2025年单位档案查询介绍信的示范模板(4篇)

标题：单位档案查阅的通用介绍信指南

一、介绍信的定义

介绍信是一种用于正式阐明派遣人员身份及其目的的信函。

二、介绍信的主要功能

1. 介绍信作为一种沟通工具，主要用于业务联系、会议参与和信息获取，起到说明身份的作用。

2. 介绍信不仅能够提供持信人的信息，还可以作为其身份和任务的官方凭证。

三、介绍信的分类

介绍信通常有两种形式：一种是简单的便函式介绍信，另一种是带有存根的正式介绍信。

四、介绍信的格式及撰写方法

(一) 便函式介绍信

这种形式的介绍信一般使用标准公文信纸书写，其结构包括标题、称谓、正文、结尾、单位名称、日期及附注几个部分。

1. 标题

在信纸的最上方中央写“介绍信”三个字。

2. 称谓

新起一行，左对齐写上接收单位或个人的名称，后面加上“同志”、“先生”或“女士”等的称谓，结尾加冒号。

3. 正文

另起一行，并将开头空两格书写正文。正文通常不需分段，需明确包含：(1) 被派遣人员的姓名、人数、身份、职务、职称等信息。(2) 需要联系的事宜或业务的详细说明。(3) 对接收单位或个人的期望，比如要求其给予配合等。

4. 结尾

在正文结束后，写上表达敬意或祝愿的话，如“此致 敬礼”等。

5. 单位名称与日期

在信件右下方注明发信单位的名称和发信日期，并加盖公章。日期应写在单位名称下方。

6. 附注

注明此介绍信的有效期限，天数以大写形式书写。

(二) 带存根的介绍信

这种形式的介绍信通常由存根、间缝和正文三部分构成。

1. 存根

存根部分包括标题（介绍信）、介绍信编号、主要内容和发信日期，供发信单位存档。

2. 间缝

间缝部分需写明介绍信编号，确保其与存根部分编号一致，并加盖发信单位的公章。

3. 正文

正文结构基本与便函式相同，但可以在标题下增加介绍信编号的说明。

五、介绍信的书写规范

1. 在接洽事项的描述中，应尽量使其具体且简洁明了。

2. 明确说明介绍信的有效期，天数要用大写字母书写。

3. 保持字迹整洁，避免任何形式的涂改或不规范书写。

通过以上要点，我们可以更清晰地理解单位档案查阅时所需的介绍信，确保能够顺利高效地完成相关业务。在撰写时，务必遵循正式的格式与要求，以提升信件的专业性和可信度。

标题：关于查阅单位人事档案的正式委托信

尊敬的档案管理部门：

您好！为了支持我单位的相关工作，我们需要查阅一些人事档案。为此，特此委托我单位的工作人员前往贵部门进行档案查阅。

具体情况如下：我单位将派遣以下人员前往贵处查阅档案，他们的职务、姓名及相关信息如下：

1. 姓名：________，职务：________

2. 姓名：________，职务：________

3. 姓名：________，职务：________

此次查阅的档案主要包括：____________________，希望贵部门能协助提供，并请根据需要出具相关证明材料。

如因特殊情况不能满足我们的请求，请及时与我们联系以便进一步沟通。

感谢贵部门的理解与合作，期待您的回复。

此致

单位领导签字：____________

单位公章：____________

档案室负责人意见：____________

____年____月____日

标题：档案查阅申请函

尊敬的_______大学档案馆：

我们是某某大学学生社团联合会的代表，特此致函，希望能够获得贵馆的支持与协助。在此，我们诚挚主张，由我会副主席（学号：xxx）及团队成员共计_____人，计划于xx月xx日至xx月xx日间前往贵馆查阅2025年至2025年的档案资料。此行的目的是希望深入了解过去二十年间我校各类社团的发展历程与变化，从而为我们当前及未来的社团活动提供参考和借鉴。

在此，我们恳请贵馆能够给予我们查阅档案的便利，并指导我们相关的查阅流程。我们相信，这将对我们的社团建设与发展极有帮助。

谢谢贵馆的理解与支持，期待您的回信。

此致

敬礼

某某大学学生社团联合会

主题：关于调取档案资料的申请函

尊敬的相关单位：

我单位XXX在此向您致以诚挚的问候。由于近期我单位开展的项目需求，我们对贵单位保存的XXXX档案资料产生了调阅的需求。为了确保项目的顺利进行，我们恳请您能协助提供相关资料。

为此，我单位特派XXX等几位同事前来贵单位，具体目的是为了获取与XXXX有关的档案信息，以便进一步分析与研究。我们深知档案资料的重要性，因此会严格遵循相关规定与流程，确保资料的安全和合规使用。

非常感谢您对此次申请的关注和支持，期待您能给予我们帮助。此信件在X日内有效，若有任何需要进一步确认的事项，请随时与我们联系。

单位（公章）

日期

再次感谢您对我们工作的关注与支持！