协商机制的建立方式

通过明确协商参与人员、协商的时间频度、协商的内容等等，建立合适的协商机制。具体建立方式有以下几种：

3.1　会议建立

发包方、承包方、监理方、软件方的多方协商机制确立，通常由发包方发起，因为发包方是承包方与监理方、软件方沟通的纽带，与各方都具有合同关系，由其牵头组织多方会议，较为有效。多方协商，多见于项目建设初期的磨合阶段，项目冲刺的赶工阶段。其他阶段的多方协商，通常由发现问题的一方提出，请发包方协调，其他方参与，推进问题的解决。各方内部的协商机制也可以通过会议确立，如承包方的生产流程优化、验收标准变化等必须确立会议协商机制，进行会议宣贯等等。

3.2　交谈建立

各方之间或各方内部通过面对面交谈、电话交谈、微信交谈等形式，确定协商机制。面对面的交谈协商适用于小范围的意见碰撞，有助于看实体、看电子成果，有助于标准的充分探讨，有助于认知达成一致，加深对正确开展该项外包业务的理解。电话交谈、微信交谈等形式适用于结果的反馈等等。(https://www.daowen.com)

3.3　书面建立

书面协商具有合同效力，各方在签字前会更严谨，更重视该外包业务。实施方案、验收标准、工期变更、工作内容变更、档案交接记录、检验验收、进度汇报等采用书面的协商机制，有助于档案服务外包业务的正确开展。

3.4　监督检查建立

档案服务外包工作较为琐碎，建立监督检查的协商机制，有助于保障服务外包业务的交付质量。监督检查，包含发包方监督检查、承包方监督检查、监理方监督检查等等。发起监督检查，形成检查报告，发出整改要求，跟进整改结果，有助于保障档案服务外包业务的健康、良性的开展。