理论教育 面向公众需求的档案资源建设和服务

面向公众需求的档案资源建设和服务

时间:2023-08-12 理论教育 版权反馈
【摘要】:真正形成档案资源观、档案资源建设模式则是21世纪初的事情。关于国家档案资源建设,戴志强认为,其关键在于对档案信息资源有效地整合。“整合”的思想成为这一时期学者们研究档案资源建设问题的重要思路。黄存勋认为,国家档案资源建设是涵盖整个国家范围,超越时间界限的。2007年,任永欣提出加强档案资源建设要控制源头,要整合档案资源加强档案的移交进馆工作,要加大对重大活动、重要会议、重点建设项目档

面向公众需求的档案资源建设和服务

从检索文献来看,直接探讨档案资源建设“模型”的文章尚未见到,与此相关的分析档案资源建设“模式”的文献仅见1篇,不少文献与档案资源建设模式、模型相关,故本书将与档案资源建设模型相关的内容,包括方式、策略、机制等,在此列入“模式”“模型”下一并进行总结。

总体来看,我国档案资源建设模式的探索历程主要经过了萌芽期、探索期、形成期三个时期。

7.1.1.1 档案资源建设模式萌芽期(2001—2005年)

作为档案工作的一项内容,档案资源建设起源很早。可以说,有了档案,就有了档案的保管,也就有了档案资源建设。这当然是一种宽泛的理解。真正形成档案资源观、档案资源建设模式则是21世纪初的事情。2001年,时任国家档案局副局长杨冬权在全国档案局馆长会议上明确指出“要加强国家档案资源建设”,开启了我国档案资源建设研究的大门。从2000年到2005年的6年间,档案界抓住机遇,对档案资源建设涉及的相关概念,档案资源建设指导思想、范围、方式等问题进行了探讨,这是档案“资源观”形成的重要时期,为档案资源建设的相关研究和实践工作奠定了坚实的理论基础。

(1)国家档案资源建设的相关定义

2002年,时任国家档案局局长毛福民指出,国家档案资源是指“过去和现在的国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的对国家和社会有保存价值的档案的总和”[10]。这一定义从“来源”和“价值取向”两个层面对国家档案资源进行了定义,具有代表性,成为学界普遍认同的观点。

关于国家档案资源建设,戴志强认为,其关键在于对档案信息资源有效地整合。而国家档案资源整合,不仅是指对过去和现在的国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的,对国家和社会有保存价值的全部档案的管理由分散到集中、由无序到有序的过程,而主要是指在我国档案工作“统一领导,分级管理”的体制下,通过整理与组合,使档案资源结构合理、配置优化,以适应经济全球化时代增强区域综合竞争力需要的社会系统工程[11]。“整合”的思想成为这一时期学者们研究档案资源建设问题的重要思路。

(2)国家档案资源建设的指导思想

关于国家档案资源建设的指导思想,傅华提出,国家档案资源建设的指导思想应该是在维护社会历史真实面貌的前提下,根据档案分级管理的原则,加强对具有国家和社会保存价值的档案的管理,建立一个流向合理、数量丰富、质量优良,能满足社会各方面当前与长远需要的国家档案资源体系[12]。此外,戴志强认为,加强国家档案资源建设的关键在于有效地整合对国家和社会具有永久保存价值的档案信息资源[13]

(3)国家档案资源建设的范围与方式

关于国家档案资源建设的范围,毛福民指出,“以各级各类档案室为基础,各级国家档案馆为主体,其他档案所有者为补充,是国家档案资源建设的基本构成”[14]。黄存勋认为,国家档案资源建设是涵盖整个国家范围,超越时间界限的。其中,所谓“涵盖整个国家范围”,是指国家档案资源是整个国家范围内一切达到价值标准的档案的总和,也就是在国家档案资源建设中,必须有全局意识和整体观念,必须着眼于整个国家和社会诸方面档案资源的合理配置和系统优化,而不能只局限于本单位、本档案馆或本地区档案资源而自成一体;所谓“超越时间界限”,是指国家档案资源建设既要立足于过去和现在已有的档案,又应着眼于正在形成和将要形成的档案,着眼于未来,动态地、发展地规划和处理问题[15]

