影响企业退休人员档案管理成本的因素
1.1 集中管理与分散管理
集中管理与分散管理是企业退休人员档案管理的两种不同模式，各有优缺点，产生的档案管理成本也不尽相同。集中管理是指将企业退休人员档案的管理权限收拢到较高的管理层级，以市或者区为单位进行统一管理。根据规模效应理论，当档案馆扩大到相当规模以后，平摊到每一份档案上的各生产要素成本将小于小规模的档案馆。[1]例如，大规模采购档案密集架与标签、分页纸等耗材有利于向供货商争取低廉的价格；在有效的分工协作下，每一名档案管理员可照管的档案数量也将有所增加。不过，集中管理虽然有助于降低企业退休人员档案的固定成本、耗材成本和人工成本，却会增加档案利用成本。由于企业退休人员年龄较大，许多人腿脚不便，如有查档需求，大多按照社会化管理隶属关系向所在街道或者社区提出申请。在分散管理的模式下，街道、社区的退管经办人员在本单位的档案室里就可以查阅到档案信息。但如果集中管理，街道、社区的经办人员则需要将查档需求上报，经上级档案保管机构同意后才可调档。
1.2 信息技术利用率
传统人事档案以纸张为载体，对储存环境的要求较高，一旦保管不当，就会出现潮湿、虫害、氧化等情况，需要耗费大量的人力物力进行修补。此外，纸质档案占地面积大、查阅程序较为烦琐，客观上也造成了档案管理成本的上升。近年来，随着计算机信息技术的发展，无纸化办公逐渐成为潮流，档案数字化的呼声也越来越高。数字化档案具有保存空间小、不易变质、调阅方便、后续维护成本低等优点，网络传输的便捷性能显著降低档案运输成本，尤其能在异地企业退休人员档案的管理过程中发挥重要作用。(https://www.daowen.com)
1.3 档案管理机关的行政效率
各级企业退休人员管理经办机构是企业退休人员档案的管理部门，因此从管辖权角度看，企业退休人员档案管理是一种行政行为，可以从主观和客观两个维度分析档案管理成本。[2]主观方面的影响主要来源于档案管理员的事业心与责任感、业务水平、协作意愿以及道德标准，客观因素则包含了办事流程的科学性、组织架构的合理性、人事考核制度的有效性等方面。缺乏效率的行政模式将使工作人员人浮于事，助长浪费之风，增加内耗，提高档案管理成本。
1.4 企业档案管理部门水平
企业退休人员档案是人事档案的一个分支，按照归档权限，企业退休人员在职期间产生的案卷资料都应由其所供职的企业入档，待退休后再移交政府部门管理。因此，企业退休人员在职时所在单位的档案管理水平直接影响档案质量。现实中，大部分国有企业管理较为规范，一般会聘请专职档案员管理人事档案，因此普遍存在从大型国有企业退休的老人档案材料较为齐全、分门别类较为明晰的情况，而中小型民营企业的退休人员档案材料较为凌乱，待政府部门接手后需投入更多精力归档整理。