学会使用白板
五、合作分享的激情
“他们为自己的工作为大家的工作而自豪,他们相互祝贺,相互感谢,他们仿佛变成了另外的人,一群被合作分享的激情所淹没的人,一群世界上最幸福的人。”我多么希望,我及我所认识的所有人,都能成为这样的人。
有两个钓鱼高手一起到鱼池垂钓。这两个人凭着各自的本事,隔不了多久功夫都大有收获。忽然间,鱼池附近来了十多名游客。看到这两位高手轻轻松松就把鱼钓上来,不免感到几分羡慕,于是都在附近买了一些钓竿来试试自己的运气。没想到,这些不擅垂钓的游客,怎么钓也徒劳。
那两位钓鱼高手,个性完全不同。其中一人性情孤僻不爱搭理别人,单享独钓之乐;而另一位高手,却是个热心、豪放、爱交朋友的高手,他看到游客钓不到鱼,就说:“这样吧!我来教你们钓鱼,如果你们学会了我传授的诀窍,每钓到十尾就分给我一尾,不满十尾就不必给我。”双方一拍即合。
教完这一群人,他又到另一群人中,同样也传授钓鱼术,依然要求每钓十尾回馈给他一尾。一天下来,这位热心助人的钓鱼高手,把所有时间都用于指导垂钓者,结果他不仅获得了满满一大箩鱼,还认识了一大群新朋友,并与这些朋友一起享受了钓鱼的快乐。而另一位钓鱼高手却没享受到这种与人同乐的乐趣。当大家围绕着他的同伴学钓鱼时,他更显得孤单落寞,闷钓一天,检视竹篓里的鱼,收获也远没有同伴的多。
早在几千年前,一位中国哲人就问了这样一个问题:“独自快乐和与人同乐,哪种快乐更大呢?”回答当然是后者。
这个道理似乎在自然现象中也能看出。以色列的太巴列湖和死海是由同一种水质构成的,它们都从哈蒙山上黎巴雪松的根部流下,清澈而又凉爽。太巴列湖风景秀丽,因为它有一个出水口来调清水质,它在付出中以充沛的水量来灌溉约旦平原。而死海,拥有同样的水质,却使人感到恐怖,因为它没有一个出水口,它只会保留,于是污浊不堪,真正地成了“死水一潭”。这就是自私的人和无私者之间最根本的不同。
任何合作都要考虑双赢
我们都生活在社会当中,社会是由各个不同的主体组成的,包括公司、个人、社会团体等等。各个主体相互作用,构成了社会的各项活动,使我们这个社会既有序又显得五彩缤纷。作为个人的你无时无刻不在与其他个人或团体合作。这里想说的是只有建立在双赢基础上的合作才是可靠的、长久的。单纯从字面上看,这是一个很简单的道理。但在现实生活中,往往有很多自以为很聪明的人,在这方面栽了跟斗。
当我们代表公司为了某项业务(如委托加工试制某种新产品)与合作方谈判时,一定要抱着双赢的态度。因为,对于你来说,首要的目的是取得试制的成功,即新产品的性能、质量达到规定的要求,在此基础上再考虑价格和交货期。合作方与你合作的目的是在给你提供合格产品的同时,自己也能得到应得的报酬。如果你认为对方的竞争对手很多,不怕他不干,就狠杀对方的报价,最后倒霉的不仅仅是对方,你可能比对方更倒霉。因为对方为你工作的目的是赚取加工费,你出价太低,他只好在偷工减料上动脑筋。结果是产品的性能、质量被打了折扣,交货期也无法保证。如果一个项目达不到要求,再便宜也是极大的浪费,而且还耽误了宝贵的时间。反之,如果项目各方面都达到了要求,价格即使贵了一点,也无可厚非。当然,能做到成本最低是最好了。
