规范房地产项目档案的整理与移交，促进项目档案标准化，是档案规范性文件制订的基本要求
项目档案规范性文件必须要让档案整理有章可循，明确档案整理的标准化，反映案卷形式、各类表式的标准化及标准化填写要求。房地产项目档案的整理与案卷目录、案卷封面、卷内目录、备考表等要符合国家规范《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822—2008）。
4.1 项目档案组卷
项目档案的整理在分类与档号确定以后，主要是文件材料的组卷、卷内排列与档案编目、装订等。组卷要遵循项目文件形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，按问题的重要程度或事件的发展先后顺序排列。而卷内文件材料的排列，遵循“文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；批文在前，请示（或报告）在后”等规则，注意归档文件不重份。
项目文件采用卷或件2种方式整理：按卷整理，一般装订成册，加盖连续页码；按件整理的，一般不装订，应在卷内每份文件首页右上角空白处加盖、填写档号章，档号章内容有：档号、序号（如图4）。页码既可以以件为单位单独盖，也可以整卷连续盖，若本身已存在页码的不需加盖。
图4 档号章样子
4.2 各类表式填写
项目档案的表式主要有案卷目录、案卷封面、卷内目录、卷内备考表等，各类表式在填写时重点注意以下几项：(https://www.daowen.com)
案卷题名：由立卷人拟写，立项的项目名称全称或简称＋文件内容简明概括，原则上控制在100字以内；
立卷单位：即为组卷单位；文件材料题名：每份文件标题的全称；
文件编号：为文件文号、图纸图号或合同编号等；
责任者：即文件形成单位；
日期：即文件形成日期，格式为连续8位阿拉伯数字（如果年或年月为连续4位或6位），如20050210；
卷内备考表：排列在卷内文件之后，标明卷内文件的总件数、总页数，卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁的内容。
4.3 项目档案移交
项目档案整理完毕在移交签证时，移交双方要有档案、工程、财务等相关人员参加，并在“项目档案移交签证表”上签字确认，接收方出具相关的“项目档案移交签证意见书”，对相关档案的接收情况与存在的问题加以说明，并签字确认。另外，在项目档案移交时，要同时移交档案案卷目录、卷内目录与档案编制说明等。