公司档案管理现状

HF集团为HZ市国资系统下属二级控股单位，下设10个职能部室，下辖6家全资公司、7家控股公司，实行集团化管控与项目管控相结合的矩阵式管控模式。

从档案管理组织架构看，形成“集团办公室统一管理，各部室、项目公司落实协调”的垂直组织架构。集团办公室作为档案工作的主管部门，全面负责实体档案的整理、归档、保存、借阅服务等工作，并对各分公司的档案业务工作开展监督、指导及检查。各部室、项目公司专门落实内勤人员做好原始资料的传阅、收集、整理、移交等工作。目前，集团上下均未独立设置档案部门，相关业务工作被纳入行政管理部门的管理职责，这样便于将档案工作与信息化档案管理建设的职能归口到一处。截至2020年底，集团共有专职档案人员1名、兼职档案人员7名，共计8名。从职称结构来看，具备中级以上专业技术职称的有2名，占25%；本科及以上学历的有8名，占100%；从事档案工作5年以上的有2名，占25%。总体来看，学历、专业和职称构成不合理，专业化程度不够高。(https://www.daowen.com)

目前，HF集团存档的材料种类繁多，包括文书档案、工程建设档案、会计档案、特种载体档案等4大类，涵盖反映集团生产、经营、文化、活动中形成的具有查考、利用价值的文案记录。日常收发的上级部门的通知、制度、意见、办法等文件，均通过OA办公系统统一平台进行接收、记录和发布，有效提高了行政管理效能和运作流转效率，减少重复工作的可能性。