一、创建数据清单

一、创建数据清单

在中文Excel2003中，排序与筛选数据记录的操作需要通过“数据清单”来进行，因此在操作前应先创建好“数据清单”。“数据清单”是工作表中包含相关数据的一系列数据行，如前面所建立的“员工工资表”，这张电子报表就包含有这样的数据行，它可以像数据库一样接受浏览与编辑等操作。在中文Excel2003中可以很容易地将数据清单用作数据库，而在执行数据库操作时，例如查询、排序或汇总数据时也会自动将数据清单视作数据库，并使用下列数据清单元素来组织数据：

（1）数据清单中的列是数据库中的字段。

（2）数据清单中的列标志是数据库中的字段名称。

（3）数据清单中的每一行对应数据库中的一个记录。

数据清单与电子报表的区别在于前者的第一行含有列标题，后者是包含数据清单在内的数据库，而且还有标题，如员工工资表中的“姓名”、“年龄”、“职务”、“工资额”，这些就可以作为数据清单中的列标题，使用鼠标选定如图4-56所示的单元格区域，一份数据清单就建立好了。

其实，若选定一个区域，中文Excel 2003也会在需要的时候自动建立一份数据清单，只是该数据清单将包含所有的单元格，自动找到的列标题也不一定正确。

图4-56　选定区域建立数据清单

注：每张工作表上只能建立并使用一份数据清单，且应避免在一张工作表上建立多份数据清单，因为某些数据清单管理功能（如筛选等）一次只能在一份数据清单中使用。

一旦建立好了数据清单，还可以继续在它所包含的单元格中输入数据。无论何时输入数据，都应当注意遵循下列准则：

（1）将类型相同的数据项置于同一列中。在设计数据清单时，应使同一列中的各行具有相同类型的数据项。

（2）使数据清单独立于其他数据。在工作表中，数据清单与其他数据间至少要留出一个空列和一个空行，以便在执行排序、筛选或插入自动汇总等操作时，有利于中文Excel 2003检测和选定数据清单。

（3）将关键数据置于清单的顶部或底部。这样可避免将关键数据放到数据清单的左右两侧。因为这些数据在中文Excel2003筛选数据清单时可能会被隐藏。

（4）注意显示行和列。在修改数据清单之前，应确保隐藏的行或列被显示。因为，如果清单中的行和列没有被显示，那么数据有可能会被删除。

（5）注意数据清单格式。如前所述，数据清单需要列标，若没有的话应在清单的第一行中创建，因为中文Excel2003将使用列标创建报告并查找和组织数据。列标可以使用与数据清单中数据不同的字体、对齐方式、格式、图案、边框或大小写类型等。在键入列标之前，应将单元格设置为文本格式。(https://www.daowen.com)

（6）使用单元格边框突出显示数据清单。如果要将数据清单标志和其他数据分开，可使用单元格边框（不是空格或短划线）。

设置单元格边框的操作步骤如下所述：

1）右击选定的单元格，从快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，进入“单元格格式”对话框后单击“边框”选项卡，如图4-57所示。

图4-57　进入“边框”选项卡

2）从“线条”区域的“样式”列表窗中选择一种线型，从“颜色”下拉列表中选择边框线的颜色，单击“外边框”按钮或在“预览窗”中单击要使用外边框线的按钮，如图4-58所示。

3）从“线条”区域的“样式”列表窗中选择一种线型，从“颜色”下拉列表中选择边框线的颜色，单击“内部”按钮或在“预览窗”中单击要使用内表格线的按钮，如图4-59所示。

图4-58　选择外边框线的样式

图4-59　选择内表格线的样式

4）单击“确定”按钮，在中文Excel2003的工作窗口中单击数据清单外的任意一处，就能在屏幕上显示出带表格线的完整表格，如图4-60所示。

（7）避免空行和空列。避免在数据清单中随便放置空行和空列，将有利于中文Excel 2003检测和选定数据清单，因为单元格开头和末尾的多余空格会影响排序与搜索，所以不要在单元格内文本前面或后面键入空格，可采用缩进单元格内文本的办法来代替空格。

图4-60　带表格线的完整表格