大学常见学生事务处理
(一)请假手续办理
学生应自觉遵守学习纪律,按时参加培养计划规定的教学活动。因故不能参加者,必须事先请假。
学生请假时间在1天(含)以内的,由本人填写请假条,经所在班辅导员同意、签字并加盖公章后方可生效。学生请假时间在3天以上一周以内者(包括一周),由辅导员(班主任)所在二级学院党总支书记签注意见,党委学工部审批、登记,所在二级学院备案。请假一周以上者,须向分管校领导审批后到党委学工部登记,所在二级学院备案。
在开学注册、考试(含补考)期间,一般不准请假,如确需请假,无论假期长短,均须分管校领导批准(请病假者必须提供有本校医生签注意见的诊断建议书)。学生在外实习期间,确有特殊情况必须请假者,必须先经实习负责教师批准,再按照以上请假程序履行请假手续。
(二)学生证办理
按国家招生规定录取,学校在3个月内对大学新生的入学资格进行复查,合格者予以注册学籍并办理学生证。
学生证于每学期开学时,按学校规定至教务处学籍科办理注册手续。不能如期注册者,应当履行暂缓注册手续。未按学校规定缴纳学费或者其他不符合注册条件的不予注册。家庭经济困难的学生可以申请贷款或者其他形式资助,办理有关手续后方可注册。
学生证遗失需要补办的学生,本人应提出书面申请,写明情况原因,经所在学院辅导员(班主任)、学院审批报党委学工部批准后方可补发。对于遗失学生证,党委学工部应统一挂失。对于挂失期间找回遗失学生证的,应立即到党委学工部办理撤销挂失手续。已补办新学生证的,应将原证交到党委学工部。对于损坏的学生证,补办时需要交回原件。
对于降级、转学院、转专业学生办理学籍变动,需重新办理学生证,并将原证交回原二级学院。
学生不能同时拥有两个及以上学生证。违反本办法规定者,将视情节轻重给予批评教育,直至纪律处分,由此造成的一切后果,由本人承担。
(三)学籍信息异动办理
新生入学后,学校从高考录取库中提取学生基本信息,建立学籍库。基本信息包括考试号、姓名、性别、民族、学院、专业、身份证号码等。学生在核对信息时,如与实际情况不一致需要提出修改申请的,或者进校后,由于各种原因申请信息变更的,依据具体情况按规定程序和要求办理。需递交材料：
身份证复印件一份、户籍卡复印件一份。
因户籍部门工作导致学籍信息出错或变更的学生,须提交所在地方公安户籍部门出具的证明原件和复印件一份,且证明上需要注明经办人和联系方式以备查验。
因高考录取信息错误导致学籍信息出错的学生,须提交其所在高中的证明材料,证明材料包括经由生源所在县级、市级、省级招办及省教育考试院审核并盖章确认的原件和复印件一份。转专业、退学等学籍异动反映学生学籍的动态变化,需要及时准确的更新。
1.转专业
学生应在被录取的专业完成学习,无特殊原因不得调换专业。学生申请转专业,须符合下列条件之一：
(1)学生入学后发现有某种疾病或生理缺陷(不含隐瞒既往病史入学者),经学校指定医院诊断确认,确属不宜在原专业学习,但尚能在拟转入专业学习者；
(2)学生留级后下一年级无相同专业等不转专业则无法继续学习者；
(3)根据就业形势和社会人才需求情况,可申请从招生规模大而就业形势相对差的专业,转到招生规模小而就业形势相对较好的专业；
(4)学生确有专长,转入新专业更有利于学习,可申请转到相应专业；
(5)拟转入专业实际报到人数未达到招生计划数；
有下列情况之一者,不予转专业：