在日常工作中,有的人做事斤斤计较,做任何事情先考虑自己的得失,对自己有利的就抢在前面,否则就缩在后面,所以同事称之为“铁算盘”,都不愿意与其合作。这些人有可能在小的方面得到了一些便宜,但在大的方面却吃了亏,如工资、升职等。
18世纪末,在英国出现了第一部《公司法》,对公司的建立、经营活动、破产做了法律的规定。从此,公司在全球范围内迅速发展,推动了近代社会的飞速发展。社会能以极快的速度发展到现在,公司的出现是最主要的原因之一。公司的核心力量就是团队合作,不同的个体带着不同的能力来到公司,进行愉快的、双赢的合作,使公司产生强大的力量,为社会作出贡献。而这种力量是单个个体加起来所无法达到的,这就是双赢的力量。
无论是个人在一个组织中的活动,还是组织与组织之间的合作等,双赢是社会中双方友好合作并取得成功的基础。
双赢合作中要注意以下几方面:
•做任何事情不仅要站在自己的立场考虑问题,也要站在对方的立场考虑问题。这样才能体谅、理解对方的想法。一味地考虑自己的立场、利益是一种极端自私的表现。
•合作前要清楚地了解由合作所产生的各方可获得的利益点。如国际上大公司的采购员都有一套对采购品价格构成的分析能力,而且形成了标准的文件。他首先让供方报价,给你一份报价表,报价表的项目非常详细,包括在什么工序做什么工作、花费多少时间、消耗多少材料、使用设备的时间、所有投入的资源的价格、税金以及你的公司将获得的利润,最后交易的结果是让你赚到了合理的利润,双方都满意。
•抱着合作的诚意与长期合作的态度。无论是个人与个人、个人与公司、公司与公司的合作都要抱着诚意和长期合作的态度。合作中难免会出现问题,即使是对方的错误,也要帮助对方分析问题的所在,一起研究解决问题的办法,而不是简单地与对方中止合作。这是因为:任何合作方都会犯错误,而且你未必能马上找到更好的合作方。
双赢是人际交往的最佳模式,它来自真诚的品德、成熟的想法,是彼此高度信任的结果。
不能明哲保身
当你看到同事、领导或其他部门的人做错了事时,怎么办?有些人的做法是保持沉默。因为他认为反正“事不关己”,如果讲了,反而会得罪人,还是“明哲保身”好。这种“明哲保身”的想法和做法是不对的。正确的做法是及时给他们指出:这样做不对,为什么不对,及其可能产生的后果,应该怎样做。原因在于:
组织中的任何错误,小则影响组织的效益声誉,大则可以使一个组织破产。对犯错误的人也同样,在错误的萌芽阶段改正了错误,几乎没有什么纠错成本;但如果让小错发展下去酿成大错,纠错成本就非常大,严重的会影响其职业生涯。
•如果你是小组的一员,其他人发生差错势必影响到小组的业绩,这会损害到你的利益。
•领导对你能力的评价也会下降,为什么你们互相之间没有发现呢?事前为什么不进行交流呢?
