城建档案服务外包工作现状与问题

1.1　档案服务外包企业业务水平有差距

城建档案馆把档案服务外包推向市场以后，出现了众多提供城建档案整理和数字化加工服务的档案服务企业，但企业的资质和业务能力却参差不齐，有的企业虽然拥有较为高级的档案设施设备，但在工作人员配备方面存着专业水平不足、业务不精通的问题，导致服务外包后的档案收集不全、著录内容出错率高、整理质量不符合进馆要求等问题。

1.2　档案服务外包工作监管机制不健全(https://www.daowen.com)

市场上的档案服务企业在馆外开展服务外包活动，容易忽视服务外包工作制度的建设，同时存在着相关工作制度执行不到位的问题，城建档案部门对其服务项目的质量和进度也难以进行有效的监督。缺少健全的管理制度和有效的监管，项目档案原件和数字复制件的质量和安全就难以把控，容易出现档案原件损坏、缺失、篡改或信息泄露等现象。

1.3　档案服务外包业务流程存在缺陷

由于城建档案数量不断增加，建设单位要求档案进馆的时间又比较紧迫，本馆目前的做法是由档案服务企业先对建设单位移交的资料整理组卷，通过电子文件在线接收系统报送条目数据，完成数字化加工后再进行装订，整体移交。实体档案由城建档案馆核对验收、入库。由于在线报送时只提交条目数据，未比对实体档案和数字复制件，往往出现收集不完整、扫描件缺失、归档文件错误等各种需要整改的问题，不仅需要大量的时间和精力返工，也会对档案造成二次伤害。