任务二　报表格式设计

任务二　报表格式设计

会计报表子系统基础设置一般包括：创建新的会计报表、报表格式设计、报表公式定义等。

UFO报表在格式状态下设计报表的表样，例如，表尺寸、行高列宽、单元属性、组合单元、关键字等；在格式状态下定义报表的公式，如单元公式、审核公式、舍位平衡公式等。

一、设计表样

会计报表格式设置的主要内容有：设置报表大小、单元属性、标题、表日期、表头、表尾和表体固定栏目的内容，画表格线等。

1.设置报表尺寸

设置报表尺寸是指设置报表的行数和列数。

【例8-1】把报表尺寸设置为8行4列。

（1）以“02”身份登录【企业应用平台】，单击展开【财务会计】，双击打开【UFO报表】，如图8-4所示。

（2）单击【关闭】【日积月累】提示，如果不想以后弹出此提示，可以去掉【在开始时启动日积月累】前的复选框；单击打开一张新的报表，如图8-5所示。

（3）在左下角显示为【格式】状态下，单击菜单【格式】|【表尺寸】，在【表尺寸】对话框中，选择行数【8】列数【4】，如图8-6所示。

（4）单击【确认】按钮。

提示：

*报表尺寸设置完毕之后，还可以选择【格式】菜单中【插入】或【删除】命令，增加或减少行或列来调整报表大小。

2.定义报表行高和列宽

【例8-2】定义报表第1行行高为12mm，第2～8行行高为9mm，列宽为50mm。

（1）单击选中第1行，单击菜单【格式】下的【行高】，在弹出的【行高】对话框中输入“12”，如图8-7所示。

（2）单击【确认】按钮。

（3）选中A2：D8单元格，按（1）步骤设置其他行行高。

（4）选中A1：D8单元格，单击菜单【格式】下的【列宽】，在弹出的【列宽】对话框中输入“50”，如图8-8所示。

（5）单击【确认】按钮。

3.画表格线

报表的尺寸设置完成后，在数据状态下，该报表是没有任何表格线的，所以为了满足查询和打印的需要，还需要画上表格线。

【例8-3】将A3：D7画上网线，上下边框为粗线，左右边框开口。

（1）用光标选中A3：D7单元格，单击菜单【格式】下的【区域画线】按钮，在【区域画线】对话框中选择【网络】，如图8-9所示。

（2）单击【确认】按钮。

（3）单击菜单【格式】下的【单元属性】按钮，在【单元属性】对话框中单击【边框】，再单击右边【样式】中的粗线，然后将光标移到左边【边框】的样图中，分别单击上边框和下边框，如图8-10所示。

（4）单击右边【样式】中的无，然后分别单击左边框和右边框，如图8-11所示。

（5）单击【确定】按钮。

4.定义组合单元

有些内容如标题、编制单位、日期等信息可能一个单元容纳不下，所以为了实现这些内容的输入和显示，需要定义组合单元。

【例8-4】将单元A1：D1；B1：B2；A8：D8组合成一个单元。

（1）将光标选中A1：D1区域。

（2）单击菜单【格式】下的【组合单元】按钮，在【组合单元】对话框中单击【整体组合】按钮，如图8-12所示。

（3）同样方法，将B1：B2和A8：D8组合成一个单元。

5.输入表间项目

报表表间项目指报表的文字内容，主要包括表头内容、表体项目和表尾项目等。

【例8-5】在表的第一行输入标题内容“货币资金”，A3单元输入“项目”，A4单元输入“现金”，A5单元输入“银行存款——工行存款”，A6单元输入“银行存款——广发行存款”，A7单元输入“合计”，第8行输入“制表人：李艳霞”，A1单元输入“编制单位：辉煌股份有限公司”，D2单元输入“单位：元”，B3单元输入“行次”，C3单元输入“期初数”，D3单元输入“期末数”，在B4：B7单元分别输入“1”～“4”。

（1）将光标移到相应的单元，再输入相关内容。

（2）将所有内容输入完毕，如图8-13所示。

6.定义单元格属性

单元格属性主要指单元类型、数字格式、边框样式等内容的设置。

【例8-6】将C4：D7区域设置为数值型的单元类型、逗号的数字格式；将第3行定义为表样型的单元类型。

（1）选定C4：D7区域，单击菜单【格式】下的【单元属性】，打开【单元格属性】对话框，选择相应的内容，如图8-14所示。

（2）单击【确定】按钮。

（3）分别选定第3行和C4：C7区域，按（1）操作步骤选择为【表样】单元类型。

7.设置单元风格

单元风格主要指的是单元内容的字体、字号、字形、对齐方式、颜色图案等设置。

【例8-7】将标题“货币资金”设置为黑体、18号、水平垂直方向居中；“编制单位”自动；时间水平居中；“单位：元”水平方向居右；第3行设置为宋体、黑体、14号水平垂直方向居中；项目内容设置为宋体、12号、垂直方向居中；行次内容设置为宋体、12号、粗体、水平垂直方向居中；表尾设置为宋体、10号水平方向居右、垂直居中。

