六、自动图文集

自动图文集是一些文字或图形的集合，其中可以存储一些需要重复使用的文本或图形，如公司的名称、公司的徽标或带格式的表格以及寄信人的地址、各种称呼和结束语等。在需要输入这些图形或文字时可以直接从自动图文集中选择，如图3-32所示。

1.新建自动图文集

新建自动图文集的方法是：在工具栏上右击，从快捷菜单中选择“自动图文集”，界面中就显示出“自动图文集”的专用工具栏。

使用工具栏新建自动图文集词条：选中文档中要新建为词条的内容，单击“自动图文集”工具栏上的“新建”按钮或按快捷键Alt+F3，弹出“创建自动图文集”对话框，输入要创建的词条名称，单击“确定”按钮，一个自动图文集词条就创建好了，如图3-33所示。

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图3-32　自动图文集菜单项

另外一个方法是：选中要添加为自动图文集词条的文字，打开“插入”菜单，再打开“自动图文集”子菜单，单击“新建”命令，出现创建“自动图文集”对话框（这里可以给词条起一个名字，缺省的是自动图文集的内容）单击“确定”按钮，就在自动图文集中加入了一个词条。也可以打开“自动图文集”对话框，在输入框中输入词条的内容，单击“添加”按钮，就在自动图文集中添加了一个词条，用这种方法添加的词条的名称和内容是相同的。

2.使用自动图文集

使用自动图文集的方法是：单击工具栏上的“所有词条”按钮，从弹出的菜单中选择词条，在文档中插入相应的内容。或者打开“插入”菜单中的“自动图文集”子菜单，选择“正文”项，单击词条名称输入词条内容。

词条删除：打开“插入”菜单的“自动图文集”子菜单，选择“自动图文集”命令，打开“自动更正”对话框，从图文集词条的列表中选择需要删除的词条，单击“删除”按钮，就可以删除这个词条了，如图3-34所示。