新生入校不满一学期的；专科二批次录取专业申请转入专科一批次专业；单招时确定为定向、委托培养的；招生时对专业或学生有特殊要求的；单招学生、三校生申请转入统一招生专业的；达到退学条件、无学籍、正在休学、保留学籍的学生；拟转入只招理科专业的文科考生以及拟转入只招文科专业的理科学生；艺体类专业与非艺体类专业不能互转；高考总分低于拟转入专业当年招生录取最低分数的学生；三年学制专业拟转入二年学制专业的学生；拟转入已完成计划招生数专业的学生；入学以来受到学校各级纪律处分的；无正当转专业理由的学生。
其他转专业约束条件：
若拟转入的学生人数大于该专业招生计划缺额数时,按第一学年第一学期成绩择优办理,直至该专业招生完成时止；学生在校期间只允许转一次专业；转专业需延长学习年限者需附本人申请,并经接受二级学院主管学籍领导预审,学校(教务处)审批；学生转专业前所修的课程成绩如实记载在学习成绩档案中,因转专业而缺修的新转入专业必修课程,应当补修,补修课程时应当交清相应的学分学费,并由转入二级学院负责安排补修事宜。
转专业办理程序：
(1)提交申请。拟在校内转专业的学生,应于第一至第四学期,在每学期的最后两周,通过学校教务处网站下载《重庆电子工程职业学院学籍异动申请表》(一式三份),填写该“申请表”一式三份,向拟转入专业所属二级学院提交转专业申请。
(2)学校审批。经转入和转出二级学院分别审批后,由接收转入二级学院在期末放假前集中统一报学校(教务处)。
(3)变动学籍。教务处在下学期开学第一周公示拟统一转专业学生名单,公示结束后报市教委审批并通过学生可正式变动学籍。
2.转学
学生应在录取学校完成学业,如有以下特殊情况,本校学生可以申请转学到其他学校学习,其他学校学生也可申请转入本校学习。
(1)有相关成果证明学生确有专长,到拟转入学校更能发挥其专长的；
(2)学生入学后发现某种疾病或生理缺陷,经学校指定的医疗单位检查证明,不能再原校学习,但尚能在其他高等学校学习的；
(3)经学校审查认定,确有特殊困难,不转学则无法在原校继续学习的；
有以下情形之一的学生,不得转学：
新生未在原录取学校报到入学注册,或者入学未满一学期的；进入毕业年级的；课程学分已经修满教学计划规定总学分2/3及以上的；单招学生和三校生；转出、转入学校不是同录取批次的。即从专科二批次录取的其他学校学生不能申请转入我校；我校专科一批次录取学生也不能申请转入专科提前批次录取院校。受到开除学籍处分及应予退学的；招生时确定为定向,委托培养及对专业或学生有特殊要求的；达到退学条件、无学籍、正在休学、保留学籍的学生；其他无正当理由的。
转学办理程序：
(1)从本校转出。第一学期或第二学期期末,在教务处网站下载《重庆电子工程职业学院学籍异动申请表》,填写申请,经学生所在二级学院初审,学生于放假前直接报教务处；经教务处分管学籍处长及学校分管学籍副校长审批,符合条件、无学费拖欠、同意转出的学生到教务处网站下载并填写《重庆市普通高校学生转学申请(确认)表》,按表中要求办理相应程序后,学校转出该生学籍。
(2)转入本校。教务处相关责任人要在转入申请确认表上审核是否符合转入本校条件。符合条件并递交经市教委审批通过的转入学生审批确认表的学生需下载填写本校《学籍异动申请表》,到计划财务处按规定补缴学费,且二级学院复核同意后,回教务处编班入学。
申请转学、转专业的学生在获得批准前须参加原录取学校、原录取专业的学习。
各省市考试院或大中专招生委员会上传教育部学生信息中心的新生录取信息,是教务处进行新生电子注册的标准数据。新生报到注册后,教务处、二级学院要做好“高级学历证书取得政策”告之工作,要求新生及时到“中国高等教育学生信息网(学信网)”查对个人信息,发现信息不符的,学生本人要求及时到学校教务处登记查询。
教务处承担资格审查、手续办理等主要管理职责。