此后,何振、蒋冠提出,电子政务环境下的档案资源整合与共享的实现形式,就是建立基于网络环境的管理一体化、资源数字化、服务网络化的档案资源管理系统[16]。2005年,黄项飞从“理论创新:对国家档案全宗理论的扬弃”“政策创新:完善国家档案资源建设的相关法规”“组织创新:实现档案馆网结构的合理布局”“体制创新:档案行政管理部门的变革”四个方面对国家档案资源建设的创新问题进行了探讨[17]。熊志云从网络时代的基本特征人手,简单分析了我国档案信息资源的整合趋势,同时对整合档案信息资源的前提条件、基础工作、技术手段等进行了阐述[18]

7.1.1.2 档案资源建设模式探索期(2006—2008年)(www.daowen.com)

2006年,青岛市档案局和中国档案杂志社联合举办了“国家综合档案馆档案资源建设”论坛,参加论坛的20多位专家学者分享了档案资源建设中的经验与教训,对档案资源建设的理论与实践成果进行了总结和展望。在实践方面,安徽省通过模式改革强化档案资源建设,浙江省通过政策和法律保障档案资源建设,北京市利用信息技术突破档案资源建设的瓶颈……在理论方面,赵爱国提出要关注档案馆信息资源整合和档案馆藏建设的方向与导向性问题,即以社会利用为核心的导向是档案馆信息资源整合的关键,以知识管理为导向是档案馆信息资源建设的条件,以一定程度的信息文化产业化为导向是档案馆提升效益的重要途径,以人力资源建设为中心的导向是档案馆可持续发展的重要基础,同时还必须积极地以共享、效率为导向,加强成本—效益分析。潘积仁提出国家档案资源建设的原则,即“公共需求”原则[19]。这次论坛的举办是我国档案资源建设探索阶段中一个重要转折点。

2006年至2008年3年时间内,我国档案资源建设的模式开始在摸索中成形。这是档案资源建设模式的探索期,通过前阶段大量学者的理论研究以及档案资源建设工作的实践,档案资源建设研究和实践的思路逐渐开阔,无论是档案学者还是档案工作者都在不断探索新的资源建设路径。在此阶段,学者们对前期的理论进行了总结和开拓,主要表现为:

(1)档案资源建设方式的再议

2006年,徐瑞鸿提出要从宏观和微观的层面对档案信息资源进行整合,微观整合一般是通过基础性整理与研究性整理来实现的,也就是说对档案信息资源本身进行整理和组合;宏观层面上,档案信息资源的整合将重点放在了档案行政管理机构和档案资源合理配置上,关键要研究的是完善我国集中统一的档案管理体制[20]。徐欣指出档案馆档案资源的建设关键在于自身的创造性工作,这是档案馆唯一的选择[21]。2007年,任永欣提出加强档案资源建设要控制源头,要整合档案资源加强档案的移交进馆工作,要加大对重大活动、重要会议、重点建设项目档案工作的监管力度,要大力推进机关档案信息化建设的步伐,要重视征集散失在社会上的珍贵历史档案资料[22]

(2)研究视野的拓展

2007年,王英玮对专门档案在综合档案馆档案资源建设中的地位与作用问题进行了多角度的探讨,并提出了综合档案馆在专门档案馆馆藏建设中应当采取的基本策略[23]。2008年,姜萍提出高校档案资源建设可持续发展的思路:一是从思想认识上增强档案资源建设意识;二是从建立制度上规范档案资源建设管理;三是从收集范围上拓宽档案资源建设渠道;四是从拓展功能上改进档案资源建设模式[24]

7.1.1.3 档案资源建设模式形成期(2009年至今)

