协商机制的维护与改进

在档案服务外包项目中，参与各方往往站在自我立场上看待问题，缺少协调与合作的氛围，将产生大量的管理界面问题。参与各方要紧扣档案服务外包项目总建设目标，共同建立持续改进的机制。

4.1　持续改进

遵照PDCA循环，各项工作按照这样的顺序进行：做出计划、计划实施、检查实施效果，然后将成功的纳入协商机制，不成功的留待下一循环去解决。以每周一次的周例会为例，机制有效的，继续使用；如协商机制制约了效能，则需做优化。已提前完成阶段性目标，需要协商的内容变少，紧迫性变弱，每周一次的周例会可以调整为两周一次，甚至每月一次；阶段性目标完成滞后，问题暴露较为集中，每周一次的协商机制不足以满足协商需要，可以调整为每周两次。(https://www.daowen.com)

4.2　发挥参与各方的主观能动性

每个参与方的视角不同，对外包业务的认知不同，应发挥参与各方的主观能动性，发现问题时积极发起协商，原协商机制存在问题的，积极提出修改建议。