能指出他人的错误,说明:(https://www.daowen.com)
•你有这样的能力。
•你关心、爱护组织。领导非常希望组织中有这样的人,一旦有机会,你是晋升的第一候选人。
当然,要注意指出问题的方法,因为每个人都有自尊心,要面子。如果方法不当,对方面子上难以接受的话,结果可能适得其反。反之,对方会很乐意接受你的意见,并从心底里感谢你。
李先生是一个生产技术员,生产现场的员工都非常喜欢他。他的经验是:当他发现某一位员工的操作方法有错误时,一是对对方说,好像这个做法有点不太对,标准方法应该是这样的。二是他认真地按标准的操作方法做给对方看,还边做边详细地讲解为什么要这样做,因此很多员工都对李先生心服口服并非常感谢他。而质量科的张先生在生产现场发现问题时就好像发现了什么新大陆一样,总是当着众人的面大呼小叫地批评当事人。当事人虽然接受了他的意见,但很勉强,而且有时也不知道发生错误的原因是什么。后来张先生调走时,有人从心底里感到痛快。但不管如何,勇于指出别人的问题总是好的,有时在不方便当场指出的情况下,你可以立即向领导汇报。
实际上最差的人是看到别人出问题前不讲,做“事后诸葛亮”。
一个优秀的员工应该襟怀坦荡、忠实、积极,以组织利益为重,勇于指出并批评组织中存在的问题,这样才能使组织健康发展。
与大家分享苦恼
工作中我们经常会碰到各种各样令人苦恼的问题,有的自己能解决,有的自己不能马上解决,这都是很正常的。许多人能把快乐和幸福与大家一起分享,但工作中遇到苦恼之事却一个人独自承担,即使一时解决不了,也由于面子关系不好意思向大家倾吐。这对工作和身体健康都是没有好处的。其实问题没有解决并不是因为问题很难,而是因为单靠你个人的力量不够。所以,你应该依靠团队的力量、依靠组织的力量,要把你的苦恼即工作中存在的问题向大家倾诉:是什么问题,产生的原因等。有时候在你看来是苦恼的事,大家认为根本不是什么事。大家会帮你分析,为什么是小事。即使真是个问题,也可以组成一个团队,列为课题,大家一起攻关,分析原因、研究对策、集中力量解决它。一时解决不了,你也会因问题的公开化而感到轻松。
你要记住:公司不是你一个人的公司,而是大家的公司;有成绩也不是你一个人的成绩,当然有时你可能起到关键或主要作用。同样,有苦恼也不要一个人硬扛着,要依靠团队。再则,领导的作用之一就是解决部下不能解决的问题。苦恼憋在脑子里永远是苦恼,而让大家分享的话,一则可以消除苦恼,二则在与大家一起解决问题的过程中可以学到许多方法、技巧,三则可以增进团队友谊。
生活中碰到苦恼同样也要与同学、朋友、父母、亲戚一起分享。
没有苦恼的你,会精力充沛地去迎接新挑战、新目标!
学会使用白板
白板,就是带有复印机功能的、白色的记事板。在一个团队中,熟练地使用白板也是做好工作的一项基本功。
两个人以上的小组讨论问题时,大家坐在白板前将讨论的内容写在白板上,其好处表现在如下几个方面:
信息的公开化及共享。开会时,大家将自己的意见讲出来并记录在白板上,使信息公开,相互之间共享。信息共享只是初级阶段,通过互相之间的讨论达成共识,接下来就是共识的共享。
信息的准确性。如果没有白板,一个人发言的内容往往会被部分或全部遗忘,也可能被误解。把自己和别人发言的要点记录在白板上,信息不会丢失。另外,对某一信息的理解,讲的人和听的人可能存在差异,用白板记录,大家可以对信息的准确性进行确认,使大家对某一信息的理解得到统一。
有利于统一计划和行动,便于日后督促检查。
充分发挥团队的作用。解决一个问题,不是一个人的事。大家坐在一起,利用白板进行讨论,实际上是在做一个集体作业,而不仅仅是帮领导出主意。
利用白板进行讨论时应注意以下几个问题:
写明今天讨论的主题、参加人员、会议时间、会议地点、总白板数。
记录内容应尽量条理清楚,要尽可能用一些简单的表和图来表示。
会议结束后,一人复印一份。
在别人面前写白板,刚开始有些人可能感到有点紧张。不要急,要控制住自己的紧张情绪,平心静气地写。
把所有问题都想好以后再发言,使自己的发言很系统、很全面、很完美,是多数人的心理,实际上完全没有必要。为什么大家要在一起讨论,正因为个人的智慧是有限的。要充分利用集体的力量,你有什么想法、观点不妨先讲出来,写在白板上。即使知道自己的想法可能不太正确,也要讲出来,这就是抛砖引玉。有了一个观点以后大家会马上来评判你的观点,不论是对还是错,对其他人都是一个启发。于是与你的观点相同的、相近的、对立的各种观点就全出来了,讨论的气氛就上去了。在热烈的气氛中,一个至少在场的人员认为比较完美的方案便产生了。