文书工作
你必须为销售季节准备好所有的文书工作。
订单表格
当买家想要下订单的时候，你必须提供一个包含处理订单的所有相关信息的表格。订单表格必须包括：
Paul Smith通过与日本特许合作伙伴伊藤忠商事株式会社合作来建立了自己的品牌
● 你的品牌信息，包括谁接的订单。
● 客户信息，包括税号和账单地址。
● 日期。
● 订单号。
● 每个系列的描述。
● 每个系列的数量、颜色、尺寸、价格。
● 发货地址。
● 发货日期。
发货日期就是货物离开你处的日期，而不是货物到达客户处的日期。当然，你能够确定货物将被打包并准备从工作室运走的日期，但你不可能知道货物的运输时间是多长（你也不希望对任何不可预见的货运延期负责任）。除非你和买家签订了到岸价格（每个产品的成本都包括了到达客户方的运输费用），否则，所有的运费和手续都由客户负责（参考本书第126页相关货运术语列表）。通常情况下，设计师都会为货物运抵提前留出时间。这就能够让你优先处理需要最先交付给客户的产品系列或者是优先处理主要客户的订单。
季节性产品的典型交货日期（北半球）
你应该让客户知道对本季产品的订单截止时间——这样，他们就可以在签订单前进行改变或考虑好订单数量。
双方都应该有签订订单的复印件，或者打印两份，你保留一份，另外一份给买家保存。
条款和条件
在订单表格的后边，附上协商条款和有关条件很重要。这能够让客户在签订表单时清楚地了解订单的内容。让你的法律顾问核实一下相关的条款和条件，以确定是否完全符合你的要求。
新客户表单
让你的新客户填一张新客户表单是一种良好的做法，尤其是能吸引那些对信任度要求较高的客户。
确认协议
这是在开始生产前，你和客户之间的最后的协议。如果你们达成协议的话，这时你就可以向客户要求支付保证金。如果没有签订确认协议的话，就不要进行生产。
一旦完成订单的签订，你就必须计算出本季需要生产的数量。同时看看是否有些系列和色彩的产品订单数量达不到生产的要求。如果有的话，你在给客户发确认协议前先打电话解释一下原因。你也希望所有都按照订单进行生产，但这是不可能的——尤其是在刚开始销售量可能不多的时候。
付款方式你需要和每个客户都建立付款方式。你有几种选择（根据买家所在的国家不同，付款条款会有所变化）。
● 定 金：理想情况下，当确认协议签订以后，你会希望客户把订单的定金支付给你。正常情况下，定金一般为订单的25%～50%。定金的金额应该能够在客户毁约的情况下弥补生产的成本。一般都需要对于新客户的前几个季节的订单收取定金，而对大的百货商店收取定金几乎是不可能的。
● 预 付款：在发货前你可以要求客户把货款结清，这对你的现金流有很大的帮助。对于客户来说，延迟付款意味着他们收不到货物或者丧失最好的销售时期，因此，这也有助于让客户及时付款。
● C OD（货到付款）：这种方式与预付款相反。你把货物发给客户，他们收到货物后再付款。如果你对客户不了解的话，可以采用现金订单或直接银行交易的方式（向银行咨询一下什么付款方式费用较低。一般情况下在线银行的费用更便宜）。
● 净 付方式：这种方式就是在客户付款前给客户一个信用时间。如标准的付款方式为净付30，就是给客户30天的时间（从发票日期算起）付款。你可以事先要求客户支付定金，然后剩下的按照净付30支付。不同的国家可能有不同的标准——意大利通常为净付30或者净付90，也就是你得等上2～3个月才能拿到货款。对于大多数新品牌而言，由于现金流对公司的存活至关重要，因此这种方式非常苛刻。大的百货商店通常会要求在协商的时间内支付的话给予3%～5%的折扣。这种情况下，你必须考虑清楚你是否能够承担这种损失，以及对于品牌的发展和营业额相比，哪一个更为重要。
● 寄售/剩货包退：对于一些设计者和精品店来说，这两个付款条款是很容易被混淆的。当双方同意赋予买手可以把未销售出去的商品返回给供应商的权利时，“剩货包退”就成了实际销售，货物的所有权便转移给了零售商。寄售方式货物任何时候都保留有供应者的属性，并且在买手将货物出售给第三方的活动中享有选择货物的命名权。尽管这两个选择对零售商都很有吸引力，但是对于许多新成立品牌的现金流而言是很大的挑战，因此应当考虑清楚。
● 信 用凭证：商店会通过一家本地银行取得信用凭证，清楚地描述了即将购买的货物、价格、相关的文件以及交易完成的时限。收到信用凭证后，你就可以发货了。由于建立信用凭证的费用很高，所以大多数商店都不愿意使用这种方式支付。
● 信 用卡：如果你有这种便利条件的话，对于小的商店来说，这种方式比较吸引人。你必须考虑到信用卡公司会对所有的付款收费，一般为1%～5%。
小的品牌通常为其客户（许多是小零售商）提供了多种付款方式。你和一个客户的交易越多，他们越信任你，同时你可能提供给他们更好的付款条件。
下面是一个典型的订单表格，包含了你必须填写的信息。同样，重要文件中还包括发票（参考第144页的内容）。
为了让客户付款，你必须开发票给客户。发票必须
还应该附上你的付款方法的详细信息，包括银行账号或支票支付、付款方式、付款情况。和你的会计确认一下是否包含法律要求的所有信息。
世界知名的零售商之一harrods就是一个典型的百货商店的例子