（1）选中A1单元，单击【格式】下的【单元属性】，打开【单元格属性】对话框，单击【字体图案】，按要求选择相关选项，如图8-15所示。

（2）单击【对齐】，选择水平方向和垂直方向【居中】，如图8-16所示。

（3）单击【确定】按钮。

（4）继续设置其他项目内容，直至全部设置完毕，如图8-17所示。

二、设置关键字

关键字主要有6种：单位编号、年、季、月、日，另外还可以自定义关键字，可以根据需要设置相应的关键字。

【例8-8】在C2单元中定义关键字：“2014年1月31日”。

（1）将光标移动到C2单元单击，在格式状态下选择菜单【数据】|【关键字】|【设置】，打开【设置关键字】对话框，如图8-18所示。

（2）单击【年】单选按钮，再单击【确定】按钮；重复以上操作步骤，设置关键字【月】和【日】。

（3）选择菜单【数据】|【关键字】|【偏移】，打开【定义关键字偏移】对话框，将关键字【年】偏移“-80”；【月】偏移“-40”，如图8-19所示。(https://www.daowen.com)

（4）单击【确定】按钮。

（5）单击左下角的【格式】并切换到数据状态，再单击菜单【数据】|【关键字】|【输入】，打开【录入关键字】对话框，在关键字【年】、【月】、【日】中分别输入“2014”、“1”、“31”，如图8-20所示。

（6）单击【确定】按钮，设置完成，如图8-21所示。

提示：

>如果关键字的位置设置错误，可以选择【数据】|【关键字】|【取消】命令，取消后再重新设置。

>关键字在一张报表中只能定义一次，即同一种报表中不能有重复的关键字。

>关键字偏移如果是负数，向左偏移；如果是正数，则向右偏移。

三、编辑公式

报表中各种数据的采集、运算的钩稽关系的检测就用到了不同的公式，报表主要有计算公式、审核公式和舍位平衡公式。

在定义公式时，可以直接输入单元公式，也可以利用函数向导定义单元公式。如果对财务报表的函数不太了解，直接定义单元公式有困难，可以利用函数向导引导输入公式。

【例8-9】使用【函数向导】输入【货币资金表】中相关项目的期初数和期末数单元公式。

（1）在【格式】状态下，单击C4单元格。

（2）单击【数据】|【编辑公式】|【单元公式】，打开【定义公式】对话框，如图8-22所示。

（3）单击【函数向导】，打开【函数向导】对话框，选择函数分类为【用友账务函数】和函数名【期初（QC）】，如图8-23所示。

（4）单击【下一步】，打开【用友财务函数—业务函数】对话框，如图8-24所示。

（5）单击【参照】，选择相关的【账套】、【科目】、【期间】等相关信息，如图8-25所示。

（6）单击【确定】按钮，返回【用友财务函数—业务函数】对话框，如图8-26所示。

（7）单击【确定】按钮，返回【定义公式】对话框，如图8-27所示。

（8）单击【确认】。以同样方法设置其他单元格公式，直至全部公式设置完毕，如图8-28所示。

提示：C7和D7单元格公式可以设置也可以不用设置。

四、保存报表

报表的格式设置完成之后，为了确保今后能够随时调出使用并生成报表数据，应将会计报表的格式保存起来。

【例8-10】将报表文件保存为“货币资金表”。

（1）在格式状态下，选择【文件】菜单中的【另存为】。

（2）在【另存为】窗口选择保存的路径，文件名为“货币资金表”，如图8-29所示。

五、报表数据处理

报表数据处理主要包括生成报表数据、审核报表数据和舍位平衡操作等工作，数据处理工作必须在数据状态下进行。处理时，计算机会根据已定义的单元公式、审核公式和舍位平衡公式自动进行取数、审核及舍位等操作。

1.整表重算

当完成报表的格式设计并完成账套初始和关键字的输入之后，便可以计算指定账套，并指定报表时间的报表数据，整表重算是将表中的数据重新由头到尾计算一次。

【例8-11】整表重算“货币资金表”。

在数据状态下，单击菜单【数据】|【整表重算】，显示最新的报表计算结果，如图8-30所示。

提示：C7和D7单元格数据用【向下求和】（即）求出。

2.表页重算

表页重算只是重新计算报表的当前页的数据，其他页的数据不参与计算，为了保证数据的正确性，最好选择整表重算，但当报表数据比较多时，整表重算用的时间比较久。