报告具有可读性

活用图表与插图,从视觉上给人“一目了然”的感觉。“一幅画胜过100个字”。要使数字、事物、现象视觉化,让大家从阅读的疲劳中解放出来。现在大家都能非常熟练地运用计算机,PowerPoint是一个很好的制作报告资料的工具,可通过采取不同的颜色、标识来突出报告的主题。制作时要设计好大小标题,每一张要用一句话来总结,让人一看就懂,如果再加上精彩的解释,你的报告就成功了一半。不仅语言是沟通的一种基本工具,其实图画也是一种沟通工具。图画不但对你的沟通很有帮助,也会给你的生活增添不少色彩。古代就有“不着一字,尽得风流”之说。

使用通俗易懂的语言和文字,尽可能不用专门术语或不常用的汉字。文辞华丽或专门术语较多的报告既影响效果又浪费时间。

文章要短,尽可能简单化。文章太长好比油腻的菜,会让人失去食欲。

要安排好大、小标题,正确使用标点符号。这些都有助于读者阅读并正确理解报告的内容。