灰色文献的范畴
灰色文献概念的含义确定后，依据现有的文献类型以及文献研究现状，灰色文献主要可划分为如下几个方面：
2.1 实物形式
这一形式大多以自然物为传播载体，往往以实物形态来表现其信息价值，它所反映的领域较窄。例如历史领域和考古领域，能够反映历史内容的文物和一般性的物证等，由于实物文献的大量存在，加之其直观形象、信息量丰富等特点，可以令研究者获得科学探索第一手材料，其作用是其他文献无法比拟的。
2.2 个人表现形式
个人表现形式即完全以个人的形式表现其信息价值。它既不是向全社会公开出版进入正式发行渠道，也不是完全具有隐私性质的个人稿件，而是在一定范围内可以公开并可以参考和引用的文献。但又属于私人性质，未经正式出版，也未进入正式流通渠道。如有关领域卓有建树的科学家的研究手稿和原始名人创作手稿、翻译手稿、私人信件、日记以及电话记录等；还有中国现代文学馆中保存的作家原始手稿，有关机构收藏的由科学家和技术专家以及各领域名人捐赠的手稿、信件、日记等；未经出版的硕士、博士研究生的学位论文也应该划归个人形式范畴。学位论文是研究生或科研工作者为了获取某种学位或职位而撰写的论文，其中最有价值的是博士论文。学位论文一般具有选题新颖，内容丰富，主题广泛，内有较多的数据、图表、参考文献，有一定的深度和广度。是一种重要的原始研究成果，对科研工作有较大的参考作用和较高的情报价值。据了解，全国自然科学、哲学和社会科学的硕士、博士学位论文，每年的产出量就达万件。
2.3 一般组织表现形式
这类形式是组织机构交流的文献。主要包括各类社会组织、学术性团体、各专业学会、科研机构、企事业单位所提供的文献，如备忘录、内部报刊、技术档案、实验记录、会议文集和产品资料等。它与个人表现形式的区别主要在于他所具有的团体性质，而与政府机构表现形式的区别在于这类文献具有非政府性质，也就是说文献的内容不具备法律的约束性，属于一般性质的交流文献。
2.4 政府机构表现形式
政府机构表现形式最大的特点，就是这类文献的制定和编辑均属于国家权力机构，其文献的内容往往具有一定的约束力。
2.4.1 政府机关出版的行政决策
这类文献是政府关于国家、地区的政治、经济、科学、教育等方面的重大问题的重要政策，以报告形式出版发行到有关单位或个人的一种非商业出版物。这类文献内容多为各领域的方针、政策、发展方向及存在问题。如在一定范围内交流的政府文件和具有法律效力的专利文献、国际标准化组织ISO质量体系认证等。
2.4.2 政府委托出版的科研报告
政府通过拨发科研资助金，将社会科学及自然科学等领域的一些重点研究开发项目委托给科研单位，这些单位接受政府委托后完成社会科学和自然科学等科学领域的重点研究开发项目所形成的课题报告，有时也不公开发行。(https://www.daowen.com)
这类文献数据充实，资料丰富，往往记载较大项目、计划的可行性研究、项目的完成过程、资金预算、承担机构及研究结果等，且出版的时间与项目完成时间比较接近，时效性强。例如：上海社科院曾经参与的《上海浦东新区文化发展战略》研究所形成的报告就属于这一类。它不仅能够作为新区政府的决策参考，而且也为上海的经济建设和文化建设提供了许多有用的信息。
2.4.3 智囊机构出版的调查报告、现实问题报告
这类文献主要出自以下三种情况：①由政府给出课题；②受理委托的课题；③自立的课题。这类文献往往针对当地的政治、经济、文化、社会等问题，从基础性、长远性、策略性方面进行一些深层次研究，具有预测性、决策参考性和可操作性。例如：上海市卢湾区政府委托上海社科院某研究所进行“淮海路商业街经营特色与发展方向”研究所形成的课题报告，不仅对这一繁华地段购物人群的消费心理、消费特点及消费趋势作了分析，并对淮海路商业街如何促进经济发展，繁荣上海市场等提出了思路。像这一类文献，其信息价值并不局限于某一区域范围，它提出的问题，也不仅仅代表卢湾区淮海路，同样可以为其他城市其他街区提供参考。
2.5 内部出版形式
这类文献是指那些因发行范围受限而未能进入常规流通渠道的刊物。主要有高校、科研单位、医院或企事业单位编印的内部流通、交换的专刊，它们主要介绍本单位的研究动向、研究成果、课题进展、学术动态，或刊载学科前沿的二三次文献。也有些内部理论刊物，仅向党政部门领导和在该研究有较高造诣的专业人士少量发行。
2.6 会议形式
即完全是产自会议过程的一等信息。包括各种学术研讨会、报告会、研究会、学会、年会、成果发表会等。会议文献产生的时间一般与会议举行的时间非常接近，因此具有很强的时效性，会议文献记载了最新的研究成果，内容十分可观。随着科学技术和教育事业的发展，各种专业性学术会议日益频繁，大多数学术会议文献具有独到的见解和新颖的观点，学术质量较高。同时，许多会议文献还会公布科研人员取得的新进展与新成果，并提出新的研究课题和新的设想。
2.7 在线形式
这是一种新型的文献形式，它是一种借助因特网广泛传播的文献形式。它主要包括在线信息和在线学术性的文献等。需要说明的是这类文献与已经公开发表并转换成在线形式的学位论文有严格的区别。网上电子型灰色文献的内容主要有政府信息、科技报告、会议资料、学位论文、内部刊物和内部资料、市场研究、贸易文献、各种电子论坛、新闻、报刊、网络数据库及形形色色的网络广告等。
因特网的便利使得各级研究人员或研究机构越来越多地在他们的Web站点上发布他们的研究草案。大量的设备供应商、化学试剂供应商、成套工具和实验仪器的供应商们除了提供传统的纸质技术文献，更多地在Web上提供各种各样的技术文献。在网上面向科技人员的会议征稿也是很有学术价值的研究资料。这类灰色文献作为第一手资料越来越显得珍贵和超前。况且大多数的灰色文献都是为了某个特定的需要而产生的资料，内容相当专深，同时灰色文献往往是某单位或某机构在急需的情况下写出的，无须为了出版而虚张声势，没有会审过程，在Web上发布的更是如此，从而显得更加真实具体。因特网连接和记录了人们正在着手进行的实验、研究和思考，因此我们可以说因特网里包含了各种各样的研究者所需的实验室信息，显得异常宝贵。
2.8 信息载体形式
就目前来看，文献信息载体形式已由单纯的纸介质向磁、光介质发展，除纸型文献外尚有缩微型、声像型、复印型等机读文献，可以以数据库、机读磁盘及光盘等形式出版。光盘复刻的文献：一是完全公开发行和公开流通的文献，二是没有公开发行和流通的文献。如果从灰色文献角度看，第二种属于我们讨论的范畴。但从目前发行的光盘情况来看，光盘刻录的文献大多是已公开发表的文献。因此，虽然光盘的信息量巨大，但它所包含的文献类型绝大多数是白色文献，仅有少数属于灰色文献，另一种是借助因特网广泛传播的未经公开发表的文献，这是我们上述提到的在线形式。