数字化转型下企业档案管理问题

2.1　管理部门与业务部门互不衔接

该企业建立了数字档案馆，通过OA公文系统、设计流程系统、工程项目管理系统收集、整理电子档案，通过实行“三检”制度全面把控数字化工作质量，确保了电子档案的真实性、可靠性，但局限于可收集范围内的电子档案。因管理部门与业务部门互不衔接，依靠业务部门主动归档，对系统之外的项目缺乏管控路径，难以掌握全部项目信息，导致完整性缺失。同时，数字档案馆建设从管理部门意志出发，缺少业务部门的参与，其功能性与适用性不完全匹配。

2.2　项目管控流程与电子档案管理系统互不衔接(https://www.daowen.com)

《档案法》第五章第三十六条指出：“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。”办公自动化系统、业务系统无电子文件归档功能，系统间不能“互联互通”，电子文件无法归档（没有归档路径），导致失去管理功能，该企业同样有此问题。基于设计流程系统及工程项目管理系统的项目文件在流程结束后，自动归至电子档案管理系统预归档库。基于设计流程系统及工程项目管理系统之外的项目在流程结束后，由设计人员上传至预归档库，部门文书补录档案信息后，再提交至电子档案管理系统预归档库。预归档库依赖设计人员的主动性，部门文书未介入项目流程审批，项目管控流程与电子档案管理系统互不衔接，导致档案完整性缺失。

2.3　业务部门档案管理水平与数字化转型互不衔接

该企业从整体上建立健全了数字档案馆管理体系，但业务部门缺乏与之匹配的电子档案管理制度。同时，档案管理人员由部门文书兼任，承担着多项岗位职责，弱化了档案工作。他们缺乏档案专业知识，缺少专业技能培训，并存在一定的流动性，对档案的重视程度也因人而异。另外，设计人员对数字档案馆的建设及档案的重要性缺乏认知，将归档视为一种负担，直接影响着档案的完整性与准确性。