在2008年年底召开的全国档案工作者年会上,时任国家档案局局长杨冬权介绍了建立“两个体系”的背景,提出了推动“两个体系”建立的方法[25]。如何突破传统的档案资源建设模式,建立一种新的,符合我国档案事业发展道路的档案资源建设模式,成为档案界研究的重点,也引起了档案界的广泛关注和讨论。2009年至今,围绕实现“两个体系”的方向,我国档案资源建设的模式探索已进入“深水区”,实现新时期的档案资源建设目标,引领我国档案工作发展的方向,成为档案界的共同愿望。

2010年,胡振荣率先提出要构建档案资源建设的“新模式”。他认为,档案资源建设新模式要按照档案资源生成与管理的时间维度展开,具体划分为“三个时态”:一是将来时,对将要生成的档案资源,工作模式是前端控制;二是进行时,对正在生成的档案资源,工作模式是全程监管;三是过去时,对过去历史事件的档案资源,工作模式是深度挖掘[26]

2011年,陈姝对国家档案资源建设的主要途径——前端控制、档案接收、档案征集、主动记录、全面采集、资源整合、资源监控进行了综合分析,指出了档案资源建设总体上存在的共性问题和各实施途径存在的具体问题,并分别从宏观和微观方面制定了解决共性问题和具体问题的策略[27]。蒋冠分析了“社会档案观”“社会服务观”与“社会记忆观”的内涵,并在此基础上提出了国家综合档案馆馆藏资源建设的策略。其中,基于“社会档案观”的馆藏资源建设策略是:拓宽馆藏资源的广度,扩大档案形成主体与反映对象的范围;拓展馆藏资源的深度,加强特色馆藏与微观馆藏建设。基于“社会记忆观”的馆藏资源建设策略是:树立“大收藏”意识,丰富馆藏资源的种类与形式;转变馆藏资源建设方式,直接采集与生成档案资源。基于“社会服务观”的馆藏资源建设策略是:紧扣社会需求,加强档案资源的整合;开发档案产品,定向开展馆藏资源建设[28]。同年年底,杨冬权签署了国家档案局第9号令,公布了《各级各类国家档案馆收集档案范围的规定》,这标志着我国各级国家档案馆档案资源建设正式步入了新的发展阶段[29]

2013年,毕建新、郑建明将目前常见的档案信息资源建设机制概括为三类:以“技术为中心”的建设机制、以“资源为导向”的建设机制和以“需求为导向”的建设机制。其中,以“技术为中心”的建设机制是以档案信息资源获取、存储、组织、检索、发布等方面的技术创新和开发为主要目标的资源建设机制;以“资源为导向”的建设机制是为了适应档案信息管理,围绕档案收集、鉴定、整理、编研、保护、提供利用等传统工作职能,借助一定的技术手段提供档案信息资源浏览与检索的建设机制;以“需求为导向”的建设机制是以主动、适时地为用户提供满意的档案信息服务为中心,根据档案信息资源和用户信息需求两个方面来组织档案信息资源建设流程。在分析前两种机制的局限之后,作者从资源建设的安全保障与质量控制机制、用户信息需求跟踪机制、档案信息资源的优化与整合机制、档案信息资源共建共享机制四个方面重点分析了基于用户需求的档案信息资源建设机制[30]

不难看到,在档案资源建设模式的探索道路上,档案实践工作者以及档案学者起到了很重要的作用,他们的研究成果对我国档案资源建设模式的形成起到了重要的推动作用。从进入21世纪开始,档案资源建设模式经历了从萌芽到发展的变化,促使档案界努力突破传统档案资源建设和利用的观念,在档案资源建设模型的探索道路上取得了不俗的成果。不仅明确了档案资源建设的内涵、范围和建设机制等基本问题,提出了在档案资源建设中应该重视的问题和解决方法,并且开始认识到档案资源建设的目标必须是面向公众,为公众提供档案服务,基于社会公众的需求进行档案资源建设。尽管截至目前,关于档案资源建设的模型尚未出台,模式的探索已经开始,笔者相信,在不久的将来,随着档案资源建设实践的开展,档案资源建设模型必将出现且不断成熟。

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