内部审核策划：流程、方法与检查表

一、内部审核策划的内容

如前所述，内部审核是一个正规的、系统的过程，与外部审核相比，其程序略微简单一些。一般来讲，审核可以分为三大阶段：审核启动与准备阶段、审核实施（现场审核）阶段及审核后的跟踪验证等活动阶段。具体步骤如图5－1所示。

图5－1　内部审核基本流程

内部审核的策划是组织在内审实施之前进行的一系列组织和准备工作，属于“审核启动与准备阶段”的任务，包括确定审核目的范围及准则、组成审核组、制定审核计划、准备审核工作文件等。

（一）确定审核目的、范围及准则

1．审核目的

在管理体系运行的不同阶段，内部审核的目的可能会有所不同。一般来讲，组织内部审核的目的可归纳为以下几方面：①确定组织管理体系（或其中一部分）与审核准则的符合程度；②评价组织管理体系满足法律法规和顾客要求的能力；③评价组织管理体系实现规定目标的有效性；④识别组织管理体系的改进机会；⑤确定组织管理体系能否满足外部审核的要求。在一次审核中，可以只有一个目的，也可以有多个目的。

2．审核范围及审核方式

审核范围与审核目的、组织的规模与结构、活动的特点等许多因素有关。一般内部审核每年至少应进行一次，其审核的方式有两种。一种是滚动式，即在一段时间内只审核部分部门或过程，下次再审核其他部门或过程，在一年内覆盖所有的部门或过程；另一种是集中式，即选择某一特定的时间集中将所有部门或过程审核完。无论是滚动审核还是集中审核，在一个完整的审核周期内，其审核范围通常应覆盖与组织提供的生产和服务有关的管理体系过程、部门及场所。

3．审核准则

审核准则作为评价管理体系符合性和有效性的依据，可以包括组织现行的管理体系文件、组织建立管理体系所依据的标准、适用于组织生产和服务过程的法律法规，以及合同要求、行业规范（标准）等。根据审核目的和审核范围的不同，每次内部审核的审核准则也会有所不同。因此，在组织每次内部审核时，都需要确定审核准则。

（二）组成审核组

审核组是承担某次审核的工作小组，审核组的全部工作由审核组长负责。在确定审核组的规模和组成人员时，应考虑以下几点：①应由经过培训的、具有内审能力并经组织管理者授权的人员构成；②审核人员应保持相对的独立性、公正性；③审核人员的数量、素质应能满足内审需要；④审核组中至少应配备一名具有相关专业能力的专家；⑤组长主导审核工作的全过程，对审核起着关键作用，故应具备一定的组织、协调和处理审核中各种问题的能力。

（三）制定审核计划

审核计划是对一次具体审核活动和安排的描述。在审核计划中，要明确审核的具体内容和要求，包括审核路线、现场审核人员、审核活动和审核时间安排等。审核计划由审核组长负责编制，应在审核之前提供给受审核方，以便提前做好有关准备。

审核路线是审核活动策划的重要内容，即确定审核按照什么样的方式进行。通常采用的有按过程审核、按部门审核、顺向审核、逆向审核以及集中式审核和滚动式审核几种方式。按过程审核是以过程为中心的审核方式，如围绕“4．2．3文件控制”这一过程展开审核，按照文件控制的要求，所涉及的部门都要审核。按部门审核是以部门为中心，将该部门所涉及的过程列入审核内容。顺向审核是按照管理体系运行的顺序或教育服务过程的顺序来审核；逆向审核则是按照管理体系运行的反向顺序审核。在编制审核计划时，首先要确定是按过程审核还是按部门审核，在此基础上再确定是顺向审核还是逆向审核。

