1 创建纳入年度计划，制定数字档案制度
1.1 全员参与
（1）公司例会上向各部门传达创建省规范化数字档案室文件及计划，下发公司创建通知，使公司上下都能行动起来，并成立档案信息化工作领导小组，具体事项落实到各部门各责任人。
（2）组织部门兼职档案人员学习新规定新目标，当年上年度要归档的资料要按新规定的要求实行整理归档，尽量避免过错造成扫描时的大量返工，影响数字化工作进度。
1.2 完善制度(https://www.daowen.com)
（1）制定档案数据安全保密制度、电子文件归档制度、档案数据上网发布审查制度、档案数据移交管理制度、电子档案鉴定销毁制度、数字化档案查询利用制度、电子文件和数字档案安全保管和备份制度等7项规范性文件。
（2）制定数字化管理过程中的档案数字化实施方案、档案数字化安全管理制度、档案数字化加工操作流程及规范、涉密档案数据管理制度、数字档案安全保管制度等实施规范和制度。
1.3 减少借阅
从纸质档案数字化开始，向各部门、各借阅者告知数字化前所有借出的档案在规定时间内都要归还，除了特殊情况下外借的。尽量减少借出档案的数量，避免数字化过程中产生重复或缺少现象，也便于准确统计。