改进城建档案服务外包质量的对策

2　改进城建档案服务外包质量的对策

2.1　选择合格的档案服务企业

首先，城建档案馆应将那些获得政府部门核发的备案证明的档案服务企业，抑或是能够得到档案主管部门举荐的企业，纳入业务发包对象的考虑范围。

其次，在正式签订协议书之前，城建档案馆应对档案服务企业进行资质调查，考量其是否具有城建档案服务外包经验、是否具有完备的人员队伍等。

最后，城建档案馆应当选择信誉情况良好、服务水平高及收费制度合理的档案服务外包企业。

2.2　完善档案服务外包工作监管机制(https://www.daowen.com)

首先，要加强档案服务企业的资质管理。档案服务企业应在县级以上档案主管部门登记备案，配备与业务规模匹配的档案专业技术人员，相关人员持证上岗。

其次，要加强档案服务外包安全管理。档案服务企业须签订安全保密协议，明确参与档案外包服务活动的工作人员的安全保密责任，降低档案服务外包工作的安全保密风险。

最后，要加强对进馆项目的监督指导。城建档案馆应配备若干监督指导人员，做好进馆项目的联络沟通，对其档案服务外包活动中的收集、整理和数字化加工等工作进行跟踪指导和服务。

2.3　改进城建档案进馆工作流程

将现有的“先扫后交”改为“先交后扫”，即在档案服务企业将整理合格的纸质档案移交进馆后再由城建档案馆统一进行数字化加工，这种模式可有效避免返工重扫、二次审核等费时、费力的问题。档案服务企业接收到建设单位的委托后，在档案馆的监管之下完成后续的数字化加工流程，通过档案馆的抽查验收后接收进馆，确保档案不再流出馆外，既提高了项目档案移交工作的效率、加快了建设单位办理竣工备案的进度，又能够保障项目档案的安全。