电子文件特征及对保管的影响

一、电子文件的特征

1．不可识别性和非直读性

纸质文件都是采用人可识读的记录符号，可直接辨认出，而电子文件使用磁介质和光介质，采用的是数字代码，只有借助计算机解码，才能转换成人可识读的记录。其收集、编制、传输等也必须依赖计算机的软、硬件及数据库与网络系统。在载体上的数字信息经过压缩编码、加密等处理会产生不兼容的问题，更增加了电子文件的非直读性。

2．对机器设备和标准的依赖性

计算机更新换代很快，一般只能隔代兼容。对需要长期归档保存的电子文件来说，对设备的依赖性更明显，甚至可能出现最新的设备读不出几十年前的数据的情况。电子文件的运作、管理是建立在一套标准化体系之上的。其严格程度和对系统性的要求，均远远超过纸质文件的标准化体系。其制作生成、存储、信息压缩存储、传输、查找等都要有相应的标准，标准化是电子文档管理重要的基础工作。

3．物理结构、逻辑结构的复杂性

文件的物理结构是指其信息存储于载体上的位置及分布情况，例如文件的正文、图形、批示、附件等各自在载体上的存储位置。文件的逻辑结构是指信息自身的结构，例如文件中的文字排列、章节构成、各页的先后顺序、插图、标号等。纸质文件信息的物理结构与逻辑结构是一致的、直观的。电子文件信息的物理结构和逻辑结构往往是不一致的。同一份电子文件中的正文、图形、批示、附件等可不在载体上连续存放，甚至可存放在不同的载体上，而不影响其正常显示输出。在电子文件信息的处理过程中，其物理结构经常发生变化，而其逻辑结构却可以保持不变。在电子文件归档时，如何保持其物理结构、逻辑结构的复杂关系，是保证电子文件不被破坏的关键问题之一。

4．对元数据、背景信息的依赖性(https://www.daowen.com)

根据枟电子文件归档与管理规范枠，元数据是指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。背景信息指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。电子文件的元数据必须特意附在文件信息中，否则将无法恢复电子文件的原貌。此外，纸质文件由于在传递和处理过程中离不开行政部门的实际往来和人工办理各种手续，其生成和运作的背景信息会自然地记录在文件上，而电子文件的运作是在网络上进行的，操作者互不见面，体现行政背景关系的信息可能存放在其他地方。如不特意提供或补充这些元数据或背景信息，就可能给电子文件的运作和归档带来问题。

5．载体的多样性和信息存储的高密度性

传统的档案，记录信息的载体是纸，变化的是纸张规格的大小，但电子文件载体有磁盘、磁带、光盘等，呈现多样性。而且其存储量大大高于过去的各种信息介质，特别是光盘，有“海量存储”之称，一张容量可达600MB—4000MB的光盘，刻写激光斑点的直径小于百万分之一毫米，可存35万张打印纸上的文字信息，或10万页图形信息。这种信息存储的高密度性可减少档案的存储空间，便于存放。

6．信息与载体之间的可分离性

电子文件的信息不具有固定的物理位置，可以非实体进行加工和管理。这种可分离性造成了电子文件信息易于更改，不留痕迹，易于复制、传输、便于异地调阅或形成文件。电子文件的存放位置不是固定的，可以变化，甚至可以从一个载体转换到另一个载体，其内容信息却不发生任何变化。同样，还可以通过网络传给远方的一个或多个接收者。在一些对保密有特殊要求的网络中，还采取把电子文件分解后分别通过不同的途径传递，存放在不同地点的不同设备上，只是在需要时才临时把文件装配起来。这些情况不仅造成电子文件与载体的分离，也使长期处于共享计算机网络资源的使用者不关心电子文件存储于哪台计算机、哪个载体以及什么位置。再则，电子文件的信息形态包括文字、图形、声音、影像等多媒体信息，其组成要比纸质文件复杂得多，不同的载体适合存储不同种类媒体的信息，使同一份电子文件中的文、图、声、像在存储时产生载体分离现象。如果脱机保管，可能造成混乱。这些给电子文件的保管带来许多新问题，处理不好，会直接影响其真实性、完整性和可靠性。

7．文档信息的共享性

传统档案由于受原件的约束，在同一时间只能有一个用户利用一卷档案，且要身到现场，但电子文件的利用可以人在异地，可以多人不受空间的限制，同时共享同一信息。在实现了局域网和上了因特网后，在办公室、家中也可利用档案信息。