灰色文献的概念
关于灰色文献概念的含义目前还没有一个比较明确的界定。虽然国内外图书情报界有所涉及但颇多歧异。因此有必要对灰色文献的概念进行一番比较和商榷以求达成共识。
1.1 从国外看
灰色文献这个术语最早出现在20世纪70年代，“灰色文献”即英文“Grey Literature”的意译。灰色文献从它的命名之日起就受到了国际图书情报界的重视，1978年12月欧共体和英国图书馆外借部曾在英国约克郡联合主持召开了关于灰色文献的专题会议。会议建议，各国指定专门机构来搜集灰色文献建立灰色文献数据库以提高其利用率。20世纪70年代末欧共体又制定了一项加强灰色文献的发现、鉴别、搜集和提供使用的计划，旨在建立一个可以通过欧洲网络DLANE联机系统进行联机检索的文献数据库。80年代起根据法国的提案，英国图书馆外借部、法国原子能下属的核研究中心和前联邦德国的能源、物理、数学情报中心等机构建立了欧洲灰色文献情报系统（SIGLE）。此后在发达国家专门从事灰色文献研究与利用的机构纷纷建立，有关灰色文献的各种专题学术会议多次举行，灰色文献越来越被各国视为一种重要的信息源。
对于灰色文献概念的界定以及相关工作的开展比其他类型文献要晚得多。英国图书馆学家O·N·伍德先生在国际图联（IFLA）第49届年会上提出的，他认为所谓灰色文献是指那些内容复杂、信息量大、形式多样、出版迅速、通过正规购书渠道无法得到的文献资料；德国Nomos出版社出版的《管理词典》（第一版）对灰色文献的描述是“出版业所取得的进展是这样的，越来越多的出版物是在出版社的常规工作范围之外进行编写、装订、出版与销售的。许多管理者与科学家越来越多地编写报告、方案、调查、鉴定、年度报告和备忘录等，这些工作是在管理机构中进行的，而不是出版社以出版物的形式发行的。”而德国的狄塔·施密德梅尔则从文献出版形态着眼，认同了“非正规出版物一般称作灰色文献”，不但指出了其涵盖内容以及与其他文献相区别的重要标志，而且指出了灰色文献的诸多特征。
根据1997年在卢森堡举行的“第三次国际灰色文献会议”上对灰色文献的界定：灰色文献是指未经盈利出版者控制，而由各级政府、学术单位、工商业界所产出的各类印刷与电子形式的资料，以及在因特网上存在的非常规发行，并且允许用户免费获取或在一定范围内收集、整理和利用的信息资源。
2010年，布拉格第十二次国际灰色文献会议上进一步对灰色文献进行了界定，灰色文献指“由各级政府、学术单位、工商业界所生产的多种类型的印刷与电子形式的资料，这些资料受知识产权的保护，并具有被图书馆或知识库收藏并保存的充足价值，却不受商业出版活动的控制”。
1.2 从国内看
从国内看，比较有代表性的观点有以下几种。武汉大学出版社1991年1月出版的《英汉——汉英文献信息词典》的解释是“灰色文献就是利用访问、会议、报告、通信等非正式的科学交流手段提出，但尚未正式出版的文献”。1991年出版的《图书情报词典》把灰色文献定义为：“通过正常发售途径难以获得的文献。”这两种解释都抓住了灰色文献内涵的核心，即“非正式交流形式”和“非正式发售途径”，这是灰色文献的重要标志，也是与其他文献类型相区别的分界线。(https://www.daowen.com)
张曙光、许磊认为，信息时代条件下的灰色文献可以分为传统意义上的灰色文献和现代意义上的灰色文献。传统意义上的灰色文献主要是指企业报告、政府工作报告等，现代意义上的灰色文献还包括一些具有收藏价值的网络文献。灰色系数越高，灰色文献越具有价值。复印影印资料、企业灰色文献、戏剧类灰色文献、剪报、中医古籍、谱集、收藏地方志、戏单、地契、老照片、旧地图、金石拓片以及网上视频、电子邮件、BBS、ICQ、博客文章等灰色度较高的文献都具有较高的收藏价值。
我国图书馆界召开了两届灰色文献年会，提出成立灰色文献开发利用联盟的倡议，将灰色文献建设提上日程。李东来提出灰色文献应成为图书馆的核心业务之一。但受灰色文献印刷量有限、书目缺乏控制等因素的影响，目前图书、报纸、期刊等公开出版文献仍是我国高校图书馆文献资源建设的重点。灰色文献收藏主要以本校学位论文库、机构典藏库、专题特色数据库、网络资源导航、精品课程、预印本中心为主，对特色专题灰色文献收藏较少，与发达国家灰色文献资源建设仍有较大差距。在理论研究方面，林艳凤、孙迪分别从我国灰色文献资源体系构建、灰色文献建设与服务等角度，对我国灰色文献资源建设进行了研究。王德银介绍了Grey Net灰色文献服务实践，季双琪对美国图书馆口述历史资源库建设进行了介绍，徐刘靖等、吴斌等对国外灰色文献建设总体情况进行了论述。
根据国内外有关灰色文献的论述，灰色文献可综述为：形式复杂多样，内容新颖，传播范围小而速度快，具有过渡性质的非公开出版、非正常交流渠道获得的非密级限制的文献。这就与目前图书情报界对灰色文献称之为“非常规文献”“非正式出版文献”等同起来。
1.3 灰色文献与其他文献的区别
图书情报学界提出把文献分为三个等级：即白色文献、灰色文献和黑色文献。通常把公开出版的标准出版物称为“白色文献”，把具有密级性质的非公开出版发行和交流的文献称为“黑色文献”，至于“灰色文献”，则是介于“白色文献”和“黑色文献”之间的半公开的非正式出版物。
灰色文献与白色文献的关键区别在于公开与非公开。经国家出版局批准具有CN或ISSN标志的连续出版物以及具有ISBN的图书系列均为“白色文献”，没有以上标志的则是“灰色文献”或“黑色文献”。
灰色文献与黑色文献的共同点在于它们都属于非公开类型的文献，而区别在于“灰色文献”没有明确的密级规定和法定的发行范围的限制。
从目前来看灰色文献与零次文献是难以严格区分的。从文献结构等级角度来看应视为同一层级，都属于内部文献。从文献概念的界定上又有明显的区别，因为它们不属于同一个范畴。灰色文献与零次文献的关系在于两者之间在内涵上和范畴上的区别。从内涵上都是内部文献，均属于非公开出版物，属于非正常渠道获得的文献，但这两个概念又不属于同一范畴，也不是一个系统。零次文献与一次文献、二次文献、三次文献属于一个范畴，而灰色文献与黑色文献、白色文献属于一个范畴，因而灰色文献与零次文献是内涵有重叠，概念分属于两个系统的不同概念。