理论教育 如何控制督导流程,确保工作高效?

如何控制督导流程,确保工作高效?

时间:2023-05-24 理论教育 版权反馈
【摘要】:3个小组同时展开工作,总流程与3个子流程的负责人严格带队并督导流程进展,每一步都不放松。督导过程中应根据流程进度计划来安排督导流程进展,对各个环节的实际时间安排、流程资源和费用的实际使用情况、相关执行人员的参与情况、关键里程碑节点的实施情况进行综合评审。对其中不符合流程计划的排程及时给予提示,必要时可给予相关指导,以合理控制整个团队的工作节奏。

如何控制督导流程,确保工作高效?

2013年,华为与丹麦运营商合作T项目,其中一项任务是在次年3月接入3500条网络技术路径。但因为接入网络的计划十分复杂,导致2013年11月才完成整个接入计划的1/10。为了保证在预定日期完成接网计划,项目团队开始加快进度安排,每天的任务都进行总结汇报。

为保证项目如期交付,在接网的同时启动站点搬迁项目,也就是两个项目合并为一个大流程,接网与搬迁是大流程中的子流程。常规站点搬迁的时长是半天,但因T项目所在地地形复杂,而且丹麦客户对分包商不够信任,站点附近业务投诉频繁,导致每个站点搬迁需耗时一周多,严重影响流程进展。

为应对危机,项目组临危组建3个子流程执行小组,A小组负责公关站点搬迁的技术难关,B小组负责培训分包商与缓和协调分包商同业主、客户间的关系,C小组继续负责接网计划。

3个小组同时展开工作,总流程与3个子流程的负责人严格带队并督导流程进展,每一步都不放松。终于在第二年元旦到来前接网计划与站点搬迁计划完成了40%,又在项目截止日的前一个月完成了90%,最终在3月团队如期交付成果。

在项目总结会上,项目总负责人(也是执行流程的总负责人)与团队成员一致认为,是执行中对每个环节的严格督导,不断优化改进作业流程,才能一步步解决看似不可攻克的困难。

其实,在流程设计过程中,肯定不能全部预料执行中能出现的各类问题,因此在具体执行中会受到资源、时间、执行人等条件的限制,导致流程进度与原本计划出现一定的偏差。因此,流程负责人必须要对所负责流程的进展情况予以督导,促使流程的实际进度安排与原本计划(后调整计划)或团队期望的进度保持一致(或最后时刻能够重叠)。(www.daowen.com)

尤其是对流程中的风险多发环节或流程内部起到里程碑作用的环节,要在重视程度上进一步提高,督导工作更加详细。督导过程中应根据流程进度计划来安排督导流程进展,对各个环节的实际时间安排、流程资源和费用的实际使用情况、相关执行人员的参与情况、关键里程碑节点的实施情况进行综合评审。

在督导过程中通常会出现现有排程与原定计划不符的情况,流程环节的制定或执行出现错误的情况,流程进度滞后的情况。

(1)对其中不符合流程计划的排程及时给予提示,必要时可给予相关指导,以合理控制整个团队的工作节奏。

(2)通过对流程过程的监控,及时识别流程的问题环节,可帮助分析问题出现的原因,制定技术纠正方案和具体解决措施。

(3)如果发现流程的进度滞后,选择距离现阶段作业任务最近的、时间估算较多的“任务包”采取时间减控措施,以加快流程进展。如果单纯减控某“任务包”无法解决进度滞后的问题,必须从流程的整体规划着手,缩短流程的执行周期。可以通过增加资源分配来减少执行任务所需的时间,也可以采用有效的工具和技术来取消或合并某些环节,还可以调整流程环节的优先级顺序,总之要改进流程的工作方式与方法,合理控制流程进程。

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