我司协商机制探索与实践

我司从事档案服务10多年，作为承包方，为做到档案服务外包项目的完美交付，我司对协商机制做了一系列探索与实践，建立了一套完备的协商机制，以确保档案服务标准统一、沟通渠道畅通，主要的做法如下：

在项目启动阶段，开好项目启动会。公司内部项目启动会上，与市场人员、生产解决方案部一起，获得前期市场拓展过程中了解到的项目情况、项目注意事项等等，明确发包方、承建方、监理方的项目组成员，明确沟通机制、沟通事项的确认方式，明确档案状况、场地状况、软件状况。同时借助不同类型的案卷，进行样品试制，通过面对面交谈、电话交谈、微信交谈等进行多方的样品确认。

在项目实施阶段，多渠道开展反馈和沟通。项目组内部每天开一次早会，对前一天的工作做总结，对当天的工作做计划。每周一次开多方项目会议，推进解决外包服务项目实施过程中存在的问题。召开月度分析会、季度述职会，对计划与进度的差异做复盘分析，做优秀的实施经验分享等等。定期通过微信、邮件等向公司、发包方反馈项目进度情况。针对有较大风险的问题，如无档案可加工、验收滞后等问题，发函给发包方进行书面协商，以期获得更好的支持。项目经理对质检过的成品进行检查，交付管理团队对项目组的成品进行检查，解决方案部对交付管理团队的成品进行检查，形成巡检记录，发起整改要求，跟进整改的进度。(https://www.daowen.com)

在项目收尾阶段，召开项目收尾会议、项目总结会议，总结项目实施中的成功和尚需改进之处，内容包括但不限于项目进度、项目实体与成果交付情况、数据挂接情况、验收文档制作要求、项目终验流程等等。

最后，开好项目终验会议。由发包方组织专家，一同参与项目终验会议，汇报项目实施过程，提供终验文档，完成终验。