级保密工作部门指定的工厂销毁，并应有两人以上押运和监销。
③严禁各参建单位及个人将密件作为废品出售给废旧回收单位和个人。
2)涉密人员保密管理措施
(1)涉密人员负有维护国家秘密安全的责任和保守国家秘密的义务，应自觉遵守有关的法规和制度，接受保密组织的教育和监督。
(2)选拔任用涉密人员，要依照机要干部的标准和保密干部专业化要求，进行严格审查，并报保密管理小组备案，不得使用临时聘用人员。
(3)建设单位与相关参建单位对涉密人员在岗情况定期或不定期进行联合检查，对检查中发现不宜留在涉密岗位的，应坚决调离。
(4)涉密人员上岗前，须先参加保密工作部门举办的保密业务培训。
(5)涉密人员在岗、离岗和出国(境)前及涉密外事活动前必须接受保密教育，不断强化政治业务素质。
(6)涉密人员须严格履行保密责任和保密义务，遵守保密纪律和有关规定。
(7)涉密人员辞职、调动，单位应征求上级领导及保密工作部门的意见，并视情况进行脱密期管理。脱密期一般为6个月至3年。
(8)涉密人员调动或退休须及时清退个人承办、保管的密件，经保密工作小组验证无误和上级领导批准后，方可予以办理工作调动或退休手续。
3)涉密会议保密管理措施
(1)召开秘密程度较高的重要会议，会前应与保密部门联系，共同采取安全保密措施，并对与会人员进行保密教育，规定保密纪律。
(2)选择具备安全保密条件的会议场所，严禁使用无线话筒传达密件和向室外扩音。
(3)凡传达秘密文件，—定要按相关文件规定和上级指标办理，不得擅自扩大传达范围。
(4)严禁无关人员进人会场，对需要列席会议的人员，应将名单呈报保密管理小组审定。
(5)凡规定不准记录的会议内容，与会人员不得记录，并不得携带录音机进入会场录音。
(6)严禁滥印复印会议秘密文件、资料，确因工作需要复制的，按照本办法“第三条涉密载体(纸质)保密管理措施第5条密件的复制、汇编和摘录”规定执行。
(7)与会人员不得以任何形式对外泄露会议秘密内容。
(8)会议结束后，会议组织者要对会议场所进行保密检查，查看有无遗失的文件、资料、笔记本等。
4)计算机和移动存储介质保密管理措施
(1)严禁擅自更换、拆除办公计算机的各种配件。现场办公计算机仅供相应参建单位核心涉密人员名单范围内的涉密人员办公使用，范围以外人员未经保密管理小组同意不得操作计算机。
(2)本项目所有计算机互联网的接入必须经过保密管理小组批准，由建设单位专门的计算机网络安全管理员负责安装、接入、调试、开通和登记。
(3)计算机的IP地址等信息由建设单位专门的计算机网络安全管理员统一设定，严禁私自修改计算机的MAC地址和IP地址。
(4)未经保密管理小组审查批准，严禁擅自将项目涉密信息、文件在外网发布、谈论、传播。
(5)因各种原因离开本单位的人员，在办理正式调出或离职手续时，应先行办理办公计算机设备的退还交接。
(6)本单位所有计算机都由保密管理小组统一管理，任何参建单位和个人不得擅自损坏、拆卸、维修、销毁以及增加外部设备。
(7)所有办公计算机必须使用开机密码，密码使用英文字母与阿拉伯数字相组合，长度不小于8位。
(8)所有计算机应安装防病毒软件，并定期对病毒库升级，定期查杀，有效地清除间谍软件，防范U盘病毒，涉密人员要警惕计算机病毒，重要的数据必须经常备份。发现或怀疑计算机染上病毒后，立即关机阻止病毒的蔓延，并尽快通知建设单位专门的计算机网络管理员。
(9)严禁擅自使用外来不明软盘及光盘，确因工作需要的，应先进行严格查毒，经建设单位专门的计算机网络管理员确认安全无毒后，方可使用。严禁擅自将外来软盘或光盘内容拷入计算机，以免病毒入侵，造成涉密数据信息的泄露或损毁。
(10)如计算机需修理，由保密管理小组统一负责，不得私自招雇外人修理或自行外送修理。如确有必要外送修理，经保密管理小组确认硬盘无涉密信息或将储存有秘密信息的硬盘拆除，严防硬盘中的秘密信息在检修中被窃或泄露。需要维修和维护时，使用人应将重要信息进行拷贝。
(11)所有接入互联网的计算机不得处理项目涉密信息、内部重要信息和其他未公开的公务信息。
(12)建设单位专门的计算机网络管理员应每月对各参建单位的计算机信息网络安全和保密工作进行定期检查，并做好检查记录。
5)信息发布和对外提供资料保密管理措施
(1)接待记者采访等新闻报道资料归口保密管理小组统一管理，各参建单位相关人员不得私自透露任何涉密信息。
(2)新闻报道资料的信息、数据等须经保密管理小组审查后方可发布。
(3)本项目如需举办新闻发布会，由保密管理小组组织，各相关参建单位配合落实。
(4)本项目对信息发布实行分级审核制度。保密管理小组是联系新闻媒体的归口管理机构。
(5)发布一般信息须经保密管理小组审核确认，统一对外发布。重要新闻、信息以及其他宣传、理论文章须经上级领导审定后发布。
(6)凡对外发布的信息和数据，一律以保密管理领导小组统一出口为准，其他任何参建单位和个人不得提供和使用与其不一致的数据。
(7)新闻及信息一经发布，必须同时以电子文件和纸质文件备案，以便查询。
6)其他需要明确的保密管理措施
各参建单位要保持对舆论环境和新闻报道的敏感性，对重大事项要正确应对，并严格按照疾控中心项目重大事项报告制度，上报相关领导。