三、会计凭证
会计凭证是指金融企业记录经济业务,明确经济责任的一种具有法律效力的书面证明文件。填制、取得和审核会计凭证,既是会计核算工作的开始,也是对经济业务事项进行监督的重要环节。
(一)会计凭证的种类
1.按凭证填制的程序和用途分为原始凭证和记账凭证
(1)原始凭证。
原始凭证是指在经济业务事项发生时取得或填制的,用以记录和证明经济业务的发生或完成情况,明确经济责任的会计凭证。它是填制记账凭证及登记账户的原始依据。
金融企业的原始凭证按其来源不同,可以分为外来的原始凭证和自制的原始凭证。外来的原始凭证是金融企业在交易或事项发生或完成时,直接从金融企业外部取得的凭证。自制的原始凭证是金融企业自行制作的,并由本企业内部业务的部门或人员,在执行或完成交易或事项时所填制的会计凭证。金融企业的原始凭证大多为自制的原始凭证。
(2)记账凭证。
记账凭证是指根据审核无误的原始凭证进行归类、整理而编制的具有会计分录的凭证,它是登记账簿的依据。金融企业的记账凭证根据原始凭证另行编制,也可以用具备记账凭证要素的原始凭证代替。
2.按凭证表面形式分为单式记账凭证和复式记账凭证
(1)单式记账凭证。
单式记账凭证是指把一项交易或事项所涉及的每个会计科目,分别填制在几张记账凭证上,每张凭证只填列一个会计科目的记账凭证。其中,填列借方科目的称为借项凭证,填列贷方科目的称为贷项凭证。在传统手工操作下,商业银行在会计核算中一般采用单式记账凭证。
(2)复式记账凭证。
复式记账凭证是指一项交易或事项所涉及的会计科目都集中填列在一张凭证上的记账凭证。复式凭证在金融企业会计核算中广泛采用。目前,采取计算机联网操作和综合柜员制的商业银行,表内业务的核算大多采用复式凭证,表外业务的核算大多采用单式凭证。
3.按凭证的格式和用途分为基本凭证和特定凭证
(1)基本凭证。
基本凭证是指会计部门根据合法的原始凭证及业务事项自行编制的具有统一格式的凭证,如现金收入凭证、现金付出凭证、转账借方凭证、转账贷方凭证、特种转账借方凭证、特种转账贷方凭证、外汇买卖借方凭证、外汇买卖贷方凭证、表外科目收入凭证和表外科目付出凭证等。
(2)特定凭证。
特定凭证是指根据各项业务的特殊需要而设置的各种专用凭证。这类凭证一般由银行印刷,如银行汇票、商业汇票、支票、进账单、电/信汇凭证、委托收款凭证、托收承付凭证、计息凭证等。
(二)会计凭证的处理
会计凭证的处理是指从受理或编制凭证开始,经过审核、传递、记账,直至整理装订、保管为止的整个过程。
1.会计凭证的编制
金融企业编制会计凭证必须做到标准化、规范化、要素齐全、数字正确、字迹清晰、不错漏、不潦草及防止涂改。
2.会计凭证的审核
金融企业对自制或受理的会计凭证,必须根据会计规范和有关业务的具体要求,认真审核,以保证会计凭证的真实性、完整性、正确性和合法性。
3.会计凭证的传递
会计凭证的传递是指金融企业为了办理业务和处理账务的需要,而将填制或受理的会计凭证在金融企业内部以及金融企业之间按照规定的时间、路线进行传送流转。总的来说,金融企业会计凭证的传递必须准确及时、手续严密、办妥交接、先外后内、先急后缓。同时,为了维护资金安全,经办人员在办理现金收入业务时,应先收款后记账;处理现金付出业务时,应先记账后付款;办理转账业务时,应先记付款人账,后记收款人账;代收他行票据时,应收妥后抵用。
4.会计凭证的整理、装订和保管
会计凭证是重要的经济档案和历史资料,为了保证会计资料的安全、完整和便于事后查考,金融企业对已办完会计核算手续的凭证应按规定整理、装订成册,并归档保管。