医院科研档案电子化管理的思路

2.1　历史档案电子化

对于历史科研档案，要准备必要的硬件、软件，组织人手进行集中扫描转化，即将纸质信息转化为电子文件，目前普遍采用的是PDF格式。硬件条件方面，除必要的电脑外，离不开高速扫描仪、平速扫描仪、数码照相机等设备。平速扫描仪只能扫描单页纸张，且速度慢；高速扫描仪可以扫描多页纸张，并且速度较快；数码照相机可以在不拆纸质档案的情况下进行扫描，比较方便，但有阴影的图片需要后期利用软件进行处理。3种设备配合，功能互补，可以实现对所有纸质档案的有效扫描。软件条件方面，我院目前没有档案管理软件系统，扫描后的电子文档实行本地存储，利用excel表格超链接功能实现目录与电子文档的链接。

2.2　新增档案电子化(https://www.daowen.com)

归档过程中，在做好传统载体档案接收的同时，及时做好电子文档或扫描件的收集整理，实现传统载体档案和电子档案同步归档。

2.3　档案电子化查询应用

科研档案实现电子化转化后，即可以对电子档案信息进行存储、整合，实现资源共享和远程查询、调取。对不涉密的、利用率较高的档案，利用医院内网进行挂接，通过远程就可以直接查询需要的档案，真正实现方便、高效、快捷的目的。对于涉密的归档文件，需履行相关审批手续，然后到科教部门办理借阅，借阅的此类文件是对电子文件的检索和打印，借阅完毕需在一定的时间内主动归还。这在一定程度上保证了数据的安全性和可靠性，是归档的重点。