审核计划的具体内容包括审核目的、审核准则、审核范围、现场审核活动的起止日期、审核组成员、现场审核活动日程安排（审核日期和地点）等。审核计划示例如表5－1所示。

（四）准备审核工作文件

审核工作文件的准备也是审核之前应进行的重要工作。需准备的审核工作文件主要分为以下三类。

表5－1　××无纺布生产力促进中心质量管理体系内部审核计划

1．审核所依据的标准和文件

包括组织管理体系文件、管理体系标准、有关法律法规、行业相关规定、相关合同要求等。

2．检查表和抽样方案

检查表是审核员在审核时用的重要工作文件，其内容与要求将在下面专题介绍。

3．记录信息表格(https://www.daowen.com)

如首/末次会议记录、会议签到表、现场审核记录（一般在检查表中体现）、不符合报告、不符合项分布表、审核报告等。如表5－2、表5－3、表5－4、表5－5、表5－6所示。

表5－2　现场审核首/末次会议签到表（示例）

表5－3　首/末次会议记录（示例）

表5－4　现场审核不符合报告（示例）

表5－5　不符合项分布表（示例）

续表5－5

注：1．X表示严重不符合，Y表示一般不符合；2．不符合个数可以脚注数字表示，如X1表示1项严重不符合，Y1表示1项一般不符合。

表5－6　质量管理体系内部审核报告（示例）

续表5－6

二、内部审核检查表

检查表是审核员对具体审核任务进行策划之后形成的工作文件。正确编制和运用检查表，可以使审核员在审核过程中保持审核目的的清晰和明确，防止出现目标的偏离；为审核员确定和保持审核路线，使之在审核中紧扣主题，保持审核内容的完整性，防止审核中出现遗漏；合理安排和控制审核时间与节奏，保证审核的有序进行；保持审核方法的合理性，减少随意性或偏见，保证审核的客观性，提高审核效能。

1．检查表的内容

检查表的内容主要包括审核对象、审核内容、审核方法（含取证方法、抽样方案等）。在实际审核过程中，为操作方便，通常将审核记录与评价也纳入检查表中。

检查表通常没有固定的格式，只要能满足审核过程的需要即可。表5－7、表5－8分别是按部门审核与按过程审核的检查表示例。

完整的内审检查表示例见本章第五节质量、职业健康安全、环境三体系内部审核检查表。

2．检查表编制与使用时应注意的问题

（1）要以审核准则为依据，包括标准、组织管理体系文件、相关法律法规等。但注意不要将准则（如质量管理体系标准）的要求变成疑问句直接搬到检查表中。

（2）检查表的内容应体现具体的审核思路和路线，明确审核的步骤与方法。因此，要围绕审核的目的、要求来确定审核项目及方法，检查什么就应达到什么目的和要求；要注意检查内容的可操作性，明确检查的具体地点、对象数量、验证方法等；还要注意审核内容的前后顺序要有逻辑性。

（3）检查表的重点是对质量、环境或职业健康安全有重要影响的过程和活动，因此要注意识别关键过程，保证关键过程有足够的时间进行审核；还应清楚过程之间的相互关系和作用。

表5－7　按部门审核的检查表（质量管理体系）

表5－8　按过程审核的检查表

（4）检查表中应覆盖审核计划提出的所有部门和过程，注意寻找典型的关键问题。以部门审核为主的检查表，应重点列出与该部门有关的主要过程的审核内容与方法；以过程审核为主的检查表，则应重点列出与该过程有关的主要部门（或场所）的审核内容与审核方法。无论是按部门还是按过程编制检查表，都要注意结合该部门的主要职能或过程的主要特点。

在实际操作中，以部门审核为主的方式较多。

（5）检查表是审核员进行工作的辅助工具，在运用时要注意灵活使用。若在现场审核时发现有未列入检查表的情况，可适当进行调整，以保证审核目标的实现，但要注意不能完全脱离检查表来审核。在审核过程中还要注意避免按照检查表所列问题顺序一问一答地进行，而要将检查表的内容记在脑子里，综合运用各种方法（如提问、观察、查阅记录、核实等）完成审核内容。另外，检查表作为审核员的工作工具，不必提交